Co dalej z KSeF?

Chcesz dowiedzieć się co dalej z KSeF?

W artykule przedstawiam aktualności dotyczące wprowadzania e-faktur w Polsce.

5.11.2024 r. – projekt zmian

Dnia 5 listopada 2024 r. MF opublikowało projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Zaproponowane zmiany opisałem w artykule Obowiązkowy KSeF – co wynika z nowego projektu?

18.07.2024 r. – kolejne spotkanie prekonsultacyjne

18 lipca 2024 r. w siedzibie MF odbyło się kolejne spotkanie konsultacyjne dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur.

Co wynika z tego spotkania?

• Planowane jest wprowadzenie powszechnego trybu offline z obowiązkiem dosłania faktur do KSeF następnego dnia roboczego. Będzie to rozwiązanie tymczasowe i fakultatywne.
• MF zrezygnowało z sankcji w podatkach dochodowych za niepodanie NIP na fakturze przez nabywcę (tzw. samoidentyfikacja nabywcy).
• Wprowadzenie możliwości wystawiania faktur poza KSeF. Będą mogli z niego skorzystać podatnicy, którzy wystawiają faktury na kwoty nie wyższe niż 450 zł, których łączna wartość nie przekracza w miesiącu – 10 tys. zł. Takie faktury trzeba będzie oznaczać w JPK specjalnymi kodami.
• Planowane jest wydanie nowej wersji schemy (3.0). Modyfikacje mają dotyczyć m.in. terminu płatności oraz identyfikacji JST.
• Wprowadzona zostanie możliwość dodania do faktur załączników – w ustrukturyzowanym formacie.
• Projekt ustawy oraz nowa schema mają zostać przedstawione we wrześniu 2024 r.

Więcej informacji o spotkaniu na tej stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/kolejne-spotkanie-konsultacyjne-ksef

5.06.2024 r. – Prezydent podpisał ustawę zmieniającą termin wejścia w życie KSeF

Zakończyły się prace legislacyjne nad ustawą przesuwającą termin wejścia w życie KSeF na 2026 r.

Odpowiednie uregulowania uwzględnia ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

29.04.2024 r. – projekt przepisów przesuwających termin wejścia w życie KSeF

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Na jej mocy na 1 lutego 2026 r. przesunięty ma być termin wejścia w życie obowiązku stosowania e-faktur.

26.04.2024 r. – nowa data wejścia w życie

Dnia 26 kwietnia 2024 r. odbyła się konferencja prasowa w MF.

Podano nową datę wejścia w życie KSeF:

• 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców mających obroty ponad 200 mln zł;
• 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podatników.

Z wyjaśnień wynika, że audyt wykazał liczne nieprawidłowości. Źle zaprojektowano architekturę systemową i musi zostać stworzona od nowa. Rodziło to ryzyko przede wszystkim w zakresie wydajności i mogło mieć wpływ na awaryjność systemu.

Na KSeF wydano 110 mln zł. Około 30 mln zł to straty, których już nie odzyskamy.

Tutaj link do nagrania konferencji

3.04.2024 r. – konsultacje projektu zmian

MF przedstawiło do konsultacji:

• projekt rozwiązań prawnych obejmujący zmiany w zakresie obowiązkowego e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) oraz
• projekt specyfikacji oprogramowania interfejsowego zawierającej nowe funkcjonalności w zakresie obowiązkowego KSeF.

Uwagi można zgłaszać do 19 kwietnia 2024 r.

21.03.2024 r. – zmiany planowane w przepisach o KSeF

Dnia 21 marca 2024 r. odbyło się spotkanie podsumowujące konsultacje z KSeF.

Przedstawiono na nim planowane zmiany dotyczące systemu.

Z założeniami można zapoznać się na tej stronie.

Poniżej przedstawiam planowane zmiany.

Jedna data wejścia w życie obowiązku stosowania e-faktur

Dotychczas planowano, aby podatnicy zwolnieni byli zobowiązani stosować e-faktury po półrocznym okresie przejściowym.

Zgodnie z nowymi założeniami, obowiązek ten ma wejść w życie w jednym terminie, zarówno dla czynnych podatników VAT jak i zwolnionych.

Planowane odroczenia

Nie jest jednak tak, że wszystkie transakcje od razu będą objęte obowiązkiem fakturowania w KSeF.

Zakłada się bowiem odroczenie tego obowiązku dla faktur:

• wystawianych przy użyciu kas fiskalnych;
• uproszczonych, którymi są paragony z NIP nabywcy.

Dodatkowo w początkowym okresie, możliwość wystawiania faktur papierowych ma być utrzymana w odniesieniu do faktur nieprzekraczających kwoty 450 zł. Ale dotyczyć to ma wyłącznie podatników, u których łączna wartość takich faktur nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie.

Możliwość wystawiania faktur w trybie offline dla wszystkich

Podatnicy mają mieć możliwość wystawiania faktur poza KSeF (w tzw. trybie offline), pod warunkiem że najpóźniej następnego dnia prześlą ją do KSeF.

Z możliwości tej będzie można korzystać niezależnie od tego czy u podatnika zaistniała awaria.

Odroczenie oznaczania płatności

Zadeklarowano, że odroczony ma być obowiązek oznaczania numerów KSeF przy dokonywaniu płatności (w tym również w ramach MPP).

Faktury konsumenckie

Będzie można wystawiać w KSeF faktury konsumenckie.

Ma to być rozwiązanie fakultatywne.

Konsument będzie mógł uzyskać dostęp do takiej faktury za pomocą kodu QR.

Faktury za media

Ma być wprowadzona możliwość dodania załącznika do faktury w KSeF. Przy czym ma to być załącznik o ustrukturyzowanym formacie.

Dodatkowe obowiązki

Niestety konsultacje skutkują też dodatkowymi obowiązkami.

Wymóg oznaczania faktur w JPK

Planowane jest m.in. dodanie wymogu oznaczania w JPK faktur wystawionych poza KSeF.

Identyfikacja podatników zwolnionych

Podatnicy zwolnieni mają być zobligowani do podawania NIP jeżeli będą realizowali zakup na potrzeby działalności gospodarczej.

Dodatkowo dla potrzeb rozliczania podatku dochodowego, ma być dodany wymóg posiadania faktury w KSeF.

15.03.2024 r.

1. Przesunięto termin wejścia w życie przepisów o KSeF. Na pewno nie wejdą w życie w 2024 r. (źródło).
   • Na razie brak zmian legislacyjnych potwierdzających przesunięcie!
2. Podanie nowej daty wejścia w życie KSeF planowane jest na przełomie kwietnia i maja 2024 r. (źródło).
3. W lutym i marcu odbyły się spotkania konsultacyjne dotyczące KSeF w następujących tematach:
   • Bezpieczeństwo i wydajność;
   • Faktury konsumenckie/status nabywcy;
   • Identyfikator KSeF w płatnościach;
   • Spotkanie z:
     • branżą faktoringu,
     • branżą dostawców mediów;
     • branżą paliwową;
     • JST;
   • Wdrożenie KSeF w etapach;
   • Wyjaśnienia, interpretacje, szkolenia;
4. MF opublikowało nowe odpowiedzi na pytania podatników.

Podsumowanie spotkań konsultacyjnych

Bezpieczeństwo i wydajność

Spotkanie odbyło się 16 lutego 2024 r.

Poniżej spis wniosków.

1️⃣ Certyfikaty zamiast tokenów

• w połowie roku ma być włączona możliwość pobierania certyfikatów, które zastąpią dotychczasowe tokeny.
• na spotkaniu niestety nie wyjaśniono klarownie jak to rozwiązanie ma działać.

2️⃣ Wydajność systemu

• wciąż jest weryfikowana maksymalna możliwa przepustowość.
• MF z danych pochodzących z JPK wie w jakich konkretnie dniach podatnicy wystawiają najwięcej faktur. Nie wie jednak w jakich godzinach dnia takie największe ilości są wystawiane. Tutaj pojawiła się prośba do podatników o przekazywanie o tym informacji. ????
• nie wiadomo co w razie spowolnienia systemu – jeżeli czekamy kilka godzin na UPO i nie mam info o awarii. Nie zadeklarowano czy będzie informacja kiedy można ponawiać wysyłkę.
• jeżeli ktoś jest zainteresowany testowaniem dużej ilości faktur, to jest możliwość uzgodnienia współpracy z MF przy wykonaniu takich testów.

3️⃣ Wizualizacje

• póki co nie jest planowane udostępnienie wzoru wizualizacji, która jest wykorzystywana przez aplikację podatnika.

4️⃣ Informowanie o błędach w fakturze

• póki co nie jest planowane wdrożenie funkcjonalności wskazywania przez KSeF, w którym polu jest błąd (który spowodował odrzucenie faktury).

5️⃣ Tryb awaryjny/niedostępności KSeF

• specyfikacja trybu awaryjnego ma być opublikowana wraz ze wszystkimi aktami prawnymi i całą dokumentacją techniczną;
• wciąż nie wiadomo czy w trakcie trwania awarii będzie można wysyłać pomiędzy podatnikami sam plik XML (bez wizualizacji z kodem QR) – wskazano, że kwestia ta już była często podnoszona w przesyłanych pytaniach i będzie analizowana;
• ma być oddzielna usługa – interfejs informujący o awarii/niedostępności KSeF. Rozwiązanie to ma podawać czy w momencie zapytania system działa/nie działa. Nie będzie zwracał informacji kiedy ustanie awaria.
• prace serwisowe skutkujące niedostępnością KSeF mają być komunikowane z 7-dniowym wyprzedzeniem.

6️⃣ Zmiany w KSeF

• MF przyznało, że jakość dotychczasowych komunikatów o dokonanych zmianach technicznych nie była najlepsza;
• rozważane jest powołanie grupy roboczej dotyczącej zmian w działaniu systemu;
• był apel żeby MF podało jakiś harmonogram prac – jest deklaracja, że w drugiej połowie marca będzie opublikowany szczegółowy harmonogram
• był postulat o utworzenie platformy do komunikacji na niższym poziomie – aby można było prowadzić z MF rozmowy bardziej techniczne i szczegółowe.

7️⃣ Faktury zakupowe pracowników (np. na stacjach paliw)

• mamy wyjaśnienie jak dotychczas – że takie wyodrębnienie faktur może nastąpić poprzez wskazanie pracownika w części Podmiot3 (np. przez użycie identyfikatora wewnętrznego). Jest jednak rozważana dalsza dyskusja w tym temacie.

8️⃣ Faktury scamowe

• Potwierdzono, że będzie wprowadzone rozwiązanie, które pozwoli na oznaczenie w KSeF faktury zakupowej jako tzw. scamowej (wystawionej np. w celu wyłudzenia płatności). Wówczas faktura ta nie jest usuwana z KSeF, lecz zostanie ukryta.

Faktury konsumenckie/status nabywcy

Drugie spotkanie również odbyło się 16 lutego 2024 r.

Niewiele jednak z niego wynikło.

Mało wypowiadali się przedstawiciele MF. Wyszła chaotyczna dyskusja pomiędzy uczestnikami z masą przeróżnych postulatów i propozycji. ????

A co wynika z wypowiedzi przedstawicieli MF❓
1️⃣ Rozważa się umożliwienie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF.
2️⃣ Dodatkowo jest pomysł na uzależnienie obowiązku wystawiania faktur w KSeF od tego czy nabywca poda NIP.

Są to jednak pomysły, które wymagają zmian w przepisach (nie wyobrażam sobie załatwiania tego w objaśnieniach podatkowych). Ale żadnych konkretnych deklaracji nie było.

Identyfikator KSeF w płatnościach

Trzecie spotkanie odbyło się 21 lutego 2024 r.

Co wynika z wypowiedzi przedstawicieli MF z dzisiejszego spotkania dotyczącego KSeF (Temat: Identyfikator KSeF w płatnościach)❓
 
1️⃣ Oznaczanie płatności numerem KSeF lub zbiorczym identyfikatorem płatności:

• stosowanie oznaczenia nie jest zaleceniem, lecz ustawowym obowiązkiem;
• nie jest planowane wprowadzanie kar za niestosowanie numerów KSeF/identyfikatorów;
• mają być wyjaśnienia dotyczące stosowania przepisów o oznaczaniu płatności – wyjaśnienia nie tylko techniczne, ale również prawne. Będzie również zaadresowany problem płatności dla podmiotów zagranicznych;
• podmioty trzecie dokonujące zapłaty równie muszą je oznaczać – ale rozważane są wyłączenia (analogiczne jak przy MPP);
• kwestia konieczności kopiowania nr KSeF do przelewu to w sumie problem po stronie podatników –  lepiej to zautomatyzować;
• nie jest w planach aby w części zakupowej JPK numer KSeF był obligatoryjny;
• ten obowiązek dotyczy zwykłych przelewów. Nie dotyczy natomiast poleceń zapłaty, płatności BLIK, przelewów natychmiastowych – mają być opublikowane dodatkowe wyjaśnienia w tym zakresie.

2️⃣ Dokumentacja i dostępność usługi:

• dokumentacja dotycząca generowania zbiorczych identyfikatorów zostanie opublikowana wraz z całą pozostałą dokumentacją

3️⃣ Zbiorczy identyfikator płatności:

• potwierdzono, że stosowany ma być identyfikator zbiorczy 35 znakowy;
• struktura identyfikatora zbiorczego będzie podobna do numeru KSeF, ale będzie możliwość odróżnienia tych numerów;
• identyfikator będzie możliwy do wygenerowania po zalogowaniu do KSeF;
• zostanie przeanalizowane czy algorytm obliczający zbiorczy identyfikator płatności może być upubliczniony i czy do API związanego z jego generowaniem możliwe jest dodanie nowych funkcjonalności (np. powiązania z kwotą płatności);
• dzięki zbiorczemu identyfikatorowi będzie można zdekodować numery KSeF, których on dotyczy;
• w tej chwili nie można w aplikacji podatnika wygenerować zbiorczego identyfikatora, ale w najbliższym czasie ma być taka funkcjonalność udostępniona;
• MF zdaje sobie sprawę, że te identyfikatory mogą być błędogenne (z uwagi na ilość podawanych znaków);
• dopuszczalne jest płacenie częściowe dla kilku faktur oznaczonych jednym identyfikatorem zbiorczym;
• mogą być generowane dwa identyfikatory, w których znajdzie się dwa razy ten sam numer KSeF (np. płatności częściowe);
• nie jest planowana funkcjonalność dodawania opisów do płatności realizowanych z zastosowaniem identyfikatorów płatności.

Branża faktoringu

Spotkanie również odbyło się 21 lutego 2024 r. To pierwsze spotkanie skończone przed czasem.

Wskazania przedstawicieli MF:

• Komplet specyfikacji dotyczący kodów QR oraz identyfikatorów płatności ma być dostępny 18 marca 2024 r. Ma też powstać wersja angielska, ale zostanie udostępniona dopiero po tym jak już zakończą się zmiany legislacyjne.
• Nie jest planowane aby instytucje zewnętrzne miały dostęp do faktur w KSeF. O dostępie decyduje wyłącznie wystawca wskazując podmiot w fakturze (np. w sekcji Podmiot3) lub nadając uprawnienia.
• Jeżeli na korekcie nie zostaną wskazane dane podmiotu w sekcji Podmiot3, to ten podmiot nie zobaczy tej korekty (będzie widział wyłącznie pierwotną korygowaną fakturę, bez informacji, że była korekta).
• MF nie zamierza wdrożyć rozwiązania wymuszającego podanie danych podmiotu3 w fakturze korygującej jeżeli wcześniej był on podany na fakturze korygowanej.
• Potwierdzono, że każdy podmiot wskazany w fakturze widzi wszystkie dane z niej wynikające (niezależnie czy jest to Podmiot2 czy też Podmiot3).
• ukrycie faktur scamowych nie skutkuje ukryciem tej faktury innym podmiotom mającym dostęp do faktur (np. wystawcy, czy też faktorowi wskazanemu w Podmiot3).
• Nie jest planowana funkcjonalność aby informacja o oznaczeniu faktury jako scamowej była przekazywana innym podmiotom.
• zostanie podniesiony poziom bezpieczeństwa dostępu anonimowego do faktur. W nowej wersji dostęp ten jest powiązany z kodami QR. Po sczytaniu kodu QR, podajemy dodatkowo 3 informacje – NIP nabywcy (bądź info o jego braku), numer faktury, kwota należności ogółem – i w ten sposób uzyskujemy dostęp do pojedynczej faktury.
• Potwierdzono modyfikację dostępu pośredniego do KSeF – tj. gdy nadajemy uprawnienie podmiotowi (np. dla biura rachunkowego). W takim przypadku biuro wskazuje konkretnego pracownika, który ma mieć dostęp do faktur klienta. Pracownik nie uzyska w ten sposób dostępu do wszystkich faktur biura.

Branża dostawców mediów

• Do końca czerwca jest zakładane wydanie rozporządzeń + zmian legislacyjnych.
• Potwierdzono, że wizualizacja ma być zgodna na poziomie danych (a nie w wersji wizualnej faktury, która jest dostępna w aplikacji podatnika).
• Nie odniesiono się jednak czy dopuszczalne są wizualizacje wskazujące merytorycznie szerszy zakres danych ani co z wizualizacjami w językach obcych – w tym zakresie mogą zostać wydane dodatkowe wyjaśnienia, już po konsultacjach.
• Wciąż analizowane jest etapowe wprowadzanie KSeF – przy czym branża dostawców mediów jest temu raczej przeciwna.
• Nie jest planowane aby po konsultacjach dochodziło do zmian w schemie. Ewentualne zmiany w schemie dopuszczalne w przyszłości.
• Nie należy się spodziewać modyfikacji w schemie oczekiwanej przez dostawców mediów – aby w przypadku słownego określania terminu płatności (np. płatność w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury) nie było wymuszane również podanie konkretnej daty (problemem jest, że jeśli dojdzie do opóźnień w wysłaniu faktury do KSeF, to tak wskazana data jest nieprawidłowa).

Branża paliwowa

• MF nie będzie narzucało co klient ma otrzymać podczas zakupu paliwa na stacji (czyli po stronie podatników jest czy będą wydawać wizualizacje faktur, a jeżeli nie, to jakie inne dokumenty).
• Brak stanowiska MF co w sytuacji, gdy wyślemy fakturę do KSeF, z jakichś powodów proces wystawiania faktury się przedłuża, a klient na miejscu czeka na fakturę – niby ma być ten problem analizowany. Ale mam obawy, że nie otrzymamy żadnych jednoznacznych wytycznych.
• Do rozważenia poddana zostanie opcja drukowania faktur za pomocą kas fiskalnych w trybie niefiskalnym (bez ich wystawiania przy użyciu tej kasy). Czyli kasa/drukarka fiskalna służyłyby wyłącznie do druku (bez wystawiania faktury). Pozwoliłoby to wykorzystać aktualną infrastrukturę do drukowania faktur.
• MF przyjrzy się kwestii ilości pozycji możliwych do uwzględniania w fakturze (branża wskazuje na ich niewystarczającą ilość, biorąc pod uwagę wystawiane faktury zbiorcze).

Jednostki samorządu terytorialnego (JST)

• Podmiot3 nie będzie polem obligatoryjnym (mają być opublikowane wyjaśnienia dotyczące tego pola).
• Faktura wystawiona w PEF będzie automatycznie przesyłana do KSeF i możliwa do pobrania zarówno w PEF jak i w KSeF.
• Nie planuje się podawania w fakurze w KSeF informacji o konkretnej osobie, która stoi za wystawieniem faktury.

Wdrożenie KSeF w etapach

• Rozważane jest etapowe wprowadzanie KSeF, ale żadne konkrety nie padły.

Wyjaśnienia, interpretacje, szkolenia

• MF przede wszystkim zapowiedziało prace w grupach roboczych + szkolenia organizowane przez lokalne urzędy skarbowe.