Kiedy muszę wystawić fakturę VAT?

Faktura

Kiedy muszę wystawić fakturę VAT? Przeczytaj poniższy wpis, a wszystko będzie dla Ciebie jasne. 🙂

Wpis zgodny ze stanem prawnym obowiązującym na dzień 1 stycznia 2022 r.

Sprzedaż

Fakturę wystawia się dla udokumentowania sprzedaży.

Przez sprzedaż rozumiemy:

  • odpłatną dostawę towarów na terytorium kraju,
  • odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,
  • eksport towarów,
  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT).

Przy czym ww. czynności dokumentujesz obowiązkowo fakturą jeżeli Twoim kontrahentem jest:

  • polski podatnik VAT,
  • unijny podatnik VAT,
  • przedsiębiorca spoza UE (np. firma ukraińska),
  • osoba prawna, która nie prowadzi działalności gospodarczej (np. fundacja, stowarzyszenie) – niezależnie od państwa, w którym ma siedzibę.
Obowiazek wystawienia faktury

Podstawa prawna: art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Transakcje niepodlegające VAT w Polsce

W ramach swojej działalności możesz wykonywać również czynności, które nie podlegają VAT w Polsce. Za takie należy uznać przykładowo:

  • eksport usług,
  • dostawę z montażem w innym niż Polska państwie,
  • dostawę towaru, który w momencie dostawy znajduje się w innym niż Polska państwie.

Tego rodzaju czynności również musisz udokumentować fakturą jeżeli twoim kontrahentem jest któryś z podmiotów opisanych w punkcie wyżej (tj. inny przedsiębiorca albo osoba prawna).

W takim przypadku wystawiasz fakturę bez stawki i kwoty VAT.

Przy czym nie wystawiasz takiej faktury zgodnie z polskimi przepisami jeżeli zarejestrujesz się do VAT w innym państwie UE i rozliczasz VAT z tytułu danej sprzedaży w tym państwie (wtedy wystawiasz ją zgodnie z przepisami tam obowiązującymi).

Faktura VAT NP obowiazek wystawienia

Podstawa prawna: art. 106a pkt 2 oraz art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Zaliczki

Fakturę musisz wystawić również jeśli otrzymasz zaliczkę na poczet wyżej opisanych czynności. Przy czym są tutaj wyjątki. Nie wystawiasz faktury zaliczkowej w przypadku:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz
  • czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

W art. 19a ust. 5 pkt 4 wymieniona jest m.in. dostawa i dystrybucja mediów oraz usługi:

  • najmu, leasingu, dzierżawy,
  • dostarczania wody, odprowadzania ścieków itp.,
  • telekomunikacyjne,
  • stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • ochrony osób i mienia.

Od 1 lipca 2021 r. wprowadzono jeszcze jedno wyłączenie – dla transakcji nabycia i dostawy towarów, w przypadku których za podatnika uznaje się interfejs elektroniczny.

W przypadku pozostałych czynności, otrzymanie zaliczki obliguje Cię do wystawienia faktury.

Podstawa prawna: art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Sprzedaż na rzecz konsumentów i zwolniona z VAT – brak obowiązku wystawienia faktury

Nie masz obowiązku wystawienia faktury, nawet jeśli Twoim kontrahentem jest inny przedsiębiorca, w przypadku gdy Twoja sprzedaż podlega zwolnieniu z VAT.

Nie musisz też wystawiać faktury jeżeli Twoim klientem jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej (konsument).

W takim przypadku możesz, ale nie musisz wystawiać faktury.

Fakturę na poczet ww. czynności musisz jednak wystawić jeżeli nabywca wystąpi z żądaniem jej wystawienia.

Może on wystąpić z takim żądaniem w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż albo wpłata zaliczki.

Mamy tutaj też wyjątki. Nie musisz wystawiać faktury na żądanie jeżeli nabywca zażąda wystawienia faktury:

  • zaliczkowej dla WDT;
  • dla udokumentowania czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT;
  • dla udokumentowania transakcji rozliczanych w ramach procedury OSS lub importowego OSS;
  • zaliczkowej dla transakcji nabycia i dostawy towarów, w przypadku których za podatnika uznaje się interfejs elektroniczny.
Faktura ZW obowiazek wystawienia
zadanie osoby fizycznej

Podstawa prawna: art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

Przykłady

Sprzedaż i zaliczki

Wystawienie faktury będzie konieczne w następujących przypadkach, gdy polski podatnik:

  1. wykona usługę transportową na rzecz swojego kontrahenta z Bydgoszczy (usługa na rzecz polskiego podatnika VAT);
  2. będzie wynajmował powierzchnię biurową na rzecz swojego polskiego kontrahenta (usługa na rzecz polskiego podatnika VAT);
  3. dokona sprzedaży urządzenia do cięcia kamienia na rzecz kontrahenta z Niemiec – w ramach WDT (sprzedaż na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej);
  4. dokona sprzedaży owoców na rzecz kontrahenta z Ukrainy – w ramach eksportu towarów (sprzedaż na rzecz podatnika podatku o podobnym do VAT charakterze).

Jeżeli polski podatnik otrzyma zaliczkę na poczet ww. czynności, to fakturę zaliczkową musi wystawić wyłącznie dla przypadków 1 i 4. Dla WDT i wynajmu (pkt 2 i 3) nie wystawia się bowiem faktur zaliczkowych.

Transakcje poza terytorium Polski i zaliczki

Wystawienie faktury będzie konieczne w następujących przypadkach, gdy polski podatnik:

  1. wykona usługę doradczą na rzecz kontrahenta z siedzibą w USA (eksport usług);
  2. dokona dostawy na rzecz kontrahenta z Ukrainy linii do produkcji makaronu, którą zamontują jego pracownicy na terytorium Ukrainy (dostawa z montażem podlegająca VAT na Ukrainie).

Jeżeli na poczet ww. czynności podatnik otrzyma zaliczkę, to zobowiązany jest wystawić dla jej udokumentowania fakturę zaliczkową.

Sprzedaż na rzecz konsumenta i zwolniona z VAT

Nie musisz wystawiać faktury jeżeli:

  1. wykonasz usługę fryzjerską na rzecz konsumenta (usługa podlega 8% VAT, lecz jest świadczona dla konsumenta);
  2. wykonasz usługę opieki medycznej (medycyna pracy) przeznaczoną dla pracowników jednej z firm (zwolnienie z VAT, zatem nie ma obowiązku wystawienia faktury);
  3. świadczysz usługi krawieckie, lecz korzystasz ze zwolnienia ze względu na obrót (j.w.).

Fakturę musisz jednak wystawić jeżeli ww. nabywcy usług wystąpią w odpowiednim terminie z żądaniem jej wystawienia.

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Komentarze (7) Napisz komentarz

  1. Witam, bardzo dziekuję. Czekam na dalsze części szkolenia. Rozumiem, ze sprzedaz nieruchomości to rownież brak obowiązku wystawiania faktury VAT dla osoby fizycznej nieprowadzącej dzialalności gospodarczej. Jedynym dokumentem jest akt notarialny i sprzedaz albo z VAT, albo zwolniona i wtedy z obowiązkiem PCC dla nabywcy.

    Odpowiedz

  2. Witam serdecznie,na wstępie ukłon i podziękowanie za ten blog, bo naprawdę w sposób przystępny objaśnia zawiłości podatku VAT i pomaga odnaleźć się w tych wszystkich zmianach.
    Mam jeszcze pytanie odnośnie importu usług a dokładnie reklamy na Facebooku. Zgodnie z obowiązującymi przepisami do importu usług stosujemy przepisy dot. sprzedaży krajowej. Tu jest wszystko jasne, ale jak potraktować zdarzenie, kiedy firma zasiliła swoje konto reklamowe na Facebooku w grudniu/2021 , ale dopiero w styczniu/2022 rozpoczęto kampanie reklamową i to w styczniu wykorzystano wszystkie środki przekazane w grudniu/2021, a co za tym idzie dopiero w styczniu firma otrzymała faktury za reklamę na FB.
    I tu rodzi się pytanie, kiedy powstał obowiązek podatkowy, w styczniu/2022, kiedy de facto była kampania reklamowa, czy może wpłatę z grudnia firma powinna potraktować jako zaliczkę – w takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje w grudniu/2021!

    Odpowiedz

    • Moim zdaniem płatność na konto reklamowe nie stanowi jeszcze zaliczki – jeżeli możemy swobodnie te środki np. sobie wypłacić. Nie jest to też płatność powiązana jeszcze z określonym świadczeniem. Nie wiemy bowiem kiedy reklama będzie zrealizowana i w jakim zakresie.

      Odpowiedz

  3. Mam pytanie. Mąż ma firmę która zajmuje się wykonywaniem posadzek z mikrocementu / żywicy czy ma obowiązek wystawić fakturę na wykonana usługę? Czy tylko jest taki obowiązek w momencie kiedy klienet ja zażąda? Klientów ma prywatnych którzy wykonują usługę w domu oraz również zdarzają się klienci którzy wykonują usługę w swojej firmie

    Odpowiedz

    • Jeżeli mąż korzysta np. ze zwolnienia ze względu na obrót, to tak jak wskazuję w artykule, nie ma obowiązku wystawiania faktury – chyba, że klient jej zażąda.

      Odpowiedz

  4. Dzień dobry,
    cieszę się, że mogę korzystać z Pana wiedzy w wyjaśnianiu zawiłości księgowych.
    Mam pytanie do dzisiejszego wpisu:
    co w sytuacji, gdy w umowie najmu wyraźnie jest napisane, że za przyszłą usługę najmu obiektu, zapłata ma nastąpić np. w trzech ratach (transzach) w określonym terminie?
    Jak wtedy wygląda wystawienie faktur zaliczkowych i obowiązek podatkowy?
    Pozdrawiam

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.