Jak wystawić e-fakturę?

We wpisie przedstawiam jak wystawić e-fakturę.

Czym jest e-faktura?

W ustawie o VAT mamy trzy typy faktur:

• w postaci papierowej;
• elektroniczne oraz
• ustrukturyzowane.

I te ostatnie to są tzw. e-faktury.

Dane e-faktury są zapisane w pliku XML – generowanym według określonej schemy (Na tej stronie znajdziesz aktualnie wymaganą strukturę).

Przy czym z fakturą ustrukturyzowaną mamy do czynienia dopiero po jej wystawieniu przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Jak wystawić e-fakturę przy użyciu KSeF?

Plik XML możesz wygenerować i przesłać do KSeF na dwa sposoby, tj. przy użyciu:

• bezpłatnej aplikacji webowej MF albo
• komercyjnego programu do wystawiania faktur, który ma opcję komunikacji z KSeF za pomocą API.

Co wybrać – aplikację MF czy program komercyjny?

Pamiętaj, że aplikacja MF stanowi program do wystawiania faktur w KSeF.

Nie komunikuje się on jednak z Twoim systemem finansowo-księgowym.

Jeżeli masz wiele faktur zakupowych i sprzedażowych, to korzystanie z aplikacji webowej MF będzie bardzo nieefektywne. Musisz wtedy bowiem pobrać faktury z aplikacji i wgrać je do swojego systemu.

Lepiej w takich przypadkach korzystać z programów komercyjnych, które komunikują się z KSeF. Dają one m.in. możliwość:

• przygotowania faktury wg odpowiedniej schemy (tj. wygenerowania pliku XML);
• wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF;
• pobrania z KSeF faktur zakupowych.

Wszystkie dane mamy wówczas dostępne w naszym systemie finansowo-księgowym. Nie trzeba ich przenosić z aplikacji webowej MF.

Zakładam, że większość podatników będzie raczej korzystała z programów komercyjnych.

Jak wystawić e-fakturę przy użyciu aplikacji webowej MF?

Tutaj znajdziesz Aplikację MF do obsługi KSeF.

Jeżeli chcesz wystawić i wprowadzić do obrotu prawdziwą e-fakturę, to logujesz się do wersji produkcyjnej.

Możesz też testować wystawianie e-faktur. Służą do tego wersja przedprodukcyjna (Demo) oraz wersja testowa.

Do wersji demo logujesz się rzeczywistymi danymi uwierzytelniającymi, ale wystawione tam faktury nie wchodzą do obrotu.

Natomiast do wersji testowej logujesz się przy użyciu fikcyjnych danych. Wystawione tam faktury nie wchodzą do obrotu. Co jednak istotne, wprowadzone tam dane są widoczne dla innych osób logujących się do wersji testowej. Nie używaj więc w niej żadnych prawdziwych danych.

Jak zalogować się do aplikacji webowej obsługującej KSeF?

Jeżeli zamierzasz się logować do wersji produkcyjnej lub przedprodukcyjnej (demo), to musisz użyć swoich danych uwierzytelniających.

Jeżeli natomiast logujesz się do wersji testowej, to używasz danych fikcyjnych.

Sposób logowania dla obu przypadków opisuję niżej.

Jak zalogować się do wersji produkcyjnej lub przedprodukcyjnej (demo)?

Żeby zalogować się do wersji produkcyjnej lub wersji demo, musisz posiadać odpowiednie narzędzia uwierzytelniające.

Jeżeli logujesz się jako podatnik, to musisz uwierzytelnić się za pomocą:

• profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego – gdy jesteś osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, albo
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – gdy nie jesteś osobą fizyczną (np. spółka z o.o.).

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to „podpis” elektroniczny przypisany do określonego podmiotu (np. spółki), a nie konkretnych osób.

Co jeżeli nie posiadam narzędzi uwierzytelniających w KSeF – osoba fizyczna?

Jeżeli jako osoba fizyczna nie posiadasz ww. narzędzi uwierzytelniających, to niestety musisz któreś z nich uzyskać. Bez nich nie możesz korzystać z KSeF.

Tutaj znajdziesz informacje o zakładaniu profilu zaufanego: https://obywatel.gov.pl/zaloz-profil-zaufany. Założysz go bezpłatnie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to rozwiązanie płatne, oferowane przez różnych, komercyjnych dostawców.

Co jeśli nie posiadam narzędzi uwierzytelniających w KSeF – spółka lub inne podmioty niebędące osobami fizycznymi?

Ten punkt dotyczy podatników innych niż osoby fizyczne, a więc np.:

• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnych;
• innych osób prawnych (np. gminy, uczelnie, fundacje itp.);
• spółek cywilnych, partnerskich, jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych.

Jeżeli jesteś podatnikiem innym niż osoba fizyczna, to nie musisz koniecznie posiadać kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Możesz korzystać z KSeF bez pieczęci, ale to wymaga wskazania osoby upoważnionej do korzystania z KSeF.

Taką osobę zgłasza się na formularzu ZAW-FA.

Planuję jeszcze dodatkowy wpis o ZAW-FA. Natomiast istotne jest to, że:

• za jego pomocą można wskazać tylko jedną osobę upoważnioną do korzystania z KSeF w imieniu podatnika;
• osoba ta uzyskuje pełen zakres uprawnień do korzystania z KSeF w imieniu podatnika;
• przepisy nie określają kto może być w ten sposób wskazany jako uprawniony (można wybrać dowolną osobę, nawet spoza organizacji);
• formularz ZAW-FA składa się w formie papierowej i podpisują go osoby reprezentujące dany podmiot.

Jeżeli upoważnisz osobę do korzystania z KSeF, to ta osoba może zalogować się do wersji produkcyjnej lub demo w imieniu podatnika. Przy czym w takim przypadku uwierzytelnia się za pomocą swojego własnego profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jak zalogować się do wersji testowej?

Wchodzisz na następującą stronę: https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login.

A poniżej kroki przez które musisz przejść:

1. Wybierasz identyfikator „NIP firmy” i podajesz NIP o numerze: „9999999999”.
2. Następnie wybierasz sposób logowania certyfikatem kwalifikowanym.
3. Na wskazane pytanie „Czy certyfikat jest podpisem z numerem NIP lub PESEL?” odpowiadasz: „NIE”.
4. Kolejno – jako typ identyfikatora wybierasz pieczęć NIP oraz wpisujesz NIP o numerze: „9999999999”.
5. Na końcu klikasz przycisk „Uwierzytelnij do aplikacji testowej”.

Jak wystawić e-fakturę przy użyciu komercyjnego programu?

Jeżeli korzystasz z KSeF przy użyciu komercyjnego programu, to możemy tu rozważać dwa przypadki:

• współpracujesz z dostawcą oprogramowania – i dostosowuje on proces wystawiania faktury do Twojej działalności oraz wykorzystywanych przez Ciebie baz danych, albo
• kupujesz gotowe na rynku oprogramowanie do fakturowania lub aktualizację do już przez Ciebie posiadanego – wówczas nie masz aż tak dużego wpływu na działające w nim funkcje. Może to oznaczać konieczność dostosowania całego procesu w firmie do możliwości, które daje to oprogramowanie.

Niekiedy jednak gotowe na rynku rozwiązania mają możliwość dokonania przez użytkownika tylu dostosowań, że finalnie uzyskujesz oprogramowanie niemalże skrojone pod Twoje potrzeby.

Generalnie jednak wprowadzenie KSeF nie wpływa na sam proces wystawiania faktury. Zadaniem podatników jest przygotowanie XML według odpowiedniej schemy i przesłanie go do KSeF.

Proces wystawiania faktury realizowany w programie do fakturowania może być zatem taki sam jak dzisiaj. Z tym że program w tle wykona opisane wyżej czynności. Przy dobrym wdrożeniu osoba fakturująca może nawet nie zorientować się, że wystawia faktury ustrukturyzowane.

Czy używając program do obsługi KSeF muszę mieć narzędzia uwierzytelniające?

W przypadku użycia programu, korzystanie z KSeF również wymaga uwierzytelnienia.

W zależności od opcji uwzględnionych w programie, uwierzytelnienie może odbywać się za pomocą:

• narzędzi uwierzytelniających takich jak kwalifikowany podpis/pieczęć elektroniczna lub profil zaufany, albo
• wygenerowanego tokenu.

O tokenach też jeszcze będę pisał. Możesz je wygenerować jako podatnik. Przypisujesz wówczas do tokena określone uprawnienia w KSeF (np. do wystawiania i przeglądania e-faktur).

Możesz taki token zaszyć w oprogramowaniu. Wówczas program uwierzytelnia się w KSeF za pomocą tego tokena.

W jaki sposób nabywca uzyskuje dostęp do e-faktury?

Jeżeli nabywcą jest czynny podatnik VAT – to uzyskuje on dostęp do e-faktur tak jak sprzedający.

To znaczy, może on pobrać fakturę z KSeF:

• przy użyciu aplikacji webowej MF lub
• wykorzystując do tego własny program finansowo-księgowy (który komunikuje się z KSeF za pośrednictwem API).

Przy czym aby z oby tych sposobów skorzystać, to musi się wcześniej uwierzytelnić.

Jeżeli natomiast nabywcą jest podmiot inny niż czynny podatnik VAT, to najczęściej sprzedawca ma obowiązek przekazać mu wizualizację e-faktury poza KSeF (w postaci papierowej lub w PDF). Kwestię przekazywania takich wizualizacji opiszę na pewno jeszcze w kolejnym artykule.