Faktura pro forma najczęściej zawiera dane wymagane dla faktur.
Za fakturę uważa się natomiast dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).
Czy powyższe oznacza zatem, że wystawienie pro formy rodzi skutki podatkowe w VAT?
Czym jest faktura pro forma?
Jest to pewien paradoks, ale faktura pro forma to dokument, który nie stanowi faktury VAT.
Przyjęła się bowiem praktyka, że oznaczając fakturę adnotacją „pro forma” wystawca wyraźnie sygnalizuje, że dokumentu tego nie należy traktować jako faktury.
Praktykę tę potwierdziło Ministerstwo Finansów w swoich wyjaśnieniach oraz licznych interpretacjach podatkowych.
Jakie skutki w VAT wywołuje dla sprzedającego wystawienie faktury pro forma?
Na pytanie to odpowiedzieć należy, że…żadne 😉
Dokumentu tego nie traktujemy bowiem jako faktury w rozumieniu ustawy o VAT.
Wystawienie pro formy nie będzie wiązało się więc przykładowo z ryzykiem jej uznania za fakturę pustą w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT (wystawienie pustej faktury obliguje do zapłaty VAT w niej wykazanej).
Czy wystawienie pro formy zwalnia z wystawienia „zwykłej” faktury?
W przypadku, gdy wystawisz fakturę pro forma, to nie zwalnia Cię to z obowiązku wystawienia „zwykłej” faktury. Nawet jeśli wystawisz taką pro formę, to musisz daną czynność udokumentować fakturą.
Kiedy warto wystawić pro formę?
Ukształtowała się praktyka wystawiania pro form dla wezwania kontrahenta o płatność zaliczkową. Możemy co prawda wystawić „zwykłą” fakturę zaliczkową, niemniej przepisy wskazują, że nie możemy wystawić jej wcześniej niż 60. dnia od dnia otrzymania zaliczki. Nigdy nie mamy natomiast pewności czy kontrahent faktycznie płatność ureguluje w tym terminie.
Zdarzało się natomiast, że organy podatkowe po upływie tego terminu uznawały wystawioną fakturę zaliczkową za pustą i obligowały jej wystawcę do zapłaty wykazanego VAT. Jest to oczywiście absurd, nie jest to bowiem żadna pusta faktura.
Niemniej, aby uniknąć tego rodzaju sporów z organami podatkowymi, można wystawić pro formę w celu wezwania kontrahenta do uiszczenia zaliczki. Dopiero po jej otrzymaniu wystawić natomiast fakturę zaliczkową.
Jakie elementy powinna zawierać pro forma?
Nie ma żadnych przepisów, które regulowałyby tę kwestię. Przyjęła się praktyka wystawiania pro form z danymi zwykłej faktury. Jest to jak najbardziej dopuszczalne. Należy jednak pamiętać o umieszczeniu w takim przypadku oznaczenia „pro forma”. W razie braku tej adnotacji istnieje bowiem ryzyko uznania takiej faktury za pustą.
