Ministerstwo Finansów opublikowało projekt przepisów, które mają wprowadzić obowiązek stosowania e-faktur.
W artykule opisuję co w nim uwzględniono.
Uwaga! Wpis dotyczy projektu z listopada 2022 r. Od tego momentu opublikowano nowy projekt, który opisałem tutaj.
Gdzie znajdę projekt zmian?
Pod tym linkiem znajdziesz projekt ustawy z dnia 30 listopada 2022 r.
Od kiedy przepisy mają wejść w życie?
Przepisy mają obowiązywać od 1 stycznia 2024 r.
Jak obecnie wygląda system e-faktur w Polsce?
Jeżeli chcesz dowiedzieć się jak aktualnie (tj. w latach 2022-2023) przepisy regulują kwestię wystawiania e-faktur, to przeczytaj wpis Faktura ustrukturyzowana.
Kto będzie miał obowiązek stosowania e-faktur?
Obowiązek wystawiania e-faktur ma dotyczyć wszystkich podatników z siedzibą działalności gospodarczej w Polsce.
Obowiązkiem tym objęci będą więc czynni podatnicy VAT.
Ale z projektu przepisów wynika również, że obowiązek ten dotyczyć może podatników zwolnionych z VAT (w tym np. działalności nierejestrowanej). Pytanie czy w przepisach wykonawczych znajdą się wyłączenia dla tego typu działalności.
Obowiązek stosowania e-faktur dotyczyć ma również podatników zagranicznych, którzy posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (dalej będę je określał skrótowo jako SMPD).
Chociaż osobiście nie widzę do tego podstaw.
Z decyzji upoważniającej Polskę do wprowadzenia e-faktur wynika, że obowiązek ten może dotyczyć wyłącznie podatników mających siedzibę na terytorium Polski. Podmiot zagraniczny, który ma w Polsce SMPD to przecież dalej podmiot, który nie posiada w Polsce siedziby.
Podatnik zagraniczny, który jest w Polsce jedynie zarejestrowany do VAT (nieposiadający SMPD), nie będzie musiał stosować e-faktur.
Jakie transakcje mają podlegać pod obowiązek stosowania e-faktur?
Podatnicy, których dotyczy obowiązek stosowania e-faktur będą musieli w ten sposób udokumentować zasadniczo każdą dokonywaną transakcję.
Obowiązek ten będzie zatem dotyczył nie tylko sprzedaży krajowej, ale również WDT, eksportu towarów, sprzedaży niepodlegającej VAT w Polsce, czy też sprzedaży konsumenckiej.
Ewentualne wyłączenia mogą zostać ustanowione w przepisach wykonawczych.
Co z czynnościami wykonanymi przed 1 stycznia 2024 r.?
Obowiązek stosowania e-faktur ma dotyczyć również czynności wykonanych przed 1 stycznia 2024 r., jeżeli termin wystawienia faktury wypadnie po 31 grudnia 2023 r. oraz do tego czasu nie zostanie ona udokumentowana fakturą.
Co jeśli nabywca nie ma dostępu do KSeF?
Jeżeli polskiego podatnika będzie dotyczył obowiązek stosowania e-faktur, to w ten sposób będzie musiał udokumentować niemal każdą transakcję.
Jednak jeżeli:
- transakcja nie podlega opodatkowaniu w Polsce (np. eksport usług);
- odbiorcą faktury jest podmiot nieposiadający w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (np. WDT lub eksport towarów);
- odbiorca faktury nie korzysta z KSeF (np. konsument)
– to podatnik udostępnia fakturę ustrukturyzowaną w postaci uzgodnionej z nabywcą.
Z uzasadnienia do projektu ustawy wynika, że ma to być wizualizacja e-faktury udostępniana w formie papierowej lub elektronicznej (brakuje moim zdaniem w przepisie wskazania na te formy).
W takiej sytuacji podatnik będzie musiał zastosować w wizualizacji specjalny kod weryfikujący. Sposób tego oznaczania zostanie uregulowany w przepisach wykonawczych.
Podmioty obowiązane do stosowania e-faktur mają być ujawnione na białej liście
O tym czy danemu podatnikowi udostępniamy fakturę w KSeF, czy w sposób z nim uzgodniony, dowiemy się z białej listy.
Wykaz ma bowiem zawierać informację czy dany podmiot ma obowiązek wystawiania e-faktur.
Zastanawiam się jednak na jakiej podstawie Szef KAS wskaże taką informację w odniesieniu do podmiotów zagranicznych.
Przecież obowiązek ten ma dotyczyć podmiotów zagranicznych jeżeli posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Fakt posiadania SMPD nie jest natomiast nigdzie zgłaszany. Sama rejestracja też nie świadczy o posiadaniu w Polsce SMPD.
Czy możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF?
Przewidziano, że możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF, jeżeli:
- wystąpi sytuacja kryzysowa (wówczas jest publikowana informacja o niedostępności KSeF);
- wystawcą faktury jest podatnik z siedzibą poza Polską, nieposiadający w Polsce SMPD;
- wystawca faktury korzysta z następujących procedur szczególnych:
- procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
- szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
- szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.
W przepisach wykonawczych MF może wskazać dodatkowe przypadki, gdy wystawianie faktur poza KSeF będzie dopuszczalne.
W uzasadnieniu do projektu ustawy zadeklarowano, że planowane jest wprowadzenie takich przepisów wykonawczych dla faktur wystawianych z tytułu świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, które w imieniu Polskiej Żeglugi Powietrznej wystawia Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (Eurocontrol).
Czy podmiot zagraniczny może dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF?
Podmioty z siedzibą poza Polską, niemające w Polsce SMPD, mogą dobrowolnie wystawiać e-faktury.
Nie będzie to jednak dotyczyło podatników stosujących procedury szczególne, które wymieniłem w punkcie wyżej.
W jaki sposób wystawić fakturę poza KSeF?
Jeżeli będzie dotyczył Cię obowiązek wystawienia e-faktury (bo jesteś podatnikiem z siedzibą w Polsce), to jej wystawienie poza KSeF będzie nieskuteczne. Przewidziano bowiem regulację, iż dokumentów wystawionych poza KSeF nie uznaje się za fakturę.
Jeżeli natomiast dotyczy Cię któreś z wyłączeń (np. jest sytuacja kryzysowa albo jesteś podatnikiem zagranicznym bez SMPD w Polsce), to wystawiasz fakturę w postaci papierowej lub elektronicznej i udostępniasz ją odbiorcy w sposób z nim uzgodniony.
Jak wystawiać e-faktury w razie niedostępności KSeF albo jego awarii?
Jeżeli KSeF będzie chwilowo niedostępne, to nie możesz wystawić e-faktury ani faktury w żadnej innej postaci. W takim przypadku musisz poczekać aż KSeF będzie ponownie dostępne.
Jeżeli natomiast opublikowana zostanie informacja o awarii KSeF, to w trakcie jej trwania możesz wystawić fakturę elektroniczną i udostępnić ją odbiorcy w uzgodniony z nim sposób.
Przy czym konieczne będzie jej wystawienie wg wzoru określonego w przepisach wykonawczych.
Następnie w terminie 7 dni od dnia kończącego okres awarii, konieczne będzie przesłanie takich faktur do KSeF, celem nadania im numerów KSeF.
Kary za wystawienie faktury poza KSeF
Jeżeli podatnik:
- wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury przy użyciu KSeF;
- w trakcie trwania awarii wystawi fakturę niezgodną ze wzorem faktury elektronicznej;
- nie prześle w terminie do KSeF faktury elektronicznej wystawionej w trakcie trwania awarii
– to organ podatkowy wymierzy mu sankcję w wysokości 100% VAT wynikającej z takiej faktury (w przypadku faktury bez podatku będzie to 18,7% należności ogółem z faktury).
Dla mnie jednak jest tutaj jakaś luka. Jeśli wystawię fakturę poza KSeF, to zgodnie z proponowanymi przepisami nie jest to faktura. A sankcja ma być wyliczana na podstawie kwot z faktury. Skoro więc nie ma faktury, to organ nie będzie miał jak wyliczyć sankcji. 🙂
Kary te mają być nakładane od 1 lipca 2024 r.
Korygowanie faktur
Faktury korygujące
W ramach KSeF możemy wystawiać faktury korygujące.
W przypadku korekt in minus wystawionych jako e-faktury, sprzedający ujmuje je w dacie ich wystawienia. Kupujący natomiast, w dacie ich otrzymania. Nie trzeba ustalać kiedy miało miejsce uzgodnienie i spełnienie warunków korekty ani gromadzić żadnej dokumentacji.
Niestety w odniesieniu do korekt wystawionych poza KSeF (w postaci elektronicznej lub papierowej), stosowane będą dotychczasowe zasady ujmowania korekt (a więc te obowiązujące od 2021 r.).
Obecnie w ramach KSeF można wystawić wyłącznie korekty dotyczące faktur ustrukturyzowanych (należy wskazać numer KSeF faktury, którą korygujemy).
Natomiast planuje się, aby od 1 stycznia 2024 r. wszystkie korekty były wystawiane w KSeF. Również te dotyczące faktur wystawionych poza KSeF (a więc wystawionych do końca 2023 r.). W takim przypadku nie będziemy podawać numeru KSeF faktury korygowanej.
Noty korygujące
Obecnie noty korygujące wystawia się poza KSeF, mogą one jednak dotyczyć e-faktur.
Od 1 stycznia 2024 r. noty korygujące będą mogły dotyczyć wyłącznie faktur wystawionych poza KSeF.
W odniesieniu do e-faktur, nabywca będzie mógł wystawić w KSeF propozycję faktury korygującej.
Propozycja faktury korygującej
Nabywca będzie mógł w ramach KSeF wystawić propozycję faktury korygującej (zastąpi ona notę korygującą).
Taka propozycja będzie zawierała dane wymagane dla faktur korygujących, ale zostanie oznaczona odrębnym numerem systemowym.
Propozycja stanie się fakturą korygującą dopiero po jej zaakceptowaniu przez wystawcę pierwotnej faktury.
Propozycja faktury korygującej różni się od noty korygującej tym, że:
- może być wystawiona wyłącznie w ramach KSeF;
- może odnosić się do danych wartościowych transakcji (np. można poprawić w ten sposób stawkę VAT, kwotę podatku lub cenę jednostkową netto);
- nie może korygować NIPu dostawcy (teoretycznie notą ten element można skorygować).
Pozostałe zmiany przewidziane w projekcie
Zmiany w fakturowaniu
Brak możliwości wystawienia faktury przed dostawą/usługą lub zaliczką
Obecnie możliwe jest wystawienie faktury przed dokonaniem dostawy, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki.
Co więcej, w ramach przepisów o fakultatywnym KSeF, przedłużono termin na ich wystawianie z 30 do 60 dni.
Teraz okazuje się, że planowane jest praktycznie uniemożliwienie wystawiania takich faktur.
Zgodnie z proponowaną regulacją, możliwość wystawiania faktur 60 dni przed świadczeniem, dotyczyć ma wyłącznie czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (np. najem, dostawa mediów).
Dodatkowo faktury dotyczące tych świadczeń będą mogły być wystawione wcześniej niż 60 dni przed, jeżeli faktura będzie zawierała informację jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (dzisiaj tych świadczeń również dotyczy ta możliwość).
Faktura zaliczkowa i końcowa w tym samym miesiącu
W sytuacji, gdy w jednym miesiącu dojdzie do otrzymania zaliczki oraz dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, to teoretycznie z przepisów wynika konieczność wystawienia dwóch faktur – zaliczkowej i końcowej.
Różnie podchodzi się do tego zagadnienia. Ja uważam, że można w takim przypadku wystawić jedną fakturę. 😉
W projekcie przewidziano regulację, która będzie pozwalała na wystawienie wyłącznie faktury końcowej, jeżeli w tym samym miesiącu otrzymano zaliczkę oraz dokonano czynności, której dotyczyła ta zaliczka.
Przy czym przepisu tego nie będzie można zastosować do przypadków z art. 106i ust. 3-8 (a więc np. usług budowlanych, najmu lub dostawy mediów).
Regulacja ta pierwotnie była procedowana w projekcie pakietu SLIM VAT 3. MF zdecydowało się ją jednak przenieść do projektu dotyczącego KSeF.
Skrócenie terminu na zwrot VAT
Obecnie standardowy termin na zwrot VAT wynosi 60 dni.
Po wprowadzeniu obligatoryjnej e-faktury, termin ten ma być skrócony do 40 dni.
Dodatkowe wymogi przy płaceniu za e-fakturę
Płatność w mechanizmie podzielonej płatności
W przypadku gdy płatność za e-fakturę zostanie zrealizowana w ramach mechanizmu podzielonej płatności, w komunikacie przelewu trzeba będzie podać numer KSeF tej e-faktury.
Dodatkowo planuje się wprowadzenie w KSeF nowej funkcjonalności – możliwości przydzielenia zbiorczego identyfikatora dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy.
Jeżeli będziemy realizować zbiorczą płatność w ramach MPP, to konieczne będzie podanie takiego zbiorczego identyfikatora dla wszystkich opłacanych faktur.
Płatność zwykłym przelewem
Planuje się wprowadzenie zmian do prawa przedsiębiorców i wymogu aby przy płatności przelewem za e-faktury podatnik był obowiązany podać numer KSeF danej faktury (albo ich zbiorczy identyfikator).
Przy czym regulacja ta ma obowiązywać od 1 lipca 2024 r.
Co z fakturami wystawianymi przy użyciu kas fiskalnych?
Wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych ma być możliwe tylko do końca 2024 r.
Co z fakturami z ograniczonym zakresem danych (np. zwolnienie podmiotowe)?
W uzasadnieniu zadeklarowano, że zachowana zostanie możliwość wystawiania faktur z ograniczonym zakresem danych – przez podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego (przypadki te mają zostać uregulowane w rozporządzeniu).
Przy czym zapowiada się, że miałoby to być możliwe jedynie w ramach KSeF.
Nie widzę natomiast żadnych deklaracji co do utrzymania możliwości wystawiania faktur w formie biletów jednorazowych. Ale być może takie pomysły pojawią się na etapie przygotowania przepisów wykonawczych.
Co z fakturami uproszczonymi?
Zgodnie z deklaracjami wynikającymi z uzasadnienia, zachowana ma być w KSeF możliwość wystawiania faktur uproszczonych.
Czy paragony z NIP nabywcy dalej będą mogły stanowić fakturę uproszczoną?
Obecnie paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł traktujemy jako faktury uproszczone.
Z projektu ani z uzasadnienia nie wynika aby miały być wprowadzane jakiekolwiek wyłączenia dla paragonów z NIP nabywcy.
A więc od 1 stycznia 2024 r. paragon taki nie będzie stanowił faktury (z uwagi na jego wystawienie poza KSeF).
Zmiany dotyczące faktur VAT RR
Możliwość wystawiania faktur VAT RR w KSeF
Planowane jest wprowadzenie możliwości wystawiania w KSeF faktur VAT RR.
Kiedy tego typu faktury się wystawia przeczytasz we wpisie Faktura VAT RR – zakupy u rolnika ryczałtowego.
Możliwość wystawienia faktury VAT RR będzie dostępna dla podatnika będącego nabywcą po uprzednim uwierzytelnieniu się rolnika w KSeF oraz złożeniu przez tego rolnika w KSeF oświadczenia, że jest on rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.
Oświadczenie takie będzie składane przez rolnika w ramach procedury nadania przez rolnika ryczałtowego uprawnienia do wystawiania faktur VAT RR przez danego nabywcę.
Zmiany w zasadach wystawiania faktur VAT RR
Oprócz zagadnień związanych z KSeF planuje się również wprowadzenie zasad dotyczących:
- terminu wystawiania Faktur VAT RR,
- wystawiania faktur korygujących do Faktury VAT RR,
- korekty podatku naliczonego u nabywcy produktów rolnych w związku z wystawieniem faktury VAT RR KOREKTA,
- przeliczania kwot wyrażonych w walucie obcej.
Dotychczas nie było w ustawie o VAT regulacji określających ww. kwestie.
Co z fakturami wystawionymi w PEF?
Faktury wystawione przy wykorzystaniu Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), po ich przesłaniu do KSeF oraz po przydzieleniu im numeru KSeF, będą uznawane za fakturę ustrukturyzowaną.
Chodzi o faktury wystawiane na podstawie przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
