Metoda kasowa jest jednym ze sposobów na zmniejszenie negatywnych skutków związanych z zatorami płatniczymi.
Wpis zgodny ze stanem prawnym na dzień 1 października 2024 r.
Czym jest metoda kasowa?
Zasadą w VAT jest, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów albo wykonania usługi (oczywiście z pewnymi wyjątkami).
Od daty kiedy powyższe ma miejsce liczymy termin płatności VAT. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy otrzymaliśmy od kontrahenta zapłatę.
Może być więc tak, że dostarczyliśmy kontrahentowi towar, wystawiliśmy fakturę, a on nam za to nie zapłacił. Niestety w takim przypadku, mimo braku płatności, zobowiązani jesteśmy zapłacić VAT do urzędu skarbowego.
Jeżeli często dochodzi w naszym biznesie do tego rodzaju zatorów płatniczych, możemy rozważyć zastosowanie metody kasowej. W takim przypadku obowiązek podatkowy w VAT powstaje dopiero z chwilą otrzymania zapłaty od kontrahenta.
Jeżeli ją stosujemy i okaże się, że dostarczyliśmy kontrahentowi towar, wystawiliśmy fakturę, a on nam za to nie zapłacił, to nie musimy płacić VATu do urzędu skarbowego. Obowiązek podatkowy powstanie bowiem dopiero z momentem, w którym kontrahent ureguluje płatność.
Kto może korzystać z metody kasowej?
Niestety metoda kasowa nie jest dostępna dla każdego podatnika. Mogą z niej korzystać wyłącznie mali podatnicy.
Definicję małego podatnika odnajdziesz w art. 2 pkt 25 ustawy o VAT. Wynika z niej, że jest nim podatnik VAT, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2 000 000 euro.
Do przeliczenia ww. kwoty na złote stosujemy średni kurs NBP ogłaszany na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.
Zgodnie z tabelą NBP kurs 1 października 2024 r. wyniósł 4,2846 – zatem limitem w 2025 r. jest kwota 8 569 000 zł.
Jeżeli m.in. zarządzasz funduszami inwestycyjnymi albo prowadzisz działalność maklerską, to w przepisie tym przewidziano niższy próg – 45 000 euro.
Jednocześnie utracisz prawo do stosowania metody kasowej, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczysz wyżej określoną kwotę.
Jak powstaje obowiązek podatkowy przy metodzie kasowej?
Przy metodzie kasowej obowiązek podatkowy powstaje dopiero z chwilą otrzymania zapłaty od kontrahenta. Wynika to z art. 21 ustawy o VAT.
Jeżeli otrzymasz jedynie część zapłaty, to obowiązek podatkowy powstanie tylko w tej części.
Przy czym należy rozróżnić tutaj dwa przypadki – tj. gdy kupującym jest:
- czynny podatnik VAT albo
- inny niż ww. podmiot (np. konsument albo podatnik zwolniony z VAT).
Metoda kasowa, gdy kupującym jest czynny podatnik VAT
Jeżeli towary lub usługi kupuje od Ciebie zarejestrowany czynny podatnik VAT, to obowiązek podatkowy zawsze powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty.
Załóżmy, że dostarczyliśmy kontrahentowi towar, wystawiliśmy fakturę, a on nam za to nigdy nie zapłacił. W takim przypadku w ogóle nie powstanie u nas obowiązek rozliczenia VAT z tej transakcji.
Metoda kasowa, gdy kupującym jest inny podmiot
Jeżeli towary lub usługi kupuje od Ciebie inny podmiot niż czynny podatnik VAT, to również obowiązuje zasada, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty.
Przy czym w razie braku zapłaty, powstaje on nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Załóżmy, że 28 października 2024 r. dostarczyliśmy kontrahentowi towar, wystawiliśmy fakturę, a on nam za to nigdy nie zapłacił. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstanie 26 kwietnia 2025 r.
W celu obliczenia tej daty możesz skorzystać np. z kalkulatora Gofin.
Kupującym ma być każdy inny podmiot niż zarejestrowany czynny podatnik VAT. Jeżeli zatem kupujący podaje przy zakupie NIP, to zweryfikuj czy jest zarejestrowany jako czynny w wykazie podatników VAT.
Regułę tę stosujesz więc jeżeli w ogóle nie ma go w wykazie albo widnieje w nim jako podatnik VAT zwolniony.
Zastosujesz ją też jeśli Twoim klientem jest konsument (osoba nieprowadząca działalności gospodarczej).
Transakcje, przy których nie stosuje się metody kasowej
Mały podatnik, który wybrał metodę kasową nie zawsze będzie ją stosował. Wyłączone są z zakresu tej regulacji transakcje dotyczące:
- transferu bonu jednego przeznaczenia;
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz
- dostaw, dla których stosuje się przepisy o interfejsach elektronicznych.
Mały podatnik rozpoznaje obowiązek podatkowy w odniesieniu do ww. transakcji wg standardowych reguł przewidzianych dla nich w ustawie o VAT.
Obowiązki podatnika stosującego metodę kasową
Metoda kasowa wiąże się dla podatnika z dwoma istotnymi obowiązkami.
Zobowiązany jest on zasadniczo do składania kwartalnych deklaracji VAT oraz do umieszczania na fakturze informacji, że stosuje metodę kasową.
Oznaczenie „metoda kasowa” na fakturze
Podatnik stosujący metodę kasową zobowiązany jest umieścić w fakturze adnotację „metoda kasowa”. Wynika to z art. 106e ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o VAT.
Dlaczego nabywca musi wiedzieć, że dostawca stosuje metodę kasową?
Jednym z warunków do odliczenia podatku naliczonego jest, aby z tytułu nabycia powstał obowiązek podatkowy w VAT. Adnotacja ta informuje nabywcę, że dopóki nie zapłaci on za fakturę, to nie przysługuje mu prawo do odliczenia.
Obowiązek stosowania rozliczeń kwartalnych
Mały podatnik, który wybrał metodę kasową zobowiązany jest składać deklaracje podatkowe za okresy kwartalne. Wynika to z art. 99 ust. 2 ustawy o VAT.
Przy czym obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy znajdują zastosowanie wyłączenia z art. 99 ust. 3a (opisałem je tutaj).
Jak wybrać metodę kasową?
Jeżeli jesteś małym podatnikiem i chcesz stosować metodę kasową, to musisz o tym zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego.
Składasz je na formularzu VAT-R w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będziesz stosować metodę kasową.
Negatywne skutki metody kasowej
Generalnie metodę kasową należy traktować jako rozwiązanie korzystne. Po jej wyborze nie musisz zasadniczo płacić VAT do urzędu skarbowego, jeżeli wcześniej nie otrzymałeś tego VAT od kontrahenta.
Można jednak wskazać na pewien negatywny aspekt.
Prawo do odliczenia przysługuje w dacie otrzymania faktury (pod warunkiem powstania obowiązku podatkowego). Przy czym przy metodzie kasowej stosujemy dodatkowo art. 86 ust. 10e ustawy o VAT. Na jego mocy prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za nabyte towary i usługi.
Załóżmy, że kupujesz w styczniu towary za 100 tys. zł + 23 tys. zł VAT z 60-dniowym terinem płatności (należność uiszczasz dopiero w marcu). Towary zostały dostarczone w styczniu, fakturę również otrzymujesz w styczniu.
Według reguł ogólnych, odliczenia kwoty VAT dokonać możesz już w styczniu. Przy stosowaniu metody kasowej VAT odliczysz dopiero w marcu – bowiem dopiero wtedy zapłacisz za te towary.
Rezygnacja z metody kasowej
Masz prawo do rezygnacji z metody kasowej. Możesz to jednak zrobić nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy stosowania tej metody. Rezygnujesz poprzez złożenie formularza VAT-R.
Szkolenie: VAT od podstaw
Jeżeli czujesz, że potrzebujesz uporządkować swoją wiedzę na temat rozliczania VAT, skorzystaj ze szkolenia: VAT od podstaw.
Krok po kroku omawiamy w nim wszystkie istotne elementy opodatkowania podatkiem VAT.
Dzień dobry.
Nowemu przedsiębiorcy, który wybrał metodę kasową, okres 12 miesięcy skończy się w trakcie kwartału, w pierwszym lub drugim miesiącu, czyli stosował on metodę kasowa, ale rozliczał się w trybie miesięcznym. Po tych 12 miesiach chce zrezygnować z metody kasowej oraz pozostać w trybie miesięcznym. Rozumiem, że powinien złożyć rezygnację do końca kwartału, w której korzystał z metody kasowej. Czyli jeśli przykładowo, w lipcu upłynie 12 mięsiecy -rezygnacje należy złożyć do końca 3 kwartału. Czy w takim przypadku sierpień i wrzesień wciąż można rozliczac w trybie miesięcznym (gdy skonczył się pierwszy rok prowadzenia firmy)?