Odliczanie VAT od wydatków związanych z pojazdem

W przypadku korzystania z pojazdu, od wydatków z nim związanych może Ci przysługiwać 50% lub 100% odliczenie VAT.

W artykule wyjaśniam jak korzystać z odliczeń po wprowadzeniu zmian w pakiecie SLIM VAT 2.

Zasada – odliczenie w wysokości 50%

W ustawie o VAT zawarto zasadę, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi podatnik może odliczyć jedynie 50% kwoty podatku (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT).

Takie ograniczenie zastosujemy do każdego zakupu, z którego wynika kwota podatku VAT do odliczenia.

A zatem ograniczenie to zastosujemy nie tylko do zakupów krajowych z VAT, udokumentowanych fakturą. Ale również do przypadków WNT, importu usług, dostawy towarów, z tytułu której podatnikiem jest nabywca (art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT) oraz importu towarów.

Jakich pojazdów dotyczy 50% ograniczenie – definicja pojazdu samochodowego

Ograniczenie w odliczaniu VAT dotyczy wyłącznie pojazdów samochodowych. Są to pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony (art. 2 pkt 34 ustawy o VAT).

Oznacza to, że ograniczenie w odliczaniu VAT nie dotyczy pojazdów ciężarowych, których masa całkowita przekracza 3,5 tony.

Jakie wydatki są objęte 50% ograniczeniem?

Rodzaje wydatków, których dotyczy to ograniczenie wymienione zostały w art. 86a ust. 2 ustawy o VAT.

Na jego podstawie możliwość odliczenia VAT w wysokości 50% przysługuje nam w przypadku zakupu:

• danego pojazdu;
• części składowych do tego pojazdu;
• usługi najmu, dzierżawy, leasingu danego pojazdu (lub jego używania na podstawie innej umowy o podobnym charakterze);
• paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu;
• usług naprawy lub konserwacji pojazdu;
• innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

W zasadzie zatem 50% ograniczenie dotyczy każdego wydatku związanego z danym pojazdem samochodowym.

Czy muszę weryfikować jakie jest faktyczne wykorzystanie pojazdu?

Jak wskazałem wyżej, zasadą jest możliwość odliczenia 50% VAT od wydatków związanych z pojazdami.

Jeżeli nie decydujesz się na odliczenie 100% VAT (o tej możliwości piszę dalej), to odliczanie 50% nie wiąże się dla Ciebie z jakimikolwiek dodatkowymi obowiązkami formalnymi.

W szczególności nie musisz badać czy pojazd rzeczywiście jest wykorzystywany w 50% do działalności gospodarczej.

Nawet jeśli pojazd używasz głównie w celach prywatnych i tylko od czasu do czasu używasz go w działalności gospodarczej (np. w proporcji 90% do 10%), to przysługuje Ci 50% odliczenie VAT.

Wyjątek – 100% odliczenie VAT

Są jednak przypadki, gdy możliwe jest odliczenie 100% kwoty podatku naliczonego.

Będzie tak, jeżeli pojazd:

• przeznaczony jest do sprzedaży lub wynajmu albo
• posiada wskazaną w ustawie o VAT konstrukcję albo
• został zgłoszony i podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu,

Pojazdy przeznaczone do sprzedaży lub wynajmu – odliczenie 100%

Jeżeli pojazd, który posiadasz jest przeznaczony do sprzedaży lub wynajmu, to istnieje możliwość odliczania 100% VAT na podstawie art. 86a ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT.

W takich przypadkach nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.

Dotyczy to jednak pojazdów przeznaczonych wyłącznie do:

• odprzedaży,
• sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
• oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

Dodatkowym warunkiem jest, aby odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie pojazdów stanowiło przedmiot działalności podatnika.

Problematyczne może być rozumienie sformułowania, że „odpłatne używanie pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika”.

Nie ma żadnych podstaw aby utożsamiać to z ewentualnym zakresem PKD wskazanym przez podatnika w rejestrach przedsiębiorców (CEiDG lub KRS). Z perspektywy VAT nie ma żadnego znaczenia co wskazujemy do celów statystycznych podczas rejestracji firmy.

Każdy podatnik może rozszerzyć swoją działalność o dowolną branżę, w tym również wynajem pojazdów. Z przepisu nie wynika, że ma to być np. jego główny przedmiot działalności.

Warunek ten w przepisie brzmi następująco:

jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Chodzi więc o to, że przedmiotem działalności podatnika jest oddanie w najem tych pojazdów.

Pojazdy o konstrukcji pozwalającej na 100% odliczenie VAT

W pewnych przypadkach sama konstrukcja pojazdu pozwala na 100% odliczanie VAT.

Wówczas też nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. Poniżej wskazuję pojazdy, których dotyczy taka możliwość.

Pojazdy do przewozu osób

Jeżeli chodzi o pojazdy do przewozu osób, to odliczenie 100% będzie Ci przysługiwało jeżeli Twój pojazd jest:

• konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Chodzi tutaj o autobusy. A podstawą prawną dla tego wyjątku jest art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. b ustawy o VAT.

W takiej sytuacji z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym musi wynikać takie przeznaczenie pojazdu.

Pojazdy wykorzystywane do przewozu towarów

Zgodnie z art. 86a ust. 9 pkt 1 i 2 ustawy o VAT 100% podatku naliczonego możemy odliczać w przypadku pojazdu samochodowego, innego niż samochód osobowy:

1. mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
   • jeżeli klasyfikowany jest jako wielozadaniowy, van lub
   • ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;
2. posiadającego kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.

Spełnienie ww. wymagań musisz potwierdzić:

• dodatkowym badaniem technicznym przeprowadzonym przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz
• odpowiednią adnotacją w dowodzie rejestracyjnym (art. 86a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT).

W przypadku pojazdu z pkt 1, wymagana w dowodzie adnotacja to VAT-1, natomiast w przypadku pkt 2, będzie to adnotacja VAT-2.

Pojazdy o specjalnym przeznaczeniu

Jeżeli Twój pojazd ma niżej wskazane przeznaczenie, to na podstawie art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy o VAT możesz odliczać 100% VAT:

• agregat elektryczny/spawalniczy,
• do prac wiertniczych,
• koparka, koparko-spycharka,
• ładowarka,
• podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
• żuraw samochodowy.

Z przepisów wydanych na podstawie przepisów prawa ruchu drogowego musi wynikać Twój pojazd jest ww. pojazdem specjalnym.

Dodatkowo na mocy rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika oraz w sprawie przypadków, w których nie stosuje się warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, odliczenie 100% przysługuje również w odniesieniu do następujących pojazdów specjalnych:

• pomoc drogowa, mających nadwozie konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu uszkodzonych pojazdów,
• pogrzebowy,
• bankowóz – wyłącznie typu A i B.

Warunki jakie muszą być spełnione dla ww. pojazdów określone zostały w ww. rozporządzeniach.

Zgłoszenie pojazdu i prowadzenie ewidencji przebiegu

Jeżeli używany przez Ciebie pojazd:

• nie przekracza masy 3,5 t;
• ma liczbę miejsc nie większą niż 9 oraz
• nie ma wskazanych w ustawie cech konstrukcyjnych albo
• nie jest przeznaczony do odsprzedaży, sprzedaży lub wynajmu

– to jedynym sposobem na odliczenie 100% VAT jest zgłoszenie tego pojazdu oraz prowadzenie ewidencji przebiegu.

Przy czym ewidencja musi potwierdzać, że wykorzystujesz pojazd wyłącznie w działalności gospodarczej.

Wykluczone jest w takim przypadku używanie pojazdu do celów prywatnych.

Jak zgłaszamy pojazd do 100% odliczenia VAT?

Zgłoszenia dokonujemy na formularzu VAT-26. Musimy go złożyć w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ponieśliśmy pierwszy wydatek związany z danym pojazdem. Nie możemy jednak złożyć tego formularza później niż w dniu przesłania JPK za dany miesiąc (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).

Co jeśli zgłoszenie złożymy po terminie?

Jeżeli informację VAT-26 złożymy po ww. terminie, to 100% odliczenie VAT będzie nam przysługiwało dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożymy tę informację (art. 86a ust. 13 ustawy o VAT).

Aktualizacja informacji VAT-26

Jeżeli zmienimy sposób wykorzystywania pojazdu, to mamy obowiązek aktualizacji formularza VAT-26. Musimy to zrobić najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonaliśmy tej zmiany (art. 86a ust. 14 ustawy o VAT).

Ewidencja przebiegu pojazdu

Oprócz zgłoszenia na formularzu VAT-26, konieczne jest jeszcze prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Musimy ją prowadzić od dnia kiedy rozpoczęliśmy wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej. A prowadzimy ją do dnia zakończenia wykorzystywania pojazdu w ten sposób.

Elementy jakie powinna zawierać ewidencja wymienione zostały w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT i są to:

1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
   • kolejny numer wpisu,
   • datę i cel wyjazdu,
   • opis trasy (skąd – dokąd),
   • liczbę przejechanych kilometrów,
   • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jeżeli wpisów dla poszczególnych tras nie dokonuje podatnik (tj. przedsiębiorca), a jego pracownicy, to musi on na koniec każdego okresu rozliczeniowego potwierdzić wpisy osób kierujących pojazdem.

Udostępnienie pojazdu osobie innej niż pracownik

Jeżeli podatnik udostępni pojazd osobie innej niż jej pracownik, to wpisu dokonuje osoba udostępniająca ten pojazd.

W takim przypadku ewidencja w zakresie pkt 4 (wskazanego wyżej) powinna obejmować:

• kolejny numer wpisu,
• datę i cel udostępnienia pojazdu,
• stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
• imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Powyższe wynika z art. 86a ust. 8 ustawy o VAT.