We wpisie wyjaśniam czy w 2024 r. podatnik zwolniony z VAT faktycznie musi wdrożyć KSeF.
Podatnik zwolniony z VAT – czyli kto?
Na początku dookreślmy kogo mam na myśli pisząc o podatniku zwolnionym z VAT.
Możemy mieć tutaj do czynienia z podatnikiem, który:
- korzysta ze zwolnienia ze względu na obrót (często nazywane zwolnieniem podmiotowym) albo
- wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku.
W tym pierwszym przypadku, obrót podatnika nie przekracza rocznie 200 tys. zł. Więcej na temat tego zwolnienia przeczytasz we wpisie Zwolnienie ze względu na obrót – wszystko co musisz wiedzieć.
Drugi przypadek dotyczy natomiast podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 ustawy o VAT albo przepisów rozporządzenia w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień.
Podatnik zwolniony nie musi rejestrować się do VAT, nie składa również JPK_VAT.
Działalność nierejestrowana a KSeF?
W ustawie o VAT nie ma szczególnych regulacji dotyczących działalności nierejestrowanej.
Z perspektywy VAT jednak osoby prowadzące tego typu działalność uznajemy za podatników.
Z tym że najczęściej korzystają one ze zwolnienia ze względu na obrót. Są więc podatnikami zwolnionymi z VAT.
Pani Anna dokonuje drobnej sprzedaży towarów na portalach aukcyjnych. Jej miesięczny obrót nie przekracza w 2024 r. kwoty 3 tys. zł, więc korzysta z przepisów Prawa przedsiębiorców, które pozwalają prowadzić taką działalność bez rejestrowania się w CEiDG.
Z perspektywy przepisów ustawy o VAT Pani Anna jest podatnikiem VAT. Z tym że korzystającym ze zwolnienia ze względu na obrót (zakładamy, że nie sprzedaje towarów wyłączonych ze zwolnienia, wymienionych w art. 113 ust. 13 pkt 1 ustawy o VAT).
Kogo dotyczy KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF należy rozpatrywać z dwóch perspektyw:
- dokumentowania w KSeF sprzedaży oraz
- otrzymywania za pomocą KSeF faktur zakupowych.
Na obie kwestie spojrzymy we wpisie odrębnie.
Sprzedaż podatnika zwolnionego a KSeF
Obowiązek wystawiania e-faktur dotyczy podatników VAT.
Wynika to z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.
Nie przewidziano jednocześnie żadnego wyłączenia z tego obowiązku dla podatników, u których występuje sprzedaż zwolniona z VAT (poza planowanym wyłączeniem dla usług finansowych).
Nie oznacza to jednak, że od 1 lipca 2024 r. podatnicy zwolnieni muszą wdrożyć u siebie KSeF.
Sprzedaż na rzecz innego podatnika a KSeF
Obowiązek wystawiania e-faktur analizować należy pod kątem tego, kto jest nabywcą towaru/usługi.
Zaczniemy więc od weryfikacji tego obowiązku w relacji B2B – a więc sytuacji, gdy podatnik zwolniony dokonuje sprzedaży dla innego podatnika (firmy).
Szczególne przepisy dotyczące podatników zwolnionych (okres przejściowy od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.)
W art. 145l ust. 1 ustawy o VAT przewidziano, że w okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. podatnicy zwolnieni z VAT mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe.
Powyższe oznacza, że w okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. podatnicy zwolnieni mogą fakultatywnie wystawiać e-faktury w KSeF.
Jeśli nie chcą wystawiać e-faktur, mogą w tym okresie wystawiać faktury „starego typu”.
Lekarz prowadzi wyłącznie działalność medyczną zwolnioną z VAT. Niektóre usługi są nabywane przez firmy (np. z zakresu medycyny pracy).
W okresie od 1 lipca 2024 r. do końca 2024 r. lekarz może dla firm wciąż wystawiać faktury elektroniczne (w PDF) lub papierowe. Nie musi ich wystawiać w KSeF.
Co z podatnikami mającymi sprzedaż mieszaną?
Może być tak, że podatnik wykonuje zarówno działalność zwolnioną jak i opodatkowaną.
Podatnik jest agentem ubezpieczeniowym i świadczy głównie usługi finansowe zwolnione z VAT. Przy czym ma w miesiącu kilka faktur opodatkowanych odpowiednimi stawkami VAT (chodzi o najem + media). Podatnik lata temu zarejestrował się jako podatnik VAT czynny, rezygnując ze zwolnienia podmiotowego.
Jeżeli wykonujesz czynności zwolnione od podatku, ale jednocześnie jesteś czynnym podatnikiem VAT dokonującym sprzedaży opodatkowanej, to przepisy przejściowe o KSeF Cię nie dotyczą. Musisz od 1 lipca 2024 r. wystawiać e-faktury w KSeF (w transakcjach B2B).
Podatnicy zwolnieni a KSeF od 1 stycznia 2025 r.
Skoro okres przejściowy trwa do końca 2024 r. – czy to oznacza, że od 1 stycznia 2025 r. KSeF dla podatników zwolnionych faktycznie jest obowiązkowy?
Nie do końca.
Wciąż bowiem obowiązuje przepis wyłączający obowiązek wystawiania faktur dla sprzedaży zwolnionej z VAT:
Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.
Art. 106b ust. 2 ustawy o VAT
A zatem od 1 stycznia 2025 r. podatnik zwolniony wciąż może zdecydować, że nie będzie dokumentował swojej transakcji fakturą. W takiej sytuacji nie dotyczy go obowiązek wystawienia faktury w KSeF.
Podatnik wykonuje usługi kształcenia zawodowego dotyczące zawodów kolejarskich.
Część z tych szkoleń prowadzona jest na zasadach określonych przepisami Ministra Infrastruktury – wobec czego korzystają ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. a ustawy o VAT.
W takim przypadku podatnik nie musi usług dokumentować fakturami. Może wykonywać usługi bez wystawiania jakichkolwiek faktur.
Przy czym trzeba pamiętać, że nabywca może zażądać wystawienia faktury.
Kiedy podatnik zwolniony ma obowiązek wystawić fakturę?
Jeżeli nabywca zażąda wystawienia faktury, to podatnik zwolniony musi ją wystawić.
Wynika to z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.
Obowiązek ten pojawi się, jeżeli żądanie jej wystawienia zostanie zgłoszone przez nabywcę w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Jeżeli od 1 stycznia 2025 r. nabywca-podatnik zażąda faktury – to podatnik zwolniony będzie ją musiał wystawić w KSeF.
Kontynuując poprzedni przykład. Jeżeli firma nabywająca usługę kształcenia zawodowego zażąda wystawienia faktury – to podatnik będzie ją musiał wystawić w KSeF (począwszy od 1 stycznia 2025 r.).
Co jeśli podatnik wystawi fakturę dobrowolnie?
Może być też tak, że podatnik zwolniony nie otrzyma żądania wystawienia faktury, lecz sam z siebie ją wystawi (mimo braku takiego obowiązku).
Jeżeli będzie to miało miejsce od 1 stycznia 2025 r., to podatnik będzie ją musiał wystawić w KSeF.
Usługi finansowe – planowane wyłączenie
Zgodnie z projektem rozporządzenia, zmodyfikowanym w grudniu 2023 r., z KSeF wyłączeni mają być podatnicy świadczący usługi zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT.
Chodzi np. o udzielanie pożyczek, usługi ubezpieczeniowe lub pośrednictwo w usługach finansowych.
Jeżeli rozporządzenie w takim brzmieniu zostanie wydane, to podatnicy wykonujący tego typu usługi, będą je dokumentowali fakturami elektronicznymi lub w postaci papierowej (co wynika z art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT).
Jednocześnie nie będą mogli, nawet dobrowolnie, wystawiać faktur w KSeF.
We wpisie tych uregulowań dokładnie nie uwzględniam, bowiem na razie mamy jedynie projekt rozporządzenia.
Sprzedaż konsumencka a KSeF
Powyżej analizowaliśmy obowiązek wystawiania e-faktur w relacji B2B. Często jednak klientami podatników zwolnionych są konsumenci.
Na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, nie wystawia się e-faktur na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Jest to wyłączenie dotyczące sprzedaży konsumenckiej, które stosują również podatnicy zwolnieni z VAT.
Należy zaznaczyć, że generalnie przy sprzedaży konsumenckiej, podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur.
Ten obowiązek pojawia się jeśli konsument zażąda jej wystawienia (na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).
Wówczas jednak nie należy wystawiać faktury w KSeF. Konieczne jest wystawienie faktury elektronicznej (w PDF) lub w postaci papierowej (art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT).
Zakupy podatnika zwolnionego a KSeF
Nie ma przepisów, które zmuszałyby podatników zwolnionych do odbierania faktur w KSeF.
Wręcz przeciwnie.
W odniesieniu do podatników wystawiających e-faktury przewidziano obowiązek jej udostępnienia poza KSeF w każdym przypadku, gdy nabywcą nie jest czynny podatnik VAT.
Jeżeli zatem jako podatnik zwolniony nabywasz towary lub usługi, a sprzedający wystawia fakturę w KSeF, to i tak musi Ci ją udostępnić poza KSeF (chyba, że zwolnisz sprzedawcę z tego obowiązku).
Na podstawie art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT, udostępnienie faktury odbywa się poprzez:
- podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
- przekazanie wizualizacji faktury z kodem QR.
Jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT i nabywasz laptopa. Załóżmy, że dzieje się to w lipcu 2024 r. Sprzedający jest czynnym podatnikiem VAT, wystawia więc fakturę w KSeF.
Możecie uzgodnić, że odbierzesz tę fakturę poprzez KSeF.
Jeżeli jednak takiego uzgodnienia nie będzie, to sprzedający powinien Tobie udostępnić fakturę poza KSeF, według zasad wskazanych wyżej.
Podatnik zwolniony a KSeF – podsumowanie
Podsumowując, jeżeli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT i Twoim klientem jest podatnik (firma), to:
- w okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.:
- nie masz obowiązku wystawiania faktur w KSeF (możesz, ale nie musisz),
- możesz wystawiać faktury elektroniczne lub w postaci papierowej (jeżeli np. zażąda jej klient),
- nie musisz odbierać faktur w KSeF;
- od 1 stycznia 2025 r.:
- nie możesz wystawiać faktur elektronicznych (w PDF) ani w postaci papierowej;
- jeżeli wystawiasz fakturę (np. na żądanie nabywcy) – to musi być wystawiona w KSeF;
- nie musisz odbierać faktur w KSeF.
Jeżeli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT i Twoim klientem jest konsument, to od 1 lipca 2024 r.
- nie możesz wystawiać faktur w KSeF,
- jeśli wystawiasz fakturę (np. na żądanie nabywcy) – to musi być wystawiona faktura elektroniczna (w PDF) lub w postaci papierowej.
Pamiętaj, że od 1 stycznia 2025 r. w dalszym ciągu wystawianie faktur jest dla Ciebie dobrowolne (co wynika z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT). A więc obowiązek wystawienia faktury w KSeF analizujesz jedynie wtedy, gdy:
- nabywca zażąda jej wystawienia lub
- dobrowolnie zdecydujesz się na wystawienie faktury (bez żądania nabywcy).
Czy podatnik zwolniony faktycznie musi wdrożyć KSeF?
No i wypadałoby na koniec odpowiedzieć na postanowione na wstępie pytanie. 🙂
Otóż teoretycznie podatnik zwolniony nie musi wdrażać KSeF.
Przepisy bowiem nie wymagają od niego:
- wystawiania jakichkolwiek faktur (zob. wyłączenie dla sprzedaży zwolnionej) ani
- odbierania faktur w KSeF.
Niemniej jednak wyłączenie z fakturowania nie jest bezwzględne. Nabywca będący podatnikiem może zażądać faktury. A wówczas podatnik zwolniony będzie musiał ją wystawić w KSeF (od 1 stycznia 2025 r.).
A zatem KSeF nie musi wdrażać podatnik zwolniony z VAT, który realizuje sprzedaż wyłącznie dla konsumentów (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej).
Jeżeli jednak prowadzi sprzedaż B2B, to okoliczności mogą go zmusić do korzystania z KSeF. Ale dopiero od 1 stycznia 2025 r. (w okresie od 1 lipca 2024 r. do końca 2024 r. nie musi korzystać z KSeF).
Szkolenie z KSeF
Opanowanie aspektów technicznych i prawnych działania KSeF to nie lada wyzwanie.
Mogę jednak Tobie pomóc! 🙂
Przygotowałem pakiet szkoleń i materiałów, w których krok po kroku wyjaśniam funkcjonowanie e-faktur.
Pamiętaj, że na moje produkty daję gwarancję satysfakcji. Jeżeli nie spełnią Twoich oczekiwań, to zwrócę Tobie pieniądze.
