Objaśnienia podatkowe dotyczące paragonów uznawanych za faktury uproszczone

paragon faktury uproszczone

Paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł stanowi fakturę uproszczoną. Sprawdź jakie wytyczne w zakresie ich stosowania wydało Ministerstwo Finansów.

Gdzie znajdę objaśnienia i co one mi dają?

W dzisiejszym wpisie omawiam Objaśnienia podatkowe z 16 października 2020 r. dotyczące uznania paragonów fiskalnych za faktury uproszczone.

Są to ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego, które dają podatnikom ochronę taką jak interpretacje ogólne albo indywidualne.

Zastosowanie się przez podatnika do wytycznych wynikających z objaśnień podatkowych nie może mu szkodzić.

Czego dotyczą objaśnienia?

Objaśnienia te dotyczą problematyki paragonów fiskalnych uznawanych za faktury uproszczone.

Szczegółowo o tym kiedy możesz wystawić fakturę uproszczoną oraz co powinna ona zawierać przeczytasz we wpisie pt. Faktura uproszczona – kiedy mogę ją wystawić.

Ich stosowanie spopularyzowało się od 1 stycznia 2020 r., kiedy to wprowadzono regulacje pozwalające na wystawienie dla podatnika faktury do paragonu, pod warunkiem, że zawiera on NIP nabywcy. O zmianach tych pisałem pod koniec 2019 r. w artykule pt. Faktura do paragonu – zmiany od nowego roku.

Poniżej przedstawiam Tobie najważniejsze aspekty jakie wynikają z tych objaśnień.

Potwierdzono, że paragon z NIP może stanowić fakturę uproszczoną

Faktury uproszczone stosujemy wyłącznie jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro. Faktura taka może nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy oraz jego adresu. Musi natomiast zawierać NIP nabywcy. Wszystko to wynika z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

Jeżeli spojrzymy na paragon z NIP nabywcy, to zawiera on wszystkie elementy wymagane dla faktury uproszczonej.

W objaśnieniach potwierdzono, że taki dokument należy traktować jako fakturę uproszczoną. Tym samym każdy podatnik odliczający VAT z takich dokumentów objęty jest dodatkową ochroną wynikającą z objaśnień podatkowych (organy nie mogą podważać prawa do odliczenia).

Faktura taka jest również podstawą do zaliczenia wydatku jako koszt uzyskania przychodów.

Wskazano co należy uznawać za numer faktury

Jeżeli jesteś nabywcą i masz paragon ze swoim NIP do kwoty 450 zł, to możesz uwzględnić taki dokument w ewidencji zakupów. Problemem praktycznym jest wówczas ustalenie co należy traktować za numer faktury.

W objaśnieniach potwierdzono, że będzie to numer paragonu fiskalnego, który:

jest kolejnym elementem paragonu umieszczonym po łącznej wartości sprzedaży brutto, przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera.

Poniżej na zdjęciu wskazuję, gdzie znajdziesz ten numer. Niestety przygotowując wpis nie miałem pod ręką paragonu z NIP 🙂

numer paragonu fiskalnego
Numer paragonu fiskalnego (faktury uproszczonej)

Dopuszczono korektę błędnego NIP na paragonie

Dotychczas istniały wątpliwości czy można w jakikolwiek sposób poprawić błędny NIP na paragonie.

Organy uznają, że nie jest to błąd, który mógłby być skorygowany przy użyciu ewidencji oczywistych pomyłek na kasie fiskalnej:

Mając na uwadze w szczególności fakt, że ewidencja, o której mowa w § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia służy do korygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży, tj. wartości sprzedaży brutto i wysokości podatku należnego, brak jest podstaw do ujmowania w niej pomyłek dot. NIPu.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS znak: 0111-KDIB3-2.4012.271.2020.4.AZ

W objaśnieniach dopuszczono jednak dokonanie korekty błędnego NIP przez:

Korekta dopuszczalna jest jednak wyłącznie dla oczywistych omyłek – tj. dla sytuacji, gdy np. wystąpi brak jednej cyfry, przestawienie cyfr bądź pomyłka w jednej cyfrze.

Nie można natomiast w drodze takiej korekty uzupełnić brakującego NIP na paragonie fiskalnym, czy zmienić widniejącego na paragonie NIP na numer innego podatnika.

Jak technicznie wygląda taka korekta?

Jeżeli wystawisz paragon z błędnym NIP na kwotę powyżej 450 zł, to wystawiasz:

  • fakturę do tego paragonu z takim samym błędnym NIP, a następnie
  • fakturę korygującą z prawidłowym NIP (ewentualnie nabywca wystawia notę korygującą, którą Ty musisz zaakceptować).

Jeżeli natomiast wystawisz paragon z błędnym NIP do kwoty nie przekraczającej 450 zł to:

  • wystawiasz jako dostawca fakturę korygującą z prawidłowym numerem NIP albo
  • nabywca wystawia notę korygującą z prawidłowym NIP, która musi zostać przez Ciebie zaakceptowana.

Są też oczywiście fragmenty objaśnień, z którymi się nie zgadzam…

Numer unikatowy kasy na korekcie faktury uproszczonej

W objaśnieniach wskazano co powinna zawierać korekta wystawiona do paragonu z NIP stanowiącego fakturę uproszczoną:

Należy wprowadzić na fakturze korygującej numer paragonu fiskalnego oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, z której ten paragon został wystawiony.

Ja nie widzę żadnych podstaw w przepisach ustawy o VAT do wymagania umieszczania w takich korektach numeru unikatowego kasy.

Jeżeli jednak zdecydujesz się na jego ujęcie, to znajdziesz go w tym miejscu:

Numer unikatowy kasy

Brak możliwości wystawienia „zwykłej” faktury do paragonu z NIP

W mojej opinii, możemy wystawić fakturę do paragonu z NIP uznanego za fakturę uproszczoną. Warunkiem jest jednak, aby sprzedający zabrał paragon kupującemu. W przypadku wystawiania faktur do paragonów wymaga tego od sprzedawców art. 106h ust. 1 ustawy o VAT.

W takim przypadku paragon z NIP nie funkcjonuje dalej w obrocie, nie ma więc ryzyka wyłudzeń, a sprzedający może łatwo udowodnić, że paragon został mu zwrócony.

Co ciekawe, stanowisko to było dotychczas potwierdzane również przez część organów podatkowych, np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 28.05.2020 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.160.2020.2.ISK.

Pogląd ten niestety uległ zmianie w wyniku wydania objaśnień podatkowych (ww. interpretacja została usunięta z systemu informacji podatkowej).

Obecnie stanowisko to jest następujące:

W przypadku dokumentowania sprzedaży na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (lub 100 euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, który stanowi w istocie fakturę uproszczoną, nie wystawia się z tytułu tej sprzedaży dla nabywcy kolejnej faktury. W takim przypadku sprzedawca musi odmówić kupującemu wystawienia faktury standardowej. Jedna sprzedaż nie może bowiem być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą standardową).

W świetle tych objaśnień, jeżeli zatem wystawisz paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, to nie możesz do niego wystawić „zwykłej” faktury.

Znalazłem też dwa dziwne stwierdzenia…

Nabywca ma prawo żądać wystawienia zwykłej faktury

W objaśnieniach wskazano, że:

W przypadku transakcji sprzedaży zawieranych pomiędzy podmiotami gospodarczymi na kwotę nieprzekraczającą 450 zł (100 euro), sprzedawca ma prawo udokumentowania jej paragonem fiskalnym zawierającym numer NIP nabywcy, czyli fakturą uproszczoną. Uprawnienia sprzedawcy w tym zakresie nie powinny naruszać uprawnień nabywcy w zakresie prawa do otrzymania od razu standardowej faktury dla takiej transakcji, bez konieczności dokumentowania jej paragonem fiskalnym.

Generalnie z art. 106e ust. 5 i 6 ustawy o VAT, wynika mi, że sprzedający ma prawo wystawić fakturę uproszczoną jeżeli:

  • dokumentuje należność ogółem do kwoty 450 zł i 
  • nie jest to czynność wyłączona z możliwości wystawiania faktur uproszczonych (np. sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej albo transakcja niepodlegająca VAT w Polsce).

W takich przypadkach to dostawca decyduje czy wystawi zwykłą fakturę czy fakturę uproszczoną.

Jeżeli zdecyduje się na fakturę uproszczoną, to ma pełne prawo do jej wystawienia w formie paragonu z NIP nabywcy.

Z przepisów nie wynika żadne uprawnienie nabywcy do żądania wystawienia „zwykłej faktury”, na które powołano się w powyższym fragmencie objaśnień podatkowych.

Nabywca może odliczyć VAT z paragonu bez NIP

W objaśnieniach mamy też mały bubel. Wskazano bowiem, że dyrektywa VAT dla faktur uproszczonych wymaga umieszczenia:

  • daty wystawienia faktury;
  • danych identyfikacyjnych podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi;
  • danych określających rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług;
  • należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia;
  • wyraźne i jednoznaczne odniesienie do faktury pierwotnej oraz konkretnych danych, które ulegają zmianie, w przypadku faktury korygującej.

Jednocześnie wyjaśniono, że:

Oznacza to, że dyrektywa nakazuje, żeby wszystkie dokumenty zawierające powyżej wskazany zakres informacji i spełniające wymogi co do kwoty, traktować analogicznie, jak faktury, ze wszystkimi konsekwencjami, w tym również z możliwością skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takiego dokumentu.

Ministerstwo Finansów przedstawiło zatem błędną wykładnię przepisów dyrektywy. Ustanawiają one bowiem minimalny zakres danych dla faktur uproszczonych, który może zostać uzupełnione o dodatkowe elementy (m.in. NIP). Z tego uprawnienia Polska skorzystała.

W cytowanym fragmencie MF pominęło jednak tę kwestię. Opierając się tylko na nim można by dojść do wniosku, że można odliczyć VAT ze zwykłego paragonu bez NIP nabywcy.

Przecież zawiera on wszystkie elementy minimalne wymagane przez dyrektywę. A zdaniem MF wystarcza to do skorzystania z prawa do odliczenia VAT wynikającego z takiego dokumentu.

Oczywiście nie zachęcam nikogo do przyjęcia takiego podejścia. Na pewno będzie to kwestionowane przez organy podatkowe.

Ale gdyby zdarzyło Ci się zapomnieć podać sprzedającemu NIP do paragonu, to można na etapie sądowym powalczyć o odliczenie, powołując się choćby na moc ochronną objaśnień podatkowych. 🙂

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Komentarze (5) Napisz komentarz

  1. Panie Piotrze,
    a co z paragonami za przejazd autostradą? Czy można odliczyć VAT, gdy nie ma na nim NIP nabywcy? Jest jakieś wyjaśnienie w tej kwestii?

    Odpowiedz

  2. Dzień dobry, z numerami paragonów (autostrada) czy nr faktur uproszczonych (do 450 zł) problem był od początku. Z tego powodu, zawsze dzwonimy do kontrahenta i pytamy – co oni uznają za numer i co będą wykazywać w swoim JPK. Zgodnie z tą wiedzą ewidencjonujemy takie wydatki. Ale po przeczytaniu dzisiejszego artykułu to mam mętlik…
    Co zrobić w sytuacji, gdy kontrahent który wystawił paragon informuje nas, że on podaje w JPK inny nr niż wskazuje Pan zgodnie z objaśnieniami. Najczęściej jest to nr wydruku (w podanym przykładzie 000015736 / W098250)? Czy my jako nabywcy mamy wykazywać inny, czy zgodny z tym co podaje wystawca?

    Odpowiedz

    • Ja bym w takich przypadkach stosował numer wskazany w objaśnieniach, a więc numer paragonu. Mamy wówczas ochronę z tych objaśnień. Ewentualny błąd dostawcy nie rodzi dla nas ryzyk.

      Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.