Jak opodatkować w VAT nieodpłatne świadczenia dla pracowników

Dowiedz się jak opodatkować w VAT nieodpłatne świadczenia dla pracowników. Kiedy możesz odliczyć VAT i kiedy musisz wykazać VAT należny.

Jako podatnik prowadzący działalność gospodarczą zapewniasz pracownikom szereg świadczeń. Często nie pobierasz za nie żadnej opłaty.

Sprawdź czy wiąże się to dla Ciebie z jakimikolwiek obowiązkami na gruncie VAT.

Rodzaje świadczeń udostępnianych pracownikom

Analizę tematu zacząć należy od zidentyfikowania czy świadczenie udostępniasz do celów:

  • wyłącznie służbowych;
  • zarówno służbowych, jak i osobistych pracownika,
  • wyłącznie osobistych pracownika.

Dodatkowo w pewnych przypadkach konieczne jest zweryfikowanie czy przy nabyciu towaru przysługiwało Ci prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Jak rozróżnić cele służbowe od celów osobistych pracownika?

Przez cele służbowe rozumiemy tutaj wykorzystywanie towarów/usług w działalności opodatkowanej podatnika.

Pracownik zatrudniany jest w celu wykonywania określonej pracy, która oczywiście jest elementem działalności opodatkowanej. Aby ją wykonać, potrzebuje odpowiednich narzędzi, towarów, usług (np. telefon, laptop, oprogramowanie).

Dodatkowo pewne świadczenia pracodawca musi zapewnić pracownikowi z mocy prawa. Wówczas również uznamy, że ich wykorzystanie przez pracownika odbywa się wyłącznie w celach służbowych (np. posiłki profilaktyczne przewidziane w prawie pracy).

Ponadto mamy pewne świadczenia, które otrzymuje pracownik, a które udostępniane są mu w celu poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa (np. wydatki związane z imprezami integracyjnymi) albo usprawnieniu jego pracy (kursy, szkolenia zawodowe).

Jeżeli natomiast pracownikowi zostanie udostępnione coś, czemu nie można przypisać takiego związku z celami służbowymi, to będziemy mówić o celach osobistych pracownika (np. karta multisport, dodatkowe ubezpieczenie NNW).

Świadczenia nieodpłatne udostępniane wyłącznie w celach służbowych

Jeżeli świadczenie udostępniane jest przez Ciebie nieodpłatnie, lecz pracownik wykorzystuje je jedynie w celach służbowych, to jest to dla Ciebie neutralne w VAT.

Poniżej kilka przykładów:

Pracownicy biurowi otrzymują od Ciebie telefony, laptopy wraz z oprogramowaniem, samochody. Pracownicy produkcyjni dostają stroje robocze (w ramach przepisów BHP). Towary te wykorzystywane są przez nich wyłącznie do celów służbowych.
Zgodnie z przepisami prawa pracy zapewniasz posiłki regeneracyjne pracownikom wykonującym pracę związaną z wysiłkiem fizycznym.
Wysyłasz pracownika działu księgowego na szkolenie z VAT – tutaj sprawdzisz szkolenia jakie ja prowadzę. 😉
Organizujesz imprezę integracyjną wyłącznie dla pracowników. Zapewniasz im nocleg, wyżywienie, rekreację (gry zespołowe i występ zespołu w trakcie wieczornej kolacji).

W niektórych z przykładów trudno w ogóle mówić o jakimkolwiek świadczeniu otrzymanym przez pracownika. Firmowy laptop wykorzystywany w celach służbowych nie wiąże się dla niego z jakąkolwiek osobistą korzyścią.

W pozostałych przypadkach można pewne świadczenia wyodrębnić i przypisać im jakąś korzyść osobistą, przykładowo:

  • posiłek zapewniony w ramach zabawy integracyjnej albo regeneracyjny (korzyść osobista: zaspokojenie głodu),
  • szkolenie z VAT (korzyść osobista: wiedza, którą można wykorzystać np. po odejściu z pracy, w innej firmie).

Niemniej jednak Ty, jako pracodawca, udostępniasz je wyłącznie w celach firmowych. W analizowanych przypadkach korzyść osobista jest niejako elementem koniecznym realizacji świadczenia. Nie da się przecież zapewnić posiłku regeneracyjnego, które nie zaspokajałby głodu. Trudno również o szkolenie, które dawałoby wiedzę niemożliwą do zastosowania w przyszłości.

Jeżeli zatem kupujesz jakieś towary/usługi, które wykorzystywane są przez pracowników wyłącznie do celów służbowych, przy nabyciu możesz odliczyć VAT i nie musisz rozliczać podatku należnego z tytułu udostępnienia świadczenia (nie rozpoznajesz z tego tytułu sprzedaży).

Świadczenia nieodpłatne udostępniane zarówno do celów służbowych, jak i osobistych pracownika

W takim przypadku pracownik wykorzystuje pewne świadczenie nie tylko w celach służbowych, ale za zgodą pracodawcy również do celów osobistych.

Poniżej kilka przykładów:

Zapewniasz pracownikowi samochód służbowy, który może wykorzystywać również w celach prywatnych.
Pracownicy posiadają telefony służbowe, niemniej mogą je użytkować również do połączeń prywatnych (co zostało uwzględnione w regulaminie).
Nabywasz usługę polegającą na zapewnieniu przestrzeni dyskowej w chmurze, która służy do przechowywania plików firmowych. Niemniej każdy z pracowników w ramach pakietu otrzymuje również konto dostępowe, które pozwala przechowywać prywatne pliki do maks. pojemności 100 GB.

W takich przypadkach kupujesz towary i usługi do celów działalności opodatkowanej. Co daje Ci przy nabyciu prawo do odliczenia VAT. Dodatkowo, za Twoją zgodą, są one przez pracowników wykorzystywane również do celów prywatnych.

Wówczas stosujemy art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, który nakazuje takie świadczenia uznawać za odpłatne świadczenie usług (z wyjątkiem samochodów, przy częściowym odliczeniu VAT, o czym niżej).

Konsekwencją dla pracodawcy jest konieczność rozliczenia VAT należnego od nieodpłatnych świadczeń.

Przy czym rozliczenie VAT w prawidłowej wysokości jest w takich przypadkach nie lada wyzwaniem. Podstawę opodatkowania stanowi bowiem koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29a ust. 5 ustawy o VAT). Ustalenie tego kosztu jest często karkołomnym zadaniem.

W przypadku świadczeń nabytych z odliczeniem VAT do celów firmowych, udostępnionych również pracownikowi nieodpłatnie do jego celów osobistych, musisz rozliczyć VAT należny, zgodnie z poniesionym przez Ciebie kosztem (rozpoznajesz z tego tytułu sprzedaż).

Wyjątek dotyczący samochodów służbowych (do 3,5 tony)

Jeżeli przy zakupie pojazdu samochodowego przysługiwało Ci odliczenie VAT w wysokości 50% (na podstawie art. 86a ust. 1 ustawy o VAT), to nie musisz rozliczać VAT należnego z tytułu jego udostępnienia pracownikowi.

Wynika to z art. 8 ust. 5 ustawy o VAT.

Jeżeli przed kwietniem 2014 r. odliczone zostało 50% bądź 60% kwoty podatku należnego, jednak nie więcej niż odpowiednio 5000 zł bądź 6000 zł, to również nie musisz rozliczać VAT należnego z tytułu jego udostępnienia pracownikowi.

Podstawą prawną jest tutaj art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Dotyczy to też przypadków, gdy takie odliczenie VAT realizowane jest w ramach używania pojazdu na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

Jeżeli przy nabyciu pojazdu przysługiwało Ci odliczenie VAT w wysokości 50% (albo częściowe na podstawie przepisów sprzed kwietnia 2014 r.), to nie ma konieczności rozliczania VAT należnego od nieodpłatnego udostępnienia pojazdu pracownikowi (nie rozpoznajesz sprzedaży).

Świadczenia nieodpłatne udostępniane wyłącznie do celów osobistych

W takim przypadku sposób opodatkowania zależy od tego czy mamy do czynienia z nieodpłatnym użyciem lub przekazaniem towaru, czy też z nieodpłatnym świadczeniem usług (niezwiązanym z użyciem towaru).

Nieodpłatne użycie/przekazanie towaru

W przypadku towaru musisz ustalić czy przy jego nabyciu przysługiwało Ci prawo do odliczenia VAT. Jeżeli tak, to nieodpłatne świadczenie wiąże się z koniecznością rozliczenia VAT należnego. Wynika to z art. 7 ust. 2 pkt 1 oraz art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Poniżej przykłady:

Telefon kupiony na firmę (z odliczeniem) oddawany jest na własność pracownikowi po 2 latach używania.
Przedsiębiorca budowlany udostępnia swojemu pracownikowi urządzenia firmowe (nabyte z odliczeniem VAT), które ten wykorzystuje przy remoncie swojego mieszkania.

Podstawę opodatkowania przy przekazaniu towaru stanowi cena jego nabycia (lub towaru podobnego), a gdy nie ma ceny nabycia – koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy (art. 29a ust. 2 ustawy o VAT).

Jeżeli dochodzi do nieodpłatnego użycia towaru, to tutaj podstawą opodatkowania jest koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (art. 29a ust. 5). Co niestety może być trudne do ustalenia.

W przypadku, gdy przy nabyciu towaru przysługiwało Ci prawo do odliczenia, to jego darowizna pracownikowi albo użycie do celów prywatnych pracownika rodzi obowiązek rozliczenia VAT należnego (rozpoznajesz sprzedaż).

Jeżeli natomiast przy nabyciu nie przysługiwało Ci w ogóle prawo do odliczenia VAT, to nieodpłatne świadczenia związane z towarem nie podlegają opodatkowaniu.

Poniżej przykłady:

Kupujesz dla pracownika zegarek w związku z jubileuszem pracy w firmie. Ponieważ nabywasz zegarek w celu obdarowania pracownika, to przy nabyciu nie masz prawa do odliczenia.
Kupujesz kawę, herbatę, słodycze itp., z których przygotowujesz kosze prezentowe przekazywane pracownikom w okresie świątecznym.
Kupujesz goździki na dzień kobiet 😉 i wręczasz wszystkim paniom w firmie.

W powyższych przykładach przy nabyciu towaru nie przysługiwało nam prawo do odliczenia (ponieważ kupujemy je z zamiarem darowizny, a nie do działalności opodatkowanej), zatem ich nieodpłatne przekazanie w ogóle nie podlega VAT.

Jeżeli przy nabyciu towaru nie przysługiwało nam prawo do odliczenia podatku naliczonego i oddamy go do prywatnego użytku pracownika, to również nie musimy rozliczać VAT należnego.

W takich jednak przypadkach należy uważać, aby ktoś nie uznał, że realizujemy nieodpłatne świadczenie usług (o którym piszę w punkcie niżej). Wówczas bowiem prawo do odliczenia przy nabyciu nie ma znaczenia.

Kiedy nie należy moim zdaniem traktować takiego używania towaru jako nieodpłatnego świadczenia usług?

Jeżeli użycie towarów nie generuje dla podatnika żadnych dodatkowych kosztów lub nakładów.

Pracownik nieodpłatnie korzysta z narzędzi przy drobnym remoncie swojego mieszkania – są to narzędzia typu klucze, śrubokręty, młotki itp. (które nie wymagają części zamiennych ani zasadniczo się nie zużywają). Podatnik wniósł te narzędzia do przedsiębiorstwa ze swojego majątku prywatnego. Przy ich nabyciu nie przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT – nie był wtedy jeszcze podatnikiem.

Trudno w takim przypadku mówić o tym, że pracodawca wykonał jakieś dodatkowe świadczenie (poza samym udostępnieniem towaru do użycia).

Gdyby jednak udostępnione narzędzia zawierały jakieś części zamienne lub były to elektronarzędzia zużywające np. olej, to istniałoby moim zdaniem ryzyko uznania, że mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem usług.

Skoro przy korzystaniu z nich coś jest zużywane, to trudno mówić, że udostępnienie towaru nie wiąże się dla nas z żadnymi kosztami.

Zatem w przypadku udostępnienia towarów pracownikowi do użycia postępujmy bardzo ostrożnie.

W przypadku, gdy przy nabyciu towaru nie przysługiwało Ci prawo do odliczenia, to jego darowizna pracownikowi albo użycie do celów prywatnych pracownika jest dla Ciebie neutralne w VAT (nie rozpoznajesz sprzedaży).

Nieodpłatne świadczenie usług

W przypadku, gdy przedmiotem świadczenia są usługi niezwiązane z korzystaniem z towaru, to nie musisz analizować czy przy ich nabyciu przysługiwało Ci prawo do odliczenia.

Taką nieodpłatną usługę opodatkowujesz zawsze wtedy, gdy jest ona świadczona na cele osobiste pracownika (a więc do celów niezwiązanych z Twoją działalnością gospodarczą). Wynika to z art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT.

Poniżej przykłady takich świadczeń:

Udostępniasz pracownikom nieodpłatnie karty Multisport, które uprawniają do korzystania z różnego rodzaju obiektów i zajęć sportowych. Do tego zapewniasz również ubezpieczenie na życie.

Wówczas należy przyjąć, że wykonujesz na rzecz pracowników odpłatne świadczenie usług. Oznacza to, że musisz rozliczyć usługę na gruncie ustawy o VAT.

W przypadku kart mutlisport opodatkować musisz świadczenie wg 8% stawki VAT.

Usługi ubezpieczeniowe podlegają natomiast zwolnieniu VAT i jako takie wykazujesz je w swojej deklaracji VAT i JPK.

Podstawę opodatkowania stanowi poniesiony przez Ciebie koszt świadczenia tych usług (art. 29a ust. 5 ustawy o VAT). Generalnie przyjąłbym tutaj po prostu cenę określoną w otrzymanej przez Ciebie fakturze zakupowej.

Co ważne w takim przypadku. Fakt, że został przez Ciebie rozliczony VAT należny powoduje, że możesz dokonać odliczenia VAT od zakupu danej usługi. W analizowanym przypadku nabyta usługa multisport jest odsprzedawana pracownikowi. Mamy zatem związek zakupu z działalnością opodatkowaną.

W przypadku nieodpłatnego świadczenia usług (niezwiązanego z użyciem towaru) na rzecz pracownika musisz rozliczyć VAT należny (rozpoznać sprzedaż). Ewentualne rozliczenie VAT należnego uprawnia nas do odliczenia VAT od nabytej usługi.

Wymóg stosowania ceny rynkowej

W niektórych wyżej opisanych przypadkach ustalenie podstawy opodatkowania jest sporym wyzwaniem. Kwestię tę utrudnia dodatkowo regulacja przewidziana w art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Z przepisu tego wynika, że organ podatkowy może określić podstawę opodatkowania zgodnie z wartością rynkową, jeśli pomiędzy stronami transakcji:

  • istnieją powiązania ze stosunku pracy,
  • ustalona cena jest niższa niż wartość rynkowa,
  • a nabywca nie ma pełnego prawa do odliczenia VAT.

Jeżeli zatem będziesz sztucznie zaniżać wartość świadczenia nieodpłatnego, to organ podatkowy może na podstawie tej regulacji próbować określić ją według wartości rynkowej.

Problematyczne świadczenia

Po przeczytaniu moich powyższych wywodów wszystko może wydawać się piękne i jasne (mam nadzieję, że takie jest 😉 ).

Zdarzają się jednak nieodpłatne świadczenia, które stwarzają problemy. Można tutaj wymienić okulary refundowane na podstawie przepisów prawa pracy, produkty spożywcze udostępniane pracownikom w firmie albo świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Okulary refundowane pracownikom

W takim przypadku, nawet jeśli posiadasz wystawioną dla Ciebie fakturę, nie możesz dokonać odliczenia VAT. Nabywcą towaru jest pracownik. Nie jest zatem spełniony podstawowy warunek do odliczenia – faktyczne nabycie towaru do celów działalności opodatkowanej.

W takim przypadku zatem nie odliczasz VAT, nie musisz też rozliczać VAT należnego.

Produkty spożywcze

Tutaj niestety nie ma mądrego. Można spotkać się z przeróżnymi interpretacjami organów podatkowych. Poniżej opisuję jakie jest moje podejście (2 przykłady). Pamiętaj jednak, że w tym zakresie nie ma jednolitej wykładni.

Pracownicy mają dostęp do wody, kawy, różnego rodzaju napojów oraz ciastek, owoców itp., które udostępniane są na spotkaniach z klientami albo roboczych spotkaniach wewnętrznych. Wówczas moim zdaniem mamy prawo do odliczenia oraz nie musimy rozliczać VAT należnego. Towary te są używane do działalności gospodarczej.

Jeżeli zapewniamy pracownikom catering (obiady/gotowe posiłki), a zgodnie z przepisami prawa pracy nie mamy takiego obowiązku, to de facto świadczymy usługę na cele osobiste pracowników. Musimy zatem rozpoznać sprzedaż. Wykazanie podatku należnego daje nam jednak prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia usługi cateringowej.

Powyżej dwa najpopularniejsze przypadki. Życie jednak dostarcza wiele innych, trudnych przykładów. Każdy trzeba analizować pod kątem wcześniej wskazanych przeze mnie przesłanek.

Świadczenia finansowane z ZFŚS

Jeżeli pracodawca finansuje świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to nie może z tego tytułu odliczyć VAT. Nie rozpoznaje również sprzedaży z tytułu udostępnienia tych świadczeń pracownikom. Środki ZFŚS traktuje się jako odrębne od środków obrotowych firmy.

Kasa fiskalna/faktura

Oczywiście obowiązek ten rozważamy tylko w przypadkach, gdy z analizy wychodzi nam, że musimy wykazać w VAT sprzedaż z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Ponieważ pracownik jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, to nie masz obowiązku wystawiania dla niego faktury (zachęcam Cię do zapisania się na darmowy kurs o fakturowaniu).

Nie masz też obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Znajduje tutaj bowiem zastosowanie zwolnienie z tego obowiązku (znajdziesz je w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kas), przewidziane dla:

  • świadczeń na rzecz pracowników (poz. 34 załącznika do rozporządzenia).

Tutaj jednak musisz zwrócić uwagę czy nie dotyczą Cię wyłączenia z par. 4 ust. 1 pkt 1 lit. a, m, n lub o rozporządzenia. Obejmują one zasadniczo gaz płynny, paliwa, wyroby tytoniowe, alkohol oraz perfumy.

Wtedy literalnie wynika mi z przepisów, że taki obowiązek jest. Jeżeli jednak ktoś ma pomysł na to, że jednak takiego obowiązki nie ma, to proszę w komentarzu dać znać. Będę bardzo wdzięczny. 😉

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Komentarze (10) Napisz komentarz

  1. Bardzo ciekawy wpis. Wszystko wydaje się takie oczywiste jak Pan to pisze. Dziękujemy 🙂 Czy możemy liczyć na taki sam artykuł, ale dotyczącego nie pracowników a ….klientów i innych osób nie będących pracownikami, zwłaszcza że zbliża się okres świąteczny i znowu trzeba będzie się zastanawiać jak traktować mniej lub bardziej wystawne upominki świąteczne 🙁

    Odpowiedz

    • Bardzo dobry pomysł na artykuł. Szczerze mówiąc planowałem taki, ale po wejściu w życie SLIM VAT, bo tam są zmiany odnośnie do prezentów o małej wartości. Ale może faktycznie teraz byłby najbardziej przydatny…więc chyba zmienię harmonogram 😉 A jak wejdzie SLIM VAT to zaktualizuję wpis. Pozdrawiam serdecznie 🙂

      Odpowiedz

  2. „W powyższych przykładach przy nabyciu towaru nie przysługiwało nam prawo do odliczenia (ponieważ kupujemy je z zamiarem darowizny, a nie do działalności opodatkowanej), zatem ich nieodpłatne przekazanie w ogóle nie podlega VAT.”

    A czy zakup takiego telefonu czy zegarka dla pracownika nie wpływa przypadkiem na motywację pracownika do pracy a tym samym czy nie należy uznać, że taki zakup służy wykonywaniu czynności opodatkowanych?

    To analogiczne tłumaczenie, które zastosował Pan w artykule dotyczącym zakupu prezentu dla kontrahenta, co może go zmotywować do zakupu większej ilości naszych towarów/usług.

    Odpowiedz

    • W przypadku kontrahenta – taki prezent ma zachęcić go do dokonania u nas zakupów. U pracownika takiego zwiększenia sprzedaży nie będzie. Dlatego też nie widziałbym tutaj takiego związku z działalnością opodatkowaną.

      Odpowiedz

  3. Mam pytanie co w przypadku zwrotu kosztów za zakup miesięcznych biletów MPK dla pracowników ( dojazd z i do pracy)? Czy taką fakturę mogę wrzucić w koszty w kwocie brutto (bez odliczenia VAT naliczonego) i nie wykazywać nieodpłatnego przekazania (nie wystawiać faktury wewnętrznej na VAT należny)?

    Odpowiedz

    • Pani Marto, jeżeli pracownicy sami sobie kupują takie miesięczne bilety i my im tylko zwracamy za to koszty – to firma nie nabywa usługi (nabywcą jest pracownik). Moim zdaniem nie powinniśmy wówczas odliczać VAT ani nie ma obowiązku rozliczenia VAT należnego.

      Odpowiedz

  4. Panie Piotrze jeśli nie ma obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej przekazanych posiłków dla pracowników które nie są wymagane przepisami, to w jaki sposób mam wykazać VAT należny od tych posiłków?

    Odpowiedz

    • Pani Joanno, jeżeli konieczne jest wykazanie VAT należnego a nie mamy ani faktury ani paragonu, to w JPK wykazujemy ten VAT za pomocą dowodu wewnętrznego z oznaczeniem „WEW”.

      Odpowiedz

  5. Witam,
    bardzo ciekawy artykuł. Ciekawi mnie jakie jest Pana zdanie w temacie kwalifikacji do VAT sytuacji, kiedy to firma wynajmuje mieszkania od innego podmiotu, a następnie udostępnia je odpłatnie bądź nieodpłatnie pracownikom tymczasowym. Pracownicy Ci pochodzą z odległych regionów Polski jak również spoza Polski.
    Czy przekazanie mieszkań pracownikom stanowi nieodpłatne przekazanie i podlega opodatkowaniu VAT należny? Czy może korzysta ze zwolnienia z art.43 ust 1 pkt. 36 i wówczas firma nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego od nabycia udostępnianym następnie pracownikom lokali mieszkalnych?
    pozdrawiam
    M.Wójcicka

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.