KSeF i e-faktury od 1 lipca 2024 r.

Zakończyły się prace legislacyjne na ustawą wprowadzającą obowiązek stosowania e-faktur.

We wpisie przedstawiam regulacje dotyczące KSeF, które będą obowiązywały od dnia 1 lipca 2024 r.

Gdzie znajdę ustawę zmieniającą?

Zmiany wprowadziła ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Dalej nazywam ją ustawą zmieniającą.

Na tej stronie możesz prześledzić przebieg prac legislacyjnych.

Pozostałe akty prawne dotyczące KSeF

Przepisy dotyczące KSeF znajdziesz w ustawie o VAT i ustawa zmieniająca w większości wprowadza zmiany właśnie do tej ustawy.

Innym istotnym aktem prawnym jest rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dalej będę je nazywał rozporządzeniem.

Ono też zostało nieco zmodyfikowane od 1 września 2023 r. (przepisami rozporządzenia zmieniającego).

Natomiast kolejne zmiany w tym rozporządzeniu zostaną wprowadzone prawdopodobnie przed 1 lipca 2024 r. Bowiem pewne kwestie wciąż wymagają uregulowania (np. nadawanie kodów QR).

Od kiedy przepisy wchodzą w życie?

Większość przepisów wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2024 r.

Tam gdzie termin wejścia w życie jest inny, wskazuję to w treści wpisu.

Funkcjonowanie KSeF w latach 2022-2023

Pamiętaj, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r.

Od tego momentu możemy wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Przy czym jest to system fakultatywny.

Sprzedający decyduje czy chce wystawić e-fakturę.

Jednocześnie nabywca może nie zgodzić się na przekazywanie mu faktur za pomocą KSeF.

Jeżeli interesuje Cię jakie są prawne uregulowania systemu fakultatywnego obowiązującego w latach 2022-2023, to o wszystkim przeczytasz w artykule Faktura ustrukturyzowana.

W tym wpisie analizuję wyłącznie przepisy, które zostały wprowadzone ustawą zmieniającą, a więc zasadniczo obowiązujące od 1 lipca 2024 r.

Czym jest e-faktura?

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Jest ona wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego (art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT).

Wzór e-faktury jest udostępniany przez Ministra Finansów na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT).

Dnia 29 czerwca 2023 r. MF opublikowało zaktualizowaną wersję wzoru struktury FA(2) (tj. schemy faktury ustrukturyzowanej).

Wzór jest dostępny w CRWDE pod numerem wzoru 2023/06/29/12648.

Dnia 1 września 2023 r. MF udostępniło środowisko produkcyjne dla schemy w wersji 2.0. i tylko przy użyciu tej schemy możemy obecnie wystawiać e-faktury.

Kogo dotyczy obowiązek wystawiania e-faktur?

Od 1 lipca 2024 r. podatnicy muszą wystawiać faktury ustrukturyzowane (dodany art. 106ga ustawy o VAT).

Przy czym uwzględniono tutaj wyłączenia (w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT). Jeżeli znajdują zastosowanie, to podatnicy wystawiają faktury elektroniczne lub w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT).

Wyłączenie dla podatników zagranicznych

Z KSeF nie muszą korzystać podatnicy nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Przy czym może być tak, że podatnik zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Jest to miejsce znajdujące się w państwie innym niż siedziba podatnika, charakteryzujące się stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu prowadzenie w tym państwie działalności gospodarczej.

Jeżeli to stałe miejsce położone jest w Polsce i uczestniczy w czynności dokumentowanej fakturą – to podmiot zagraniczny musi wystawić e-fakturę (oczywiście jeżeli czynność podlega pod obowiązek udokumentowania fakturą).

Jeżeli podmiot zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, ale nie uczestniczy ono w fakturowanej czynności, to nie wystawia on faktur w KSeF (art. 106ga ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).

Co istotne, we wskazanych wyżej przypadkach, podatnik zagraniczny może dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT).

Brak wyłączeń dla sytuacji, gdy nabywcą jest podatnik zagraniczny

W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że powyższe wyłączenia znajdują zastosowanie, jeżeli sprzedający jest podmiotem zagranicznym.

Nie stosujesz ich jednak, jeżeli jesteś polskim podatnikiem wykonującym czynności dla podatników zagranicznych. W takich sytuacjach masz obowiązek wystawienia faktury w KSeF.

Ewentualnie tylko udostępniasz ją w formie elektronicznej lub papierowo (tj. przekazujesz nabywcy wizualizację). Opisuję to w tej części wpisu.

Wyłączenie dla sprzedaży konsumenckiej

Faktur ustrukturyzowanych nie wystawia się w przypadku, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT).

Wyłączenie w przypadku korzystania z procedur szczególnych

Obowiązek wystawiania e-faktur nie dotyczy również podatników korzystających z następujących procedur szczególnych (art. 106ga ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT):

• nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
• w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
• dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Dodatkowe wyłączenia mogą być wprowadzone w przepisach wykonawczych

Przewidziano ponadto, że Minister Finansów będzie mógł w drodze rozporządzenia wprowadzić dodatkowe wyłączenia z obowiązku wystawiania e-faktur (art. 106gb ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 106s ustawy o VAT).

Zgodnie z projektem rozporządzenia (znajdziesz go tutaj), wyłączenie takie ma być przewidziane dla faktur dokumentujących:

• przejazd autostradą;
• usługi przewozowe, wystawiane w formie biletów jednorazowych;
• usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego wystawianych przez Centralne Biuro Opłat Trasowych.

Okres przejściowy w niektórych przypadkach

Okres przejściowy dla podatników zwolnionych z VAT

Generalnie od 1 lipca 2024 r. wszyscy podatnicy z siedzibą w Polsce będą musieli wystawiać faktury w KSeF.

Przy czym w art. 145l ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT przewidziano okres przejściowy dla podatników:

• u których sprzedaż jest zwolniona ze względu na obrót;
• którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku (tj. korzystających ze zwolnień przedmiotowych).

Do końca 2024 r. w takich przypadkach możliwe jest wystawianie faktur elektronicznych lub w postaci papierowej.

Nie oznacza to, że od 1 stycznia 2025 r. podatnicy zwolnieni muszą wystawiać faktury.

Dalej obowiązuje art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, na mocy którego w przypadku sprzedaży zwolnionej nie trzeba wystawiać faktur.

Jeżeli jednak podatnik zwolniony dobrowolnie zdecyduje się na wystawienie faktury albo jej wystawienia zażąda kupujący (na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT) – to konieczne będzie jej wystawienie w formie faktury ustrukturyzowanej.

Wskazany wyżej okres przejściowy dotyczy również tzw. działalności nierejestrowanej (jeżeli znajduje do niej zastosowanie zwolnienie z VAT).

Okres przejściowy dla wystawiania faktur uproszczonych

Na podstawie art. 145l ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, w okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. poza KSeF można wystawiać faktury uproszczone.

Dotyczy to również paragonów z NIP nabywcy (jeżeli stanowią fakturę uproszczoną).

Natomiast od 1 stycznia 2025 r.:

• faktury uproszczone będą mogły być wystawiane wyłącznie w KSeF;
• paragony z NIP nabywcy nie będą stanowiły faktury uproszczonej.

Okres przejściowy dla faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących

Na mocy art. 145l ust. 2 ustawy o VAT, w okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. faktury mogą być wystawiane poza KSeF, jeżeli są wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W przypadku gdy obrót dotyczący takiej faktury jest ujęty w raporcie dobowym, to fakturę taką ujmuje się JPK w miesiącu wystawienia faktury (co wynika z art. 145m ustawy o VAT). Należy ją wówczas oznaczyć kodem „FP” – nie zwiększa ona wartości sprzedaży i podatku w danym okresie.

Od 1 stycznia 2025 r. nie będzie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących.

Wystawianie e-faktur

Data wystawienia i otrzymania e-faktury

Na mocy art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznajemy za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Natomiast e-fakturę uznaje się za otrzymaną, w dniu przydzielenia jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).

Udostępnianie e-faktur podmiotom zagranicznym

Zasadą jest, że nabywca uzyskuje dostęp do e-faktury za pośrednictwem KSeF.

W niektórych jednak przypadkach, fakturę należy udostępnić w sposób uzgodniony z nabywcą.

Będzie tak w przypadku, gdy:

• transakcja nie podlega VAT w Polsce;
• nabywcą jest podmiot zagraniczny (tj. nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce);
• kupującym jest podmiot zagraniczny posiadający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, ale nie uczestniczy ono w nabyciu towaru/usługi, której dotyczy faktura.

Powyższe wynika z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.

We wskazanych wyżej przypadkach, nabywca z reguły nie ma dostępu do KSeF. Dlatego musi mieć możliwość uzyskania faktury bez korzystania z tego systemu.

W praktyce dokonujesz wówczas wizualizacji faktury do formatu PDF lub do wersji papierowej. Musisz też oznaczyć ją specjalnym kodem QR (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT).

Za datę otrzymania takiej faktury przez nabywcę uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę (art. 106na ust. 4 ustawy o VAT).

Oczywiście może się zdarzyć, że naszym kontrahentem będzie podmiot zagraniczny korzystający z KSeF. Wówczas możemy z nim uzgodnić udostępnienie e-faktury za pośrednictwem KSeF.

Wizualizacja e-faktur

Faktury wykorzystujemy nie tylko w obrocie między sprzedającym i kupującym.

Może zaistnieć potrzeba jej przedstawienia np. w kontaktach z organami państwa (przed sądami, urzędami itp.).

Dopuszczalne jest używanie e-faktur poza KSeF – w formie zwizualizowanej w postaci elektronicznej lub papierowej.

W takim przypadku faktura również powinna zostać oznaczona specjalnym kodem QR (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT).

Udostępnienie e-faktury podatnikom zwolnionym

W okresie przejściowym, tj. od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. naszymi nabywcami mogą być podatnicy zwolnieni, niekorzystający z KSeF.

Również po tej dacie, jeżeli taki nabywca nie wystawia faktur, to nie musi korzystać z KSeF.

Wobec tego dodano art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT, który określa sposób udostępnienia e-faktury nabywcom, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT.

Takie udostępnienie odbywa się poprzez:

• podanie kodu QR wraz z danymi umożliwiającymi zidentyfikowanie tej faktury albo
• w przypadku posługiwania się fakturą poza KSeF (np. w formie wizualizacji) – poprzez oznaczenie jej kodem QR.

Przy czym nabywca może zwolnić podatnika z tego obowiązku.

A zatem można umówić się z nabywcą niebędącym czynnym podatnikiem, że będzie otrzymywał faktury za pośrednictwem KSeF (wówczas nie przekazujemy mu wizualizacji faktury).

Oznaczanie e-faktur kodem QR

Na podstawie art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, wymóg oznaczenia e-faktury kodem QR pojawia się w sytuacji, gdy:

• udostępniamy ją nabywcy poza KSeF (na podstawie art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT);
• posługujemy się fakturą poza KSeF.

Kod ten umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na fakturze (piszę tym niżej – dostęp do e-faktury bez uwierzytelnienia).

Sposób oznaczania tych faktur określało będzie rozporządzenie. Przy czym w tym zakresie póki co dysponujemy jedynie projektem.

Wynika z niego, że kod ten zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania;
• numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;
• wyróżnik obliczony zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego, o której mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia, na podstawie skrótu kryptograficznego faktury o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2.

Nie wiemy na razie jaki będzie sposób wyliczania skrótu faktury dla potrzeb kodu QR i generowania samego kodu QR. Nie wiemy też jaki zakres danych będzie ujawniany po zeskanowaniu kodu.

Faktury wystawiane w PEF

Faktury wystawione przy wykorzystaniu Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), po ich przesłaniu do KSeF oraz po przydzieleniu im numeru KSeF, będą uznawane za fakturę ustrukturyzowaną (art. 106gb ust. 7 ustawy o VAT).

Chodzi o faktury wystawiane na podstawie przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.

Zniszczenie lub zaginięcie faktury udostępnionej poza KSeF

Może się zdarzyć, że udostępniona poza KSeF faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu.

Wówczas na wniosek nabywcy podatnik ponownie udostępnia mu tę fakturę (art. 106l ust. 1 ustawy o VAT).

Duplikat faktury ustrukturyzowanej

Duplikaty faktur od 1 lipca 2024 r. dalej będą funkcjonowały. Przy czym będą one dotyczyły wyłącznie faktur w postaci papierowej lub elektronicznych (art. 106l ust. 5 ustawy o VAT).

Zgodnie ze stanowiskiem MF, faktura w KSeF nie może ulec zniszczeniu ani nie może zaginąć. Wobec czego nie ma potrzeby stosowania duplikatów w odniesieniu do e-faktur.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Podmioty mające dostęp do KSeF

Z art. 106nb ustawy o VAT wynika, że z KSeF może korzystać:

• podatnik lub podmioty przez niego wskazane;
• komornik lub organy egzekucyjne (w zakresie faktur wystawianych w imieniu i na rzecz dłużników) oraz wskazane przez nich osoby fizyczne;
• osoby fizyczne wskazane na formularzu ZAW-FA;
• inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF (np. podmiot uprawniony przez osobę fizyczną wskazaną w formularzu ZAW-FA).

Podmioty te mają dostęp do KSeF z mocy prawa albo na podstawie nadanych im uprawnień.

Przy czym korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia.

Narzędzia uwierzytelniające

Na podstawie §5 ust. 1 rozporządzenia, w KSeF możemy się uwierzytelnić:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo
• podpisem zaufanym albo
• tzw. tokenem.

A zatem aby dany podmiot/osoba mogła faktycznie korzystać z KSeF, to musi uwierzytelnić się za pomocą jednego z ww. narzędzi.

Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF

W ramach KSeF możemy mieć uprawnienie do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawiania lub dostępu do e-faktur;
• wystawiania e-faktur przez podmiot trzeci (np. w ramach samofakturowania).

Powyższe wynika z §2 ust. 1 rozporządzenia.

Pełen zakres uprawnień ma np. podatnik.

Może on następnie nadawać dalsze uprawnienia. Jeżeli tego chce, może ograniczyć zakres uprawnień do tylko niektórych z wyżej wymienionych.

Nadawanie uprawnień (elektronicznie)

Nadawanie uprawnień odbywa się elektronicznie. Można do tego wykorzystać:

• własny program księgowy, który komunikując się z KSeF nada odpowiednie uprawnienia;
• aplikację webową Ministerstwa Finansów.

Aby nadać uprawnienia w powyższy sposób konieczne jest wcześniejsze uwierzytelnienie się podmiotu, który zamierza nadać te uprawnienia.

Nadawanie uprawnień za pomocą formularza ZAW-FA

Alternatywnym sposobem nadawania uprawnień jest złożenie formularza ZAW-FA.

Przy czym mogą go w tym celu złożyć jedynie podmioty

• niebędące osobami fizycznymi,
• nieposiadające możliwości uwierzytelnienia za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

W ten sposób można uprawnić tylko jedną osobę.

Ta osoba uprawniona może później nadawać kolejne uprawnienia, ale już elektronicznie (w sposób, który opisałem w punkcie wyżej).

Czyli osób uprawnionych może być dużo więcej.

Niemniej za pomocą formularza ZAW-FA zgłosimy skutecznie tylko jedną osobę. Jeżeli złożymy kolejny formularz z danymi innej osoby, to ta nowa osoba zastąpi poprzednio wskazaną osobę.

Dostęp do e-faktur bez uwierzytelnienia

Na mocy art. 106gb ust. 3 ustawy o VAT, możliwe jest uzyskanie dostępu do faktury w KSeF bez konieczności uwierzytelnienia.

Dostęp ten uzyskuje się przy użyciu kodu QR umieszczonego na fakturze oraz po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie faktury.

Dane identyfikujące, które należy podać zostaną wskazane w rozporządzeniu wykonawczym.

Obecnie dysponujemy jedynie projektem, z którego wynika, że konieczne ma być podanie:

• numeru faktury nadanego przez podatnika;
• NIP nabywcy (ewentualnie innego numeru identyfikującego lub informację o braku identyfikatora).

W ten sposób mamy możliwość uzyskania dostępu do pojedynczych faktur:

• ustrukturyzowanych;
• wystawionych w trakcie awarii/niedostępności faktur elektronicznych, które zostały później przesłane do KSeF;
• VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA (jeżeli zostały wystawione przy użyciu KSeF).

Awaria i niedostępność KSeF oraz brak możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika (tzw. tryb offline)

Awaria KSeF

W przepisach o KSeF przewidziano awaryjny tryb wystawiania faktur.

Dotyczy on sytuacji, gdy KSeF uległ awarii i nie dało się tego wcześniej przewidzieć.

Wówczas MF zamieszcza w BIP komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF (art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT).

Podatnik w takim przypadku może wystawić fakturę poza KSeF. Przy czym wystawia ją w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem e-faktury (art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT).

Udostępnia on fakturę w sposób uzgodniony z nabywcą (art. 106nf ust. 2 ustawy o VAT).

Jeżeli faktura jest udostępniana poza KSeF, to podatnik ma obowiązek oznaczyć ją specjalnym kodem QR (art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT).

A więc w praktyce wygląda to tak, że generujemy plik XML zgodny ze schemą e-faktury. Następnie np. wizualizujemy tę fakturę do pliku PDF, umieszczamy na tej wizualizacji kod QR. I możemy np. mejlowo przekazać fakturę kontrahentowi.

W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, podatnik przesyła plik XML z fakturą do KSeF i jest jej przydzielany numer KSeF (art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT).

Gdyby w trakcie tych 7 dni został opublikowany kolejny komunikat o awarii, to termin 7 dni na przesłanie faktury do KSeF liczy się od dnia ustania tej kolejnej awarii (art. 106nf ust. 5 ustawy o VAT).

Awaria bis/hiperawaria 🙂

W ramach przepisów o awarii przewidziano odrębny tryb.

W sytuacji gdy Minister Finansów nie ma możliwości opublikowania komunikatów o awarii w BIP. Wówczas informację o awarii zamieszcza w środkach społecznego przekazu (art. 106ne ust. 3 ustawy o VAT).

W takiej sytuacji podatnik nie ma obowiązku przesyłania wystawionych faktur do KSeF.

Wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne. Faktura elektroniczna nie musi być wówczas wystawiona wg schemy e-faktury (art. 106ng ustawy o VAT).

Faktura wystawiona w trakcie awarii

W trakcie trwania awarii nie masz możliwości przesłania faktury do KSeF.

Wobec tego na mocy art. 106nf ust. 9 ustawy o VAT, za datę wystawienia faktury rozumie się datę wskazaną przez podatnika na fakturze – a więc jest to zasadniczo data wygenerowania pliku XML z fakturą.

Za datę otrzymania uznajemy datę faktycznego jej otrzymania przez nabywcę (art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT).

Przy czym gdyby zdarzyło się, że faktura po ustaniu awarii została przesłana do KSeF, zanim nabywca otrzymał ją poza KSeF, to za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Chociaż to zastrzeżenie nie znajduje zastosowania w sytuacji, gdy z podmiotem zagranicznym uzgodniliśmy, że będzie otrzymywał fakturę poza KSeF.

Oznaczanie kodem QR faktur wystawionych w trakcie awarii

W trakcie trwania awarii wystawiasz fakturę poza KSeF.

Jeżeli uzgodnisz z nabywcą jej udostępnienie poza KSeF, to musisz ją oznaczyć specjalnym kodem QR.

Kod ten umożliwia nabywcy m.in. weryfikację danych zawartych w fakturze (art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT).

Co istotne, jest to inny kod niż ten, którym oznaczamy faktury ustrukturyzowane (a więc te wystawione w KSeF poza trybem awarii).

Sposób oznaczania faktur zostanie określony w przepisach rozporządzenia. Póki co dysponujemy jedynie projektem tych uregulowań.

Wynika z nich, że kod ten zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania;
• NIP wystawcy faktury;
• identyfikator certyfikatu wystawcy faktury;
• wyróżnik obliczony zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego, o której mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia, na podstawie skrótu kryptograficznego faktury o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2;
• podpisany certyfikatem wystawcy faktury wyróżnik, o którym mowa w punkcie wyżej.

Identyfikator certyfikatu wystawcy ma być generowany przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika. A zatem przed rozpoczęciem wystawiania faktur w trybie awarii, należy wcześniej uwierzytelnić się w KSeF w celu wygenerowania tego identyfikatora.

Wystawianie korekt w trakcie awarii

Jeżeli chcesz skorygować fakturę wystawioną w trakcie trwania awarii, to musisz ją najpierw przesłać do KSeF.

Jej korekta jest bowiem możliwa dopiero po przydzieleniu tej fakturze numeru KSeF (art. 106nf ust. 11 ustawy o VAT).

Możesz natomiast wystawiać faktury korygujące w trakcie trwania awarii, jeżeli dotyczą one e-faktur wystawionych przed awarią (art. 106nf ust. 12 ustawy o VAT).

Zaginięcie lub zniszczenie faktury wystawionej w trakcie trwania awarii

Ponieważ w trakcie trwania awarii wystawiamy fakturę poza KSeF, to przed jej udostępnieniem nabywcy może ona ulec zaginięciu lub zniszczeniu.

W takim przypadku na wniosek nabywcy podatnik ponownie udostępnia mu fakturę wraz z jej oznaczeniem kodem QR (art. 106nf ust. 13 pkt 1 oraz ust. 14 ustawy o VAT).

Przy czym jeżeli wcześniej podatnik prześle fakturę do KSeF, a nabywca korzysta z KSeF, to uzyska on dostęp do tej faktury za pośrednictwem KSeF.

Niedostępność KSeF

KSeF, jako system teleinformatyczny, wymaga wykonywania pewnych prac serwisowych. Są one realizowane w okresie zadeklarowanej prze MF niedostępności KSeF.

Minister Finansów umieszcza w BIP komunikaty dotyczące okresu trwania niedostępności KSeF (art. 106ne ust. 4 ustawy o VAT).

W tym czasie nie ma możliwości wystawienia e-faktury.

Przewidziano zatem procedurę wystawiania faktur analogiczną jak przy awarii KSeF.

W takim przypadku należy wystawić fakturę w postaci elektronicznej, wg wzoru e-faktury (art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT). I można nabywcy udostępnić jej wizualizację (wraz z kodem QR).

Konieczne jest również przesłanie jej do KSeF w celu przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Trzeba to zrobić nie później niż następnego dnia roboczego po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF (art. 106nh ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Brak możliwości wystawienia e-faktury z przyczyn leżących po stronie podatnika

Analogiczną procedurę wystawiania faktur poza KSeF przewidziano dla sytuacji, gdy podatnik nie ma możliwości jej wystawienia z innych powodów niż niedostępność lub awaria KSeF.

Może to dotyczyć np. chwilowych awarii występujących u podatnika (brak prądu, internetu itp.).

W takim przypadku należy wystawić fakturę w postaci elektronicznej, wg wzoru e-faktury (art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT).

Konieczne jest również przesłanie jej do KSeF w celu przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Trzeba to zrobić nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wystawienia faktury (art. 106nh ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT).

Odpowiednie stosowanie przepisów o awarii do przypadków niedostępności KSeF oraz braku możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika

Na mocy art. 106nh ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku niedostępności KSeF oraz w sytuacji braku możliwości wystawienia e-faktury z przyczyn leżących po stronie podatnika, stosuje się odpowiednio art. 106nf ust. 2, 3, 8-11, 13 i 14 ustawy o VAT.

Faktura wystawiona w tych trybach jest zatem m.in.:

• udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. w PDF albo w postaci papierowej);
• oznaczana specjalnym kodem QR;
• uznawana za wystawioną w dacie wskazanej na fakturze przez podatnika;
• przyjmowana za otrzymaną przez nabywcę z zasady w dacie jej faktycznego otrzymania.

Przekształcenie procedury w tryb awarii

Fakturę wystawianą w trybach niedostępności KSeF oraz problemów u podatnika należy przesłać do KSeF następnego dnia roboczego po ustaniu niedostępności KSeF lub po jej wystawieniu.

Może się zdarzyć, że w tym dniu dojdzie do awarii KSeF.

Wówczas na podstawie art. 106nh ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, przechodzimy w tryb awarii. A więc na przesłanie faktury do KSeF mamy 7 dni roboczych od dnia ustania awarii.

Przy czym jeżeli komunikat o awarii zostanie opublikowany w środkach społecznego przekazu (a więc gdy będziemy mieć do czynienia z hiperawarią/ awarią bis), to wówczas nie trzeba przesyłać faktury do KSeF (art. 106nh ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Kary za niewystawienie e-faktury

W art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT przewidziano karę w wysokości do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, a w przypadku faktury bez podatku – w wysokości do 18,70% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze poza KSeF.

Naczelnik urzędu skarbowego nakłada ją na podatnika, który wbrew obowiązkowi:

1. nie wystawił e-faktury przy użyciu KSeF;
2. wystawił fakturę niezgodnie ze wzorem e-faktury – jeżeli była ona wystawiana w trybie awarii lub niedostępności KSeF albo problemów z wystawieniem faktury po stronie podatnika;
3. nie przesłał w terminie faktur do KSeF (chodzi o faktury wystawione w trybie z pkt 2).

Te regulacje wchodzą w życie od dnia 1 stycznia 2025 r.

Od 1 lipca 2024 r. obowiązuje natomiast art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT. Na jego mocy nie wszczyna się postępowań karnych skarbowych w razie wystawienia faktury innej niż ustrukturyzowana (ewentualnie wystawienia ich niezgodnie ze wzorem e-faktury w trybach awarii lub niedostępności KSeF albo problemów po stronie podatnika).

Kurs waluty

Zasadą jest, że przeliczenia należności z waluty obcej na złote dokonujemy wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT).

Jeżeli jednak faktura zostanie wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, to stosujemy kurs z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Może się zdarzyć, że w e-fakturze zastosujesz kurs z dnia poprzedzającego dzień wygenerowania pliku XML. Ale prześlesz ten plik do KSeF dopiero następnego dnia. Wówczas zastosowany w fakturze kurs byłby błędny.

Dodano art. 31a ust. 1a oraz zmodyfikowano brzmienie art. 31a ust. 2 ustawy o VAT.

Zmiany te dotyczą sytuacji, gdy wystawienie faktury rodzi obowiązek podatkowy lub gdy faktura jest wystawiana przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Na podstawie tych regulacji będziemy przyjmować, że poprawny jest kurs z dnia poprzedzającego dzień wygenerowania pliku XML (zawierającego e-fakturę), jeżeli wyślemy fakturę do KSeF kolejnego dnia.

Pamiętaj, że ta regulacja dotyczy tylko jednodniowej różnicy. Jeżeli prześlesz plik do KSeF np. po dwóch dniach, to nowych regulacji nie możesz zastosować.

Ujmowanie korekt in minus „po staremu” i trochę po nowemu…

Zapewne kojarzysz rewolucję w ujmowaniu korekt in minus zafundowaną wszystkim od 1 stycznia 2021 r.

W ramach pakietu SLIM VAT uzależniono moment ich ujęcia od uzgodnienia i spełnienia warunków korekty.

Pisałem o tym w artykule Ujmowanie korekt in minus w 2021 r.

Od 1 lipca 2024 r. zasady te przestają obowiązywać. Nie funkcjonowały zatem zbyt długo. 😉

Jakich przypadków dotyczą nowe regulacje?

Poniżej opisuję nowe zasady ujmowania korekt in minus.

Przy czym muszę tutaj zaznaczyć, że dotyczą one zasadniczo faktur z wykazanym podatkiem, gdy podstawa opodatkowania uległa obniżeniu w związku z/ze:

• udzieleniem rabatu;
• zwrotem towarów lub opakowań;
• zwrotem zaliczki;
• stwierdzeniem pomyłki w kwocie podatku na fakturze.

Nowy/stary sposób ujmowania korekt

Od 1 lipca 2024 r. sposób ujmowania korekt in minus będzie uzależniony od rodzaju wystawionej faktury korygującej.

Korekta może być bowiem wystawiona jako faktura:

• ustrukturyzowana (e-faktura);
• inna niż ustrukturyzowana;
• w postaci elektronicznej – w trakcie trwania awarii lub niedostępności KSeF albo awarii po stronie podatnika (tzw. tryb offline).

Poniżej opisuję sposób ujęcia korekty dla każdego typu faktury korygującej.

Faktura korygująca w formie e-faktury

Jeżeli faktura korygująca będzie stanowiła fakturę ustrukturyzowaną, to sprzedający ujmuje korektę w dacie jej wystawienia (a więc w dacie jej przesłania do KSeF). Wynika to z nowego brzmienia art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.

Natomiast kupujący ujmuje taką korektę w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę w KSeF (a więc w dacie nadania tej fakturze numeru KSeF) – co uwzględniono w zmodyfikowanym brzmieniu art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).

Może się zdarzyć, że faktura wystawiana w KSeF jest udostępniana nabywcy poza KSeF (chodzi o sytuację wskazaną w art. 106gb ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy o VAT, np. sprzedaż krajowa dla podatnika zagranicznego). Wówczas kupujący ujmuje korektę w dacie wystawienia korekty przez sprzedającego (a więc patrzymy na datę przesłania faktury do KSeF). Wynika to z dodanego art. 86 ust. 19aa ustawy o VAT.

Korekta wystawiona w formie innej niż faktura ustrukturyzowana

W przypadku korekt wystawionych w formie innej niż faktura ustrukturyzowana, ich ujęcie po stronie sprzedającego następuje w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę (dodany art. 29a ust. 13a ustawy o VAT).

Potwierdzenia odbioru korekty nie będzie jednak trzeba posiadać w przypadku:

• eksportu towarów i WDT;
• transakcji niepodlegających VAT w Polsce;
• sprzedaży mediów.

Powyższe wynika z art. 29a ust. 15 pkt 1-3 ustawy o VAT.

Jeżeli niemożliwe jest uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej, to na podstawie dodanego art. 29a ust. 15 pkt 6 ustawy o VAT, sprzedający może ująć korektę pod warunkiem:

• udokumentowania próby doręczenia faktury korygującej oraz
• posiadania dokumentacji, że nabywca wie, że transakcja przebiegła wg zasad określonych w korekcie.

Kupujący zmniejsza podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą (dodany art. 86 ust. 19ab ustawy o VAT).

Faktura korygująca w postaci elektronicznej

W trakcie trwania awarii lub niedostępności KSeF albo awarii po stronie podatnika, można wystawić korektę w formie elektronicznej (zgodnie ze wzorem e-faktury).

Następnie przesyła się ją do KSeF na zasadach analogicznych jak przy zwykłych fakturach wystawionych w trybie offline.

Sprzedający z zasady ujmuje taką korektę w dacie uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej (na zasadach przewidzianych w art. 29a ust. 13a ustawy o VAT).

Niemniej jednak jeżeli prześle korektę do KSeF zanim uzyska potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę, to ujmuje taką korektę w dacie jej przesłania do KSeF (wynika to z dodanego art. 29a ust. 13b ustawy o VAT).

Przy czym może tutaj wystąpić jeszcze sytuacja, że korekta jest udostępniana nabywcy poza KSeF, z uwagi na zastosowanie art. 106gb ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy o VAT (np. sprzedaż krajowa dla zagranicznego nabywcy). W takiej sytuacji sprzedający ujmuje korektę w dacie otrzymania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Tutaj również stosujemy art. 29a ust. 15 ustawy o VAT – który w pewnych przypadkach pozwala na ujęcie korekty bez potwierdzenia odbioru korekty (opisałem to w punkcie wyżej).

Nabywca ujmuje taką korektę w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Przy czym jeśli sprzedający prześle korektę do KSeF zanim nabywca otrzyma ją poza KSeF, to wówczas za datę otrzymania faktury przyjmuje się datę jej przesłania do KSeF (co wynika z dodanego art. 86 ust. 19ac zdanie pierwsze ustawy o VAT).

Jeżeli korektę ujmuje podmiot wskazany w art. 106gb ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy o VAT (a więc np. podmiot zagraniczny), który otrzymał korektę poza KSeF, to ujmuje ją w dacie otrzymania korekty (na podstawie dodanego art. 86 ust. 19ac zdanie drugie ustawy o VAT).

Od kiedy stosujemy te zasady ujmowania korekt?

Nowe zasady ujmowania korekt stosujemy do faktur korygujących wystawionych od 1 lipca 2024 r.

Jeżeli korekta zostanie wystawiona do końca czerwca 2024 r., to stosujemy dotychczasowe zasady ujmowania korekt (co wynika z art. 11 ustawy zmieniającej). Zasady te opisałem w artykule Ujmowanie korekt in minus w 2021 r.

Pozostałe zmiany

Faktury zaliczkowe

Możliwość niewystawiania faktur zaliczkowych

W sytuacji, gdy otrzymasz zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym ma miejsce sprzedaż, to nie musisz wystawiać faktury zaliczkowej.

W takim przypadku wystawiasz wyłącznie fakturę końcową.

Możliwość ta wynika z dodanego art. 106b ust. 1a ustawy o VAT.

Co istotne, przepis ten obowiązuje już od 1 września 2023 r.

A zatem możesz go stosować również do faktur wystawianych poza KSeF.

Wyłączenia z możliwości niewystawiania faktur zaliczkowych

Jak to w podatkach bywa, mamy tutaj wyłączenia.

Na podstawie dodanego art. 106b ust. 1b ustawy o VAT, możliwość niewystawiania faktur zaliczkowych nie dotyczy przypadków, dla których terminy wystawiania faktury określone są w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT.

Chodzi tutaj o faktury dotyczące:

• usług budowlanych i budowlano-montażowych świadczonych dla podatników;
• dostawy książek drukowanych;
• czynności polegających na drukowaniu książek;
• świadczeń wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (tj. dostawa mediów, najem, itd.);

Ponadto wyłączenie dotyczy też faktur wystawianych:

• na żądanie nabywcy (na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT);
• przed otrzymaniem zaliczki lub przed dostawą towaru/wykonaniem usługi.

Dodatkowe elementy faktury końcowej

Jeżeli zdecydujesz się na możliwość niewystawiania faktury zaliczkowej, to faktura wystawiana po dostawie/usłudze (tj. końcowa lub rozliczeniowa) musi zawierać dodatkowy element.

Wymagane jest wskazanie daty otrzymania zaliczki (wynika to z dodanego art. 106e ust. 1a ustawy o VAT).

Jeżeli w danym miesiącu było kilka wpłat zaliczkowych, to należy wskazać datę otrzymania każdej z nich.

Numery KSeF faktur zaliczkowych

Jeżeli wystawione faktury zaliczkowe nie dokumentują całej zapłaty, to w fakturze końcowej należy wskazać numery poprzednio wystawionych faktur (art. 106f ust. 3 zdanie drugie ustawy o VAT).

Może być też tak, że kilka faktur zaliczkowych opiewa na 100% należności. Wówczas ostatnia faktura zaliczkowa musi zawierać numery poprzednio wystawionych faktur zaliczkowych (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT).

Od dnia 1 września 2023 r. zmodyfikowano brzmienie tych przepisów. Jeżeli faktura zaliczkowa została wystawiona jako faktura:

• ustrukturyzowana – to wskazujemy jej numer KSeF;
• inna niż ustrukturyzowana – podajemy jej numer nadany przez wystawcę faktury.

Faktura korygująca w KSeF

Dodatkowy element faktur korygujących

W przypadku, gdy wystawiasz fakturę korygującą do faktury wystawionej w KSeF, musisz dodatkowo podać numer KSeF tej faktury.

A zatem wówczas wskazujesz zarówno numer tej faktury nadany przez podatnika jak i jej numer KSeF.

W przypadku, gdy korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej poza KSeF, to wskazuje się jedynie jej numer nadany przez podatnika.

W tym celu zmieniono brzmienie art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT.

Zasady te stosujemy od 1 września 2023 r. również do korekt wystawionych przed tym dniem (na podstawie art. 14 ustawy zmieniającej).

A więc od 1 września 2023 r. możliwe jest wystawianie w KSeF korekt do faktur pierwotnych wystawionych poza KSeF.

Usunięcie not korygujących

Od dnia 1 lipca 2024 r. nie będą funkcjonowały noty korygujące (wykreślenie art. 106k ustawy o VAT).

Od tego dnia jedynym sposobem na korektę danych z pierwotnej faktury będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedającego.

Zmiany dotyczące mechanizmu podzielonej płatności

Numer KSeF przy płatności MPP

Płatność w mechanizmie podzielonej płatności realizujemy za pomocą komunikatu przelewu, w którym wskazuje się numer faktury, za którą dokonujemy płatności.

Na mocy art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT, w przypadku płatności za fakturę ustrukturyzowaną, należy wskazać jej numer KSeF.

Zbiorcze płatności w przypadku e-faktur

W przypadku MPP możliwe jest dokonywanie zbiorczych płatności.

Wówczas w komunikacie przelewu podajemy okres, za który dokonywana jest płatność. Wszystkie faktury wystawione we wskazanym okresie muszą być zapłacone podzieloną płatnością.

Ten okres nie może być krótszy niż jeden dzień i dłuższy niż jeden miesiąc.

W przypadku e-faktur, możliwe jest dokonanie zbiorczej zapłaty za dowolne faktury w tym okresie (dodany art. 108a ust. 3b pkt 1a ustawy o VAT).

Wówczas jednak w komunikacie przelewu wskazuje się identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF tym fakturom (art. 108a ust. 3c pkt 2 ustawy o VAT).

Oznaczanie płatności za faktury

Ustawą zmieniającą dodano art. 108g ust. 1 ustawy o VAT.

W świetle tej regulacji, czynny podatnik VAT dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane musi podać numer KSeF tych faktur lub ich identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.

Obowiązek ten dotyczy przypadków, gdy płatność jest dokonywana za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Dodatkowym warunkiem jest aby płatność była dokonywana na rzecz innego czynnego podatnika VAT. Istotny jest status tego podmiotu na dzień dokonywania płatności (art. 108g ust. 2 ustawy o VAT).

Obowiązek oznaczania płatności dotyczy również faktur elektronicznych wystawionych w trakcie niedostępności KSeF lub problemów z dostępnością KSeF po stronie podatnika.

Nie ma natomiast obowiązku stosowania tego oznaczenia dla faktur wystawionych w trybie awarii KSeF.

Ta regulacja ma być stosowana do płatności dokonywanych od dnia 1 stycznia 2025 r. (art. 17 ustawy zmieniającej).

Zwrot VAT w terminie 40 dni

Od 1 lipca 2024 r. standardowy termin zwrotu VAT zostaje skrócony z 60 do 40 dni.

Ok, na razie tyle. Chociaż to i tak nie wszystkie zmiany. Wybrałem te najważniejsze.

Sporo tego, prawda? 🙂

---

Zdjęcie tytułowe autorstwa ron dyar z Unsplash.