Faktura zaliczkowa

faktura zaliczkowa

We wpisie Kiedy muszę wystawić fakturę VAT? wskazałem Ci, że w pewnych przypadkach musi zostać wystawiona faktura zaliczkowa.

W tym artykule opisuję zasady wg jakich należy wystawiać faktury zaliczkowe.

Wpis zaktualizowany o zmiany wprowadzone od 1 stycznia 2022 r. w ramach przepisów o KSeF

Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa?

W fakturze zaliczkowej musisz zasadniczo ująć analogiczne elementy jak w w standardowej fakturze, którą wystawiasz po sprzedaży.

Musisz w niej wskazać m.in.:

  1. datę wystawienia;
  2. numer faktury;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  4. NIP podatnika;
  5. NIP podatnika, który jest nabywcą albo numer VAT podatnika unijnego;
  6. datę otrzymania zapłaty (otrzymania zaliczki).

Więcej na temat ww. elementów przeczytać możesz we wpisie Jakie elementy musi zawierać faktura VAT.

Ponadto w fakturze takiej wskazać musisz:

  • otrzymaną kwotę zapłaty (kwotę zaliczki);
  • kwotę podatku w złotych wyliczoną dla otrzymanej zaliczki oraz
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Podstawa prawna: art. 106f ust. 1 ustawy o VAT.

Czy faktura zaliczkowa powinna zawierać ustawowe adnotacje (np. o podzielonej płatności)?

Jeżeli dana faktura zaliczkowa dotyczy transakcji, dla której w fakturze należy umieścić odpowiednią adnotację, to w fakturze zaliczkowej również musisz ją przywołać.

Jeżeli zatem wystawiasz fakturę zaliczkową dla udokumentowania poniższych transakcji, to musisz umieścić odpowiednie adnotacje (są to jedynie przykładowe sytuacje):

  • „mechanizm podzielonej płatności” – jeżeli faktura zaliczkowa objęta jest obligatoryjnym split paymentem;
  • metoda kasowa” – jeżeli wystawiasz fakturę jako podatnik stosujący tę metodę;
  • odwrotne obciążenie” – jeżeli dokumentujesz zaliczkę na poczet eksportu usług;
  • samofakturowanie” – jeżeli wystawiasz fakturę zaliczkową w ramach procedury samofakturowania.

Podstawa prawna: art. 106f ust. 2 ustawy o VAT.

Czy przy dokumentowaniu zaliczki należy użyć sformułowania „faktura zaliczkowa”?

W przepisach nie wskazano takiego wymogu. Podobnie jak ma to miejsce przy „zwykłej” fakturze. Niemniej rekomendowałbym użycie tego określenia przy fakturach zaliczkowych. Unikniemy wówczas niepotrzebnych nieporozumień z kontrahentami.

Podstawa prawna: art. 106f ust. 1 ustawy o VAT.

Czy mogę wystawić kilka faktur zaliczkowych?

Ustawa o VAT nie wprowadza żadnego ograniczenia w tym zakresie. Jeżeli zatem otrzymasz 3 zaliczki, każda na 30% należności, a dodatkowo każdą z nich otrzymasz w innym miesiącu, to możesz wystawić 3 faktury zaliczkowe.

Podstawa prawna: art. 106f ustawy o VAT.

Co z fakturą wystawianą po sprzedaży, jeżeli wcześniej wystawiono fakturę zaliczkową?

W przypadku, gdy wystawiamy fakturę zaliczkową, to fakturę wystawianą po sprzedaży często nazywa się fakturą końcową albo rozliczeniową.

Zaliczka oraz sprzedaż to zasadniczo zdarzenia generujące obowiązek podatkowy w VAT. Jeżeli udokumentujesz zaliczkę (np. w wysokości 30% należności), to w fakturze zaliczkowej rozliczasz VAT liczony od kwoty zaliczki. Po sprzedaży (dokonaniu dostawy albo wykonaniu usługi) musisz natomiast rozliczyć VAT od pozostałej kwoty należności (tut. 70%). Dlatego też faktura wystawiana po sprzedaży, jeżeli wcześniej wystawiona była faktura zaliczkowa, nazywana jest fakturą rozliczeniową albo końcową.

Miej jednak proszę na uwadze, że sformułowanie faktura końcowa albo rozliczeniowa ma charakter potoczny i nie jest używane na gruncie ustawy o VAT.

Kiedy muszę wystawić fakturę końcową (rozliczeniową)?

Przy wystawianiu faktur zaliczkowych możesz mieć do czynienia z sytuacją, gdy wystawione przez Ciebie faktury zaliczkowe:

  • opiewają na 100% należności albo
  • dokumentują w sumie tylko część należności.

W tym pierwszym przypadku nie musisz wystawiać faktury końcowej. Co prawda nie ma przepisu, który wyraźnie by to sankcjonował. Niemniej przyjęła się taka praktyka. Skoro bowiem w ramach faktur zaliczkowych (albo jednej takiej faktury) rozliczony został cały VAT z transakcji, to nie ma potrzeby wystawiania faktury końcowej.

Fakturę końcową musisz natomiast wystawić jeżeli faktury zaliczkowe nie dokumentują 100% należności. W takim przypadku całe wynagrodzenie pomniejszane jest o tę część, która została rozliczona w ramach faktur zaliczkowych.

Podstawa prawna: art. 106f ustawy o VAT.

Czy faktura końcowa musi wskazywać numer faktury zaliczkowej?

Istnieje wymóg, aby faktura końcowa zawierała również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Przepis ten jednak odnosi się do faktur zaliczkowych w liczbie mnogiej. Stąd można wnosić, że wymóg umieszczenia numerów faktur zaliczkowych w fakturze końcowej dotyczy wyłącznie przypadków, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową.

W mojej opinii rekomendowanym jest jednak zawarcie w fakturze końcowej numeru faktury zaliczkowej również w przypadku, gdy wystawisz jedną fakturę zaliczkową.

Podstawa prawna: art. 106f ust. 3 ustawy o VAT.

Czy jeżeli wystawiono kilka faktur zaliczkowych, to powinny one wskazywać numery poprzednich faktur?

Zasadniczo nie ma wymogu, aby przy wystawieniu kilku faktur zaliczkowych wskazywać numery poprzednio wystawionych faktur. Jest jednak jeden wyjątek.

Jeżeli wystawisz kilka faktur zaliczkowych, a w sumie wszystkie te faktury opiewają na 100% należności, to wówczas masz obowiązek w ostatniej z tych faktur zaliczkowych wskazać numery poprzednich faktur zaliczkowych.

Podstawa prawna: art. 106f ust. 4 ustawy o VAT.

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Komentarze (8) Napisz komentarz

  1. Dzień dobry,

    Jeśli płatność za towary została dokonana w lutym i faktura zaliczkowa została wystawiona w lutym, jednak wpłynęła do mnie 1 marca to VAT naliczony powinien zostać wykazany w lutym czy marcu?

    Pozdrawiam

    Odpowiedz

    • Dzień dobry, zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy rodzi otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Za datę powstania obowiązku podatkowego przyjąłbym więc dzień otrzymania zaliczki – a więc w podanym przykładzie 1 marca.

      Odpowiedz

  2. Przepraszam, faktycznie źle sprecyzowałam zapytanie.
    Jestem nabywcą towaru i zaliczkę na konto wpłaciłam w lutym i wtedy też ona wpłynęła na konto kontrahenta. Faktura zaliczkowa sporządzona przez kontrahenta dla mnie została wystawiona zgodnie z płatnością w lutym, ale wpłynęła do mnie w marcu. Kiedy powinnam wykazać VAT?

    Odpowiedz

    • Pani Ewelino, rozumiem, że chodzi o ujęcie podatku naliczonego. Jeżeli jest to zakup krajowy z VAT, to należy go ująć w takim przypadku w marcu – w miesiącu wpływu faktury.

      Odpowiedz

  3. Czy można wystawić fakturę, gdzie w jednej pozycji wykażemy np. „usługa x” a w drugiej pozycji „zaliczka na usługę y”?
    Czy jednak trzeba wystawić odrębną fakturę na usługę x i odrębną fakturę na zaliczkę y?

    Odpowiedz

    • Panie Jacku, w mojej opinii może być wystawiona jedna faktura dla udokumentowania zaliczki i wykonania usługi. Przy czym powinniśmy ująć elementy wymagane zarówno dla faktury zaliczkowej jak i końcowej (czyli np. zarówno datę otrzymania zaliczki jak i datę wykonania usługi).

      Odpowiedz

  4. Panie Piotrze
    wystawiliśmy f, zaliczkową – nie bylo wplaty zaliczki, usluga bedzie dopiero wykonana, ale wystawienie zaliczki wynika z umowy, powinna zostać zaplacona w ciagu 14 dni – jednak po miesiacu nadal klient nie zaplacił
    czy muszę ją księgować do vat naleznego jesli nie wplynela jeszcze zaplata? czy jednak powinnam zaksięgować a jesli wplaty nie bedzie w ciagu 60 dni to wystawić wtedy korekte do f.zal i skorygowac miesiąc w ktorym vat został wykazany w JPK ?
    dziękuję za odpowiedź

    Odpowiedz

    • Pani Edyto – obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki – dopóki ona nie wpłynie, to nie uwzględniamy jej w JPK. Organy stoją na stanowisku, że jak wpłata w tym terminie nie wpłynie, to należy fakturę skorygować i wystawić nową. Ale ja się z tym stanowiskiem nie zgadzam.

      Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.