Kiedy muszę wystawić fakturę VAT?

Kiedy muszę wystawić fakturę VAT? Przeczytaj poniższy wpis, a wszystko będzie dla Ciebie jasne. 🙂

Sprzedaż

Fakturę wystawia się dla udokumentowania sprzedaży.

Przez sprzedaż rozumiemy:

• odpłatną dostawę towarów na terytorium kraju,
• odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,
• eksport towarów,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT).

Przy czym ww. czynności dokumentujesz obowiązkowo fakturą jeżeli Twoim kontrahentem jest:

• polski podatnik VAT,
• unijny podatnik VAT,
• przedsiębiorca spoza UE (np. firma ukraińska),
• osoba prawna, która nie prowadzi działalności gospodarczej (np. fundacja, stowarzyszenie) – niezależnie od państwa, w którym ma siedzibę.

Podstawa prawna: art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Transakcje niepodlegające VAT w Polsce

W ramach swojej działalności możesz wykonywać również czynności, które nie podlegają VAT w Polsce. Za takie należy uznać przykładowo:

• eksport usług,
• dostawę z montażem w innym niż Polska państwie,
• dostawę towaru, który w momencie dostawy znajduje się w innym niż Polska państwie.

Tego rodzaju czynności również musisz udokumentować fakturą jeżeli twoim kontrahentem jest któryś z podmiotów opisanych w punkcie wyżej (tj. inny przedsiębiorca albo osoba prawna).

W takim przypadku wystawiasz fakturę bez stawki i kwoty VAT.

Przy czym nie wystawiasz takiej faktury zgodnie z polskimi przepisami jeżeli zarejestrujesz się do VAT w innym państwie UE i rozliczasz VAT z tytułu danej sprzedaży w tym państwie (wtedy wystawiasz ją zgodnie z przepisami tam obowiązującymi).

Podstawa prawna: art. 106a pkt 2 oraz art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Zaliczki

Fakturę musisz wystawić również jeśli otrzymasz zaliczkę na poczet wyżej opisanych czynności. Przy czym są tutaj wyjątki. Nie wystawiasz faktury zaliczkowej w przypadku:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz
• czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

W art. 19a ust. 5 pkt 4 wymieniona jest m.in. dostawa i dystrybucja mediów oraz usługi:

• najmu, leasingu, dzierżawy,
• dostarczania wody, odprowadzania ścieków itp.,
• telekomunikacyjne,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• ochrony osób i mienia.

Od 1 lipca 2021 r. wprowadzono jeszcze jedno wyłączenie – dla transakcji nabycia i dostawy towarów, w przypadku których za podatnika uznaje się interfejs elektroniczny.

W przypadku pozostałych czynności, otrzymanie zaliczki obliguje Cię do wystawienia faktury.

Podstawa prawna: art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Sprzedaż na rzecz konsumentów i zwolniona z VAT – brak obowiązku wystawienia faktury

Nie masz obowiązku wystawienia faktury, nawet jeśli Twoim kontrahentem jest inny przedsiębiorca, w przypadku gdy Twoja sprzedaż podlega zwolnieniu z VAT.

Nie musisz też wystawiać faktury jeżeli Twoim klientem jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej (konsument).

W takim przypadku możesz, ale nie musisz wystawiać faktury.

Fakturę na poczet ww. czynności musisz jednak wystawić jeżeli nabywca wystąpi z żądaniem jej wystawienia.

Może on wystąpić z takim żądaniem w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż albo wpłata zaliczki.

Mamy tutaj też wyjątki. Nie musisz wystawiać faktury na żądanie jeżeli nabywca zażąda wystawienia faktury:

• zaliczkowej dla WDT;
• dla udokumentowania czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT;
• dla udokumentowania transakcji rozliczanych w ramach procedury OSS lub importowego OSS;
• zaliczkowej dla transakcji nabycia i dostawy towarów, w przypadku których za podatnika uznaje się interfejs elektroniczny.

Podstawa prawna: art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

Przykłady

Sprzedaż i zaliczki

Wystawienie faktury będzie konieczne w następujących przypadkach, gdy polski podatnik:

1. wykona usługę transportową na rzecz swojego kontrahenta z Bydgoszczy (usługa na rzecz polskiego podatnika VAT);
2. będzie wynajmował powierzchnię biurową na rzecz swojego polskiego kontrahenta (usługa na rzecz polskiego podatnika VAT);
3. dokona sprzedaży urządzenia do cięcia kamienia na rzecz kontrahenta z Niemiec – w ramach WDT (sprzedaż na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej);
4. dokona sprzedaży owoców na rzecz kontrahenta z Ukrainy – w ramach eksportu towarów (sprzedaż na rzecz podatnika podatku o podobnym do VAT charakterze).

Jeżeli polski podatnik otrzyma zaliczkę na poczet ww. czynności, to fakturę zaliczkową musi wystawić wyłącznie dla przypadków 1 i 4. Dla WDT i wynajmu (pkt 2 i 3) nie wystawia się bowiem faktur zaliczkowych.

Transakcje poza terytorium Polski i zaliczki

Wystawienie faktury będzie konieczne w następujących przypadkach, gdy polski podatnik:

1. wykona usługę doradczą na rzecz kontrahenta z siedzibą w USA (eksport usług);
2. dokona dostawy na rzecz kontrahenta z Ukrainy linii do produkcji makaronu, którą zamontują jego pracownicy na terytorium Ukrainy (dostawa z montażem podlegająca VAT na Ukrainie).

Jeżeli na poczet ww. czynności podatnik otrzyma zaliczkę, to zobowiązany jest wystawić dla jej udokumentowania fakturę zaliczkową.

Sprzedaż na rzecz konsumenta i zwolniona z VAT

Nie musisz wystawiać faktury jeżeli:

1. wykonasz usługę fryzjerską na rzecz konsumenta (usługa podlega 8% VAT, lecz jest świadczona dla konsumenta);
2. wykonasz usługę opieki medycznej (medycyna pracy) przeznaczoną dla pracowników jednej z firm (zwolnienie z VAT, zatem nie ma obowiązku wystawienia faktury);
3. świadczysz usługi krawieckie, lecz korzystasz ze zwolnienia ze względu na obrót (j.w.).

Fakturę musisz jednak wystawić jeżeli ww. nabywcy usług wystąpią w odpowiednim terminie z żądaniem jej wystawienia.