Biała lista – o co chodzi z tymi sankcjami?

Od 1 września 2019 r. obowiązuje nowy rejestr VAT (tzw. biała lista), który dostępny jest TUTAJ.

Rejestr ten oprócz wskazania czy dany podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, wyświetla również wiele danych o danym przedsiębiorcy. Są to m.in.:

• nazwa albo imię i nazwisko;
• numer PESEL, REGON albo KRS (jeżeli, któryś z
  tych posiada);
• adres siedziby albo miejsca prowadzenia
  działalności gospodarczej;
• dane o wspólnikach, osobach reprezentujących albo
  prokurentach;
• dane o odmowie rejestracji podatnika, jego
  wykreśleniu albo przywróceniu rejestracji do VAT;
• numery rachunków rozliczeniowych (tj. rachunków
  firmowych).

Istotnym problemem związanym z białą listą jest wprowadzenie przepisów, które wymagają, aby przy płatnościach, których dotyczy obowiązek zapłaty za pomocą rachunku bankowego, wpłaty były realizowane wyłącznie na rachunek ujawniony w rejestrze VAT. Jednocześnie przewidziano bardzo surowe sankcje za nieprzestrzeganie ww. wymogu. Przy czym uwaga – te negatywne konsekwencje dotyczyły będą wyłącznie płatności realizowanych od 1 stycznia 2020 r.

Jakie negatywne konsekwencje przewidział ustawodawca?

Brak płatności na rachunek z wykazu VAT może prowadzić do:

• odpowiedzialności solidarnej nabywcy za VAT
  niezapłacony przez dostawcę – chodzi o VAT przypadający na daną transakcję
  (art. 117ba § Ordynacji podatkowej),
• wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania
  przychodów (art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
  oraz art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Czy negatywne konsekwencje dotyczą płatności za jakąkolwiek transakcję?

Obowiązek dokonywania płatności na rachunek z wykazu VAT dotyczy jedynie transakcji objętych obowiązkiem zapłaty za pomocą rachunku bankowego. Tego rodzaju obowiązek wprowadza art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Wymaga on regulowania należności za pomocą przelewu jeżeli:

• stronami transakcji są przedsiębiorcy;
• wartość transakcji przekracza kwotę 15 tys. zł.

Jeżeli zatem regulujemy należność za transakcję, której kwota nie przekracza 15 tys. zł, to brak płatności przelewem nie będzie się dla nas wiązał z jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami.

Należy pamiętać, że mówimy tutaj o kwocie transakcji – patrzymy więc na całą wartość zamówienia (zaliczki + pozostałe wpłaty). Jeżeli więc zaliczka za transakcję wynosi 7,5 tys. zł, a pozostała regulowana należność 10 tys. zł (łącznie 17,5 tys. zł), to wartość transakcji przekracza 15 tys. zł i wszystkie te należności powinny zostać uregulowane za pomocą przelewu. Dodatkowo od 1 stycznia 2020 r. powinny one zostać zapłacone na rachunek z wykazu, inaczej narazimy się na wyżej opisane sankcje.

UWAGA! w przypadku białej listy jest mowa o wartości transakcji przekraczającej 15 tys. zł. W przypadku obowiązkowego Split payment, który wchodzi w życie od 1 listopada 2019 r. jest mowa o wartości faktury, która przekracza 15 tys. zł. Więcej o obligatoryjnym Split payment przeczytasz w darmowym e-booku dostępnym TUTAJ.

Czy jest sposób, aby uniknąć wyłączenia z kosztów jeżeli zapłaciliśmy na rachunek inny niż w wykazie VAT?

Wyłączenia z kosztów unikniemy jeżeli w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu złożymy zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury (art. 22p ust. 4 ustawy o PDOF oraz art. 15d ust. 4 ustawy o PDOP).

Na czym polega odpowiedzialność solidarna?

W przypadku zapłaty na rachunek inny niż w wykazie VAT możemy również jako nabywca zostać pociągnięci do odpowiedzialności solidarnej. Na tej podstawie organ podatkowy może zobowiązać nas do uregulowania VAT, którego nie rozliczył sprzedawca. Taka odpowiedzialność powstanie jeżeli u dostawcy powstanie zaległość podatkowa – możemy wówczas zostać zobowiązani do zapłaty VAT w części proporcjonalnie przypadającej na daną transakcję.

Czy istnieje sposób na uniknięcie odpowiedzialności solidarnej jeżeli zapłaciliśmy na rachunek inny niż w wykazie VAT?

W odniesieniu do solidarnej odpowiedzialności istnieją dwa sposoby na uwolnienie się od jej wystąpienia:

• jeżeli w terminie trzech dni od dnia zlecenia
  przelewu złożymy zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla
  wystawcy faktury (art. 117ba §3 Ordynacji podatkowej);
• jeżeli podatnik zapłacił przy zastosowaniu
  mechanizmu Split payment (art. 117bb Ordynacji podatkowej).

UWAGA! płatność Split payment uwalnia jedynie od odpowiedzialności solidarnej, nie uwalnia natomiast od wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów – tutaj konieczne jest złożenie zawiadomienia.

Jak przygotować się do nowych regulacji?

Nowe regulacje będą wymagały od nas weryfikacji rachunku bankowego naszego dostawcy/usługodawcy. Sprawdzenia takiego będziemy musieli dokonać przed każdą płatnością. Warto więc sprawdzać czy nie pojawią się rozwiązania informatyczne, które pozwoliłyby na automatyzację całego procesu.

Dodatkowo rekomendowane jest zgłoszenie naszych wszystkich rachunków firmowych – jeżeli jeszcze tego nie dokonaliśmy. W ten sposób unikniemy ewentualnych problemów z otrzymywaniem płatności od naszych klientów.

Jak zgłosić rachunek do białej listy?

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą to odpowiedniego zgłoszenia dokonujesz wnioskując o zmianę wpisu w CEiDG, na formularzu CEIDG-1. Wtedy w pozycji 27 tego formularza wskazujesz dane identyfikacyjne rachunków bankowych. Koniecznie zaznacz w polu 27.1, że jest to rachunek związany z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Wniosek taki możesz złożyć osobiście w urzędzie gminy, listownie albo online – jeżeli posiadasz profil zaufany (ePUAP) albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

W przypadku spółek zarejestrowanych w KRS właściwy jest druk NIP-8. Rachunki bankowe ujawniamy w części C zgłoszenia. Formularz ten składamy do właściwego dla spółki naczelnika urzędu skarbowego. Możemy go złożyć osobiście, listownie albo online – jeżeli osoby reprezentujące spółkę posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny.