Grupa VAT – na czym polega?

Od 1 stycznia 2023 r. podatnicy będą mogli tworzyć grupy VAT.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• czym jest grupa VAT i jakie korzyści daje jej utworzenie;
• jakie warunki muszą być spełnione by taka grupa mogła powstać;
• z jakimi problemami praktycznymi musisz się zmierzyć przy tworzeniu grupy VAT.

Od kiedy możemy tworzyć grupy VAT?

Przepisy o grupie VAT wprowadzone zostały w ramach Polskiego Ładu.

Regulacje dotyczące grup VAT miały wejść w życie od 1 lipca 2022 r.

Niemniej przepisami ustawy z dnia 8 czerwca 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu automatyzacji załatwiania niektórych spraw przez Krajową Administrację Skarbową przesunięto ten termin na 1 stycznia 2023 r.

A zatem dopiero od tego momentu będzie można formalnie taką grupę utworzyć.

Na czym polega grupa VAT?

Grupa VAT polega na połączeniu kilku podmiotów w jednego podatnika VAT.

Prawnie są to dalej odrębne podmioty. Jednak dla potrzeb VAT traktuje się ich jako jednego podatnika.

Transakcje wykonywane przez członków grupy VAT

Istotą grupy VAT jest to, że transakcje pomiędzy członkami grupy nie podlegają opodatkowaniu (art. 8c ust. 1 ustawy o VAT).

Dopiero jeśli któryś z członków grupy wykona usługę lub dokona dostawy na rzecz podmiotu spoza grupy, to traktuje się to jako czynność wykonaną przez grupę (art. 8c ust. 2 ustawy o VAT).

Jeżeli któryś z członków grupy zakupi towar lub usługę od podmiotu spoza grupy, to przyjmuje się, że zakupu dokonała grupa VAT (art. 8c ust. 3 ustawy o VAT).

Jakie korzyści daje grupa VAT?

Dzięki utworzeniu grupy VAT możemy osiągnąć zarówno korzyści podatkowe (zmniejszenie obciążenia podatkiem VAT) jak i administracyjne (poprzez zmniejszenie ilości transakcji podlegających zaraportowaniu oraz udokumentowaniu).

Niższy podatek VAT

Należy zwrócić uwagę, że w podanym przykładzie sprzedaż spółki administracyjnej nie zostanie obciążona VAT – i mamy tutaj oczywistą korzyść podatkową.

Pamiętajmy jednak, że skutkiem utworzenia takiej grupy będzie również zmniejszenie kwoty odliczanej przez tę spółkę.

Przy obliczaniu korzyści związanych z utworzeniem grupy VAT pamiętaj więc by uwzględnić również zmiany w zakresie przysługującego odliczenia VAT.

Wydaje się, że najwyższe korzyści osiągniemy wtedy, gdy taka spółka administracyjna będzie miała dużo kosztów bez podatku VAT (np. wydatki pracownicze lub zakupy na zwolnieniu z VAT).

Korzyści administracyjne

Wskazałem, że korzyścią z utworzeniu grupy VAT jest również zmniejszenie ilości transakcji podlegających zaraportowaniu oraz udokumentowaniu.

Transakcji realizowanych między członkami grupy VAT nie uwzględniamy bowiem w JPK.

Nie dokumentujemy ich również fakturą. To może się okazać korzystne w szczególności, gdy między spółkami dochodzi do wielu wzajemnych obciążeń i są wątpliwości czy należy je udokumentować fakturą czy notą. W przypadku transakcji między członkami grupy VAT takich wątpliwości nie będzie (wystawiamy noty bez VAT).

Jakie warunki muszą być spełnione do utworzenia grupy VAT?

Istotne powiązania między członkami grupy

Grupę VAT mogą utworzyć podmioty powiązane finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie.

Wszystkie rodzaje powiązań muszą być spełnione łącznie w momencie utworzenia grupy oraz nieprzerwanie przez okres, w jakim ta grupa posiada status podatnika.

Powiązania finansowe

Podatników uważa się za powiązanych finansowo (art. 15a ust. 3 ustawy o VAT) jeżeli jeden z podatników będących członkiem grupy VAT posiada bezpośrednio ponad 50%:

• udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub
• praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub
• prawa do udziału w zysku

– każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy.

Powiązania ekonomiczne

Podatników uważa się za powiązanych ekonomicznie (art. 15a ust. 4 ustawy o VAT), jeżeli:

1. przedmiot głównej działalności członków grupy VAT ma taki sam charakter lub
2. rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne, lub
3. członek grupy VAT prowadzi działalność, z której w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie grupy VAT.

Powiązania organizacyjne

Podatników uważa się za powiązanych organizacyjnie, jeżeli:

1. prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio, znajdują się pod wspólnym kierownictwem, lub
2. organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu.

Jak formalnie zakłada się grupę VAT?

Konieczność wybrania przedstawiciela grupy

Przy tworzeniu grupy VAT konieczne jest wybranie jej przedstawiciela.

Reprezentuje on grupę VAT w zakresie praw i obowiązków tej grupy.

Do jego obowiązków należy m.in.:

• złożenie zgłoszenia rejestracyjnego dla grupy VAT;
• składanie do naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenia o wszelkich zmianach skutkujących naruszeniem warunków do uznania grupy VAT za podatnika;
• w razie chęci przedłużenia istnienia grupy VAT, przedstawiciel składa nową umowę do naczelnika urzędu skarbowego;
• po utracie statusu podatnika przez grupę, przedstawiciel może dokonywać ewentualnych korekt rozliczeń za okresy kiedy grupa VAT była podatnikiem.

Ponadto organem podatkowym właściwym dla grupy jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla przedstawiciela grupy VAT (art. 3 ust. 7 ustawy o VAT).

Co ważne, za ewentualne zaległości podatkowe w VAT odpowiada nie tylko przedstawiciel, lecz każdy z członków grupy VAT solidarnie (art. 8e ustawy o VAT).

Umowa o utworzeniu grupy VAT

Ustawa o VAT wymaga zawarcia umowy o utworzeniu grupy VAT (art. 15a ust. 1 ustawy o VAT).

Umowa taka musi zawierać co najmniej (art. 15a ust. 10 ustawy o VAT):

• nazwę grupy VAT z dodatkowym oznaczeniem „grupa VAT” lub „GV”;
• dane identyfikacyjne podatników tworzących grupę VAT, w tym dane dotyczące oddziału w przypadku podatnika nieposiadającego siedziby na terytorium kraju, oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników;
• wskazanie przedstawiciela grupy VAT, wyznaczonego spośród jej członków;
• dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) i wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników tworzących grupę VAT, posiadających ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym tych podatników;
• wskazanie okresu, na jaki grupa VAT została utworzona, nie krótszego niż 3 lata.

Złożenie zgłoszenia rejestracyjnego

Przedstawiciel grupy VAT musi złożyć zgłoszenie rejestracyjne. Dołącza do niego umowę o utworzeniu grupy (art. 96 ust. 3b ustawy o VAT).

Obecnie trwają prace legislacyjne nad nowy wzorem formularza VAT-R, w którym przewidziano opcję zaznaczenia, iż zgłoszenie dotyczy grupy VAT.

Tutaj znajdziesz projekt rozporządzenia zmieniającego wzór formularza VAT-R, który ma obowiązywać od 1 lipca 2022 r.

Od kiedy grupa VAT nabywa status podatnika?

Jeżeli naczelnik urzędu skarbowego zweryfikuje, że nie są spełnione warunki do uznania grupy za podatnika, to odmawia rejestracji.

Jeżeli natomiast są one spełnione, to oczywiście rejestruje grupę jako podatnika.

Grupa nabywa status podatnika z dniem wskazanym w umowie o utworzeniu grupy VAT, jednak nie wcześniej niż w dniu rejestracji grupy przez organ podatkowy.

Nowy NIP grupy i rejestracja do VAT członków grupy

Jeżeli grupa VAT zostanie zarejestrowana jako podatnik VAT, to członkowie grupy VAT z urzędu są wykreślani z rejestru podatników VAT (art. 96 ust. 7ba ustawy o VAT).

Nie będą więc oni widnieć na białej liście jako podatnicy. Podatnikiem będzie wyłącznie grupa VAT. Ważne jest więc żeby poinformować kontrahentów o takich zmianach.

Co więcej, w celu zarejestrowania grupy jako podatnika VAT, konieczne wydaje się również złożenie zgłoszenia o nadanie NIP grupie. Będzie ona bowiem funkcjonowała na gruncie VAT jako odrębny podatnik.

Co z rachunkami ujawnionymi na białej liście?

Należy pamiętać, że grupa VAT to instytucja funkcjonująca wyłącznie na gruncie VAT.

Podmioty tworzące grupę, w sensie prawnym, w dalszym ciągu są niezależne. Również rachunki firmowe nie będą otwierane dla grupy VAT, lecz dla każdego członka grupy odrębnie.

Na szczęście przewidziano regulację, że dotychczas zgłoszone do białej listy przez członków grupy rachunki firmowe, po utworzeniu grupy zostaną ujawnione w wykazie jako rachunki tej grupy. Nie trzeba więc w tym zakresie dokonywać żadnych zgłoszeń.

Istotne wyzwania przy funkcjonowaniu grupy VAT

Fakturowanie

Trzeba pamiętać, że po utworzeniu grupy tylko ta grupa jest podatnikiem.

W związku z wprowadzeniem grup VAT nie przewidziano żadnych szczególnych regulacji dotyczących fakturowania. Niemniej skoro podatnikiem jest grupa, to faktury sprzedażowe powinny być wystawiane z danymi grupy (np. ABC grupa VAT).

To samo dotyczy faktur zakupowych. Po utworzeniu grupy każdy z jej członków powinien poinformować swoich dostawców, że od momentu rejestracji do VAT grupy faktury mają być wystawiane na grupę.

Kasy fiskalne

W przypadku sprzedaży ewidencjonowanej za pomocą kasy rejestrującej, na paragonie ujawnione są dane sprzedającego, w tym jego NIP.

W razie utworzenia grupy konieczna wydaje się również zmiana tych danych w kasach fiskalnych. Należy więc zweryfikować w serwisie czy tego typu modyfikacje w posiadanych kasach są możliwe.

Wspólny JPK

Od momentu utworzenia grupy jej członkowie nie składają JPK.

To grupa, jako podatnik, składa JPK dotyczący wszystkich transakcji sprzedażowych i zakupowych dokonanych przez jej członków.

Konieczne jest zatem opracowanie oprogramowania, które będzie wstanie pobrać odpowiednie dane z systemów członków grupy tak, aby mogły one zostać zaraportowane.

Taki JPK powinien wysyłać do urzędu skarbowego przedstawiciel grupy.

Proporcja odliczenia

Dużym wyzywaniem w przypadku grup VAT może okazać się kwestia obliczania proporcji odliczenia.

Grupę mogą bowiem utworzyć podmioty dokonujące sprzedaży podlegającej VAT, zwolnionej z podatku oraz niepodlegającej opodatkowaniu, odliczające VAT przy zastosowaniu proporcji.

Przepisy wymagają przy tym by proporcję liczyć odrębnie dla każdego członka grupy (art. 90 ust. 10c ustawy o VAT). Jednocześnie nie wskazują jak to dokładnie zrobić.

Wydaje się, że przy odliczaniu VAT zawsze w pierwszej kolejności powinniśmy sprawdzić do jakiego rodzaju sprzedaży one służą. (dającej prawo do odliczenia czy nie). Na tym etapie nie ma znaczenia, który z podmiotów z grupy dokonał zakupu i który dokonuje sprzedaży.

Dopiero jeśli nie możemy takie bezpośredniej alokacji dokonać, to stosujemy proporcję ustaloną dla danego członka grupy VAT (pod warunkiem, że zakup służy sprzedaży dokonywanej wyłącznie przez niego).

Jeśli natomiast mamy sprzedaż, której nie możemy alokować bezpośrednio do danego rodzaju sprzedaży i jednocześnie jest to zakup powiązany ze sprzedażą kilku podmiotów z grupy, to konieczne jest zastosowanie proporcji uzgodnionej z naczelnikiem urzędu skarbowego (art. 90 ust. 10d ustawy o VAT).

Obowiązek ewidencjonowania transakcji między członkami grupy VAT

Mimo że transakcji między członkami grupy VAT nie dokumentujemy fakturą ani nie wykazujemy w JPK, to nie jest tak, że zupełnie możemy o nich zapomnieć. 🙂

Ustawodawca przewidział obowiązek uwzględniania tych transakcji w specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji (art. 109 ust. 11g ustawy o VAT).

Przy czym na mocy art. 20 pkt 3 ustawy z dnia 8 czerwca 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu automatyzacji załatwiania niektórych spraw przez Krajową Administrację Skarbową od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 30 czerwca 2023 r. ewidencja ta ma być prowadzona w formie elektronicznej oraz przekazywana na wezwanie organu w terminie 7 dni od dnia doręczenia żądania.

Natomiast od 1 lipca 2023 r. ewidencja ta ma być co miesiąc przesyłana do organów podatkowych (tak jak JPK)! Wynika to ze zmian uwzględnionych w art. 20 pkt 1 lit. b ww. ustawy.

Ryzyko podatkowe w razie zmian w grupie

Największe ryzyko w przypadku grupy VAT związane jest z ewentualnym przyjęciem przez organ podatkowy, że w trakcie trwania grupy przestała ona spełniać przesłanki do jej uznania za podatnika.

Powiązania finansowe, ekonomiczne i organizacyjne muszą bowiem trwać od momentu zarejestrowania grupy jako podatnika i przez cały czas trwania grupy.

Jeżeli nie będziemy świadomi, że takie przesłanki przestaliśmy spełniać, to organ po pewnym czasie może wyrejestrować grupę jako czynnego podatnika VAT.

Grupa VAT traci wówczas status podatnika z dniem poprzedzającym dzień wystąpienia tych zmian.

Pamiętajmy też, że wskazany przeze mnie problem nie musi wynikać z jakichś naszych niedociągnięć lub niewiedzy.

Może się przecież też zdarzyć, że organy podatkowe przyjmą odmienną od naszej interpretację przesłanek umożliwiających uznawanie grupy za podatnika VAT.