Refakturowanie – 10 największych mitów

Refakturowanie to nic innego jak odsprzedaż usług. W obiegu funkcjonuje wiele potocznych mitów, z którymi wciąż spotykam się na szkoleniach.

W dzisiejszym artykule obalam 10 z nich.

Czym jest refakturowanie?

W przypadku refakturowania kupujesz coś w imieniu własnym, ale na rzecz podmiotu trzeciego. Czyli Ty jesteś zamawiającym usługę, ale rzeczywiście korzysta z niej kto inny.

W takim przypadku stosujemy art. 8 ust. 2a ustawy o VAT:

W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Na podstawie tego przepisu przyjmujemy fikcję, że podmiot refakturujący najpierw kupił daną usługę, a później wykonał ją na rzecz podmiotu trzeciego.

Oznacza to, że najczęściej refakturujący:

• dysponuje wystawioną na siebie fakturą zakupową oraz
• ma obowiązek wystawienia faktury sprzedażowej.

Co muszę ustalić przy refakturowaniu?

Fikcja, iż refakturujący nabył, a później odsprzedał usługę wiąże się z określonymi konsekwencjami w VAT. Prawidłowe opodatkowanie świadczenia przez refakturującego wymaga ustalenia następujących elementów:

• kraju, w którym usługa podlega opodatkowaniu VAT;
• jeżeli tym krajem jest Polska, to ustalenie właściwej podstawy opodatkowania i stawki VAT;
• określenie obowiązku podatkowego;
• wystawienie faktury;
• ustalenie czy w związku z nabyciem refakturowanej usługi przysługuje nam prawo do odliczenia VAT.

Poniżej rozprawiam się z 10 mitami na temat każdego z ww. elementów.

Tytuły są nieprawdziwe, a wyjaśnienie dlaczego, oczywiście w treści każdego punktu. 😉

10 mitów dotyczących refakturowania

Refaktura zawsze podlega VAT w Polsce

Przy każdym świadczeniu, które refakturujesz ustalić musisz miejsce (kraj) opodatkowania.

Najczęściej refaktura dotyczy usługi na rzecz innego przedsiębiorcy. W takim przypadku stosujemy:

• regułę podstawową – przewidzianą w art. 28b ustawy o VAT albo
• jedną z reguł szczególnych przewidzianych w art. 28e, 28f, 28g, 28i, 28j, 28n ustawy o VAT.

Najpierw sprawdzamy czy naszego świadczenia nie dotyczy któraś z reguł szczególnych. Jeżeli tak, to według niej należy określić kraj opodatkowania usługi. Reguły szczególne odnoszą się zasadniczo do usług:

• związanych z nieruchomościami (art. 28e),
• transportu pasażerów albo towarów (art. 28f),
• wstępu na różnego rodzaju wydarzenia (art. 28g),
• restauracyjnych i cateringowych (art. 28i),
• krótkoterminowego wynajmu środków transportu (art. 28j),
• turystyki (art. 28n).

Jeżeli Twojej usługi nie dotyczy którakolwiek z ww. reguł szczególnych, to musisz zastosować regułę podstawową zawartą w art. 28b ustawy o VAT.

Zgodnie z tym przepisem, miejscem opodatkowania jest kraj siedziby usługobiorcy. Jeżeli natomiast usługa jest świadczona dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej danego podmiotu, to krajem opodatkowania jest państwo, w którym to miejsce się znajduje.

Najczęściej jednak będziemy patrzeć na siedzibę usługobiorcy. Jeżeli nabywcą usługi jest podmiot z siedzibą w Polsce, to usługa podlega opodatkowaniu w naszym kraju. Jeżeli jednak nabywcą będzie podmiot z zagranicy, to usługa nie będzie podlegała opodatkowaniu VAT w Polsce i będzie stanowiła dla Ciebie tzw. eksport usług.

Nie ma zatem zasady, że przy refakturowaniu usługa zawsze podlega VAT w Polsce.

Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby zakupiona w Polsce usługa (z odliczeniem VAT), była refakturowana bez doliczania VAT na kontrahenta zagranicznego.

Muszę zastosować taką samą stawkę VAT jak w fakturze zakupowej

Jeżeli już ustalisz, że miejscem opodatkowania refakturowanej usługi jest Polska, to musisz opodatkować świadczenie wg odpowiedniej stawki VAT.

Samodzielnie zatem sprawdzasz czy dotyczy Cię, któreś ze zwolnień z VAT albo obniżona stawka. Jeżeli nie, to stosujesz 23% stawkę VAT.

Przyjmujemy fikcję, że jesteś wykonującym usługę, zatem nie wiąże Cię w żaden sposób wysokość opodatkowania zastosowana przez podmiot, od którego usługa została kupiona.

Oczywiście w takich przypadkach musisz mieć pewność, że usługodawca zastosował błędną stawkę VAT. 😉

O stawkach VAT związanych z użyciem nieruchomości przeczytasz we wpisie Jak ustalić stawkę VAT dla najmu nieruchomości.

Przy refakturowaniu nie mogę doliczać marży

Po ustaleniu stawki VAT konieczne jest określenie w prawidłowej wysokości podstawy opodatkowania. W praktyce najczęściej przyjmujemy kwotę określoną w fakturze zakupowej.

Nie ma jednak przeciwwskazań, aby doliczyć do niej marżę. Może być bowiem tak, że w związku z refakturowaniem zostały poniesione dodatkowe koszty, którymi chcemy obciążyć kontrahenta. Nie mamy w tym zakresie żadnych ograniczeń.

Możemy zatem ukształtować cenę w dowolny sposób – może być ona nie tylko wyższa, ale również niższa.

Tutaj jedno ważne zastrzeżenie, w szczególności jeśli planujemy refakturować po niższej kwocie na podmiot powiązany. W takich przypadkach należy sprawdzić czy nie istnieją przesłanki do zastosowania art. 32 ustawy o VAT. Na jego mocy organ podatkowy, w niektórych przypadkach, może określić wartość świadczenia wg wartości rynkowej.

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia refaktury

Nie ma żadnej szczególnej reguły powstawania obowiązku podatkowego dla refakturowania. Określamy ten obowiązek tak, jakbyśmy sami świadczyli usługę.

Najczęściej będzie to moment wykonania usługi, co wynika z art. 19a ust. 1-3 ustawy o VAT.

Jedynymi przypadkami, gdy obowiązek podatkowy powstanie w dacie wystawienia refaktury, to sytuacje, gdy dla danej usługi obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Skoro Ty wykonujesz usługę, to patrzysz kiedy została przez Ciebie wystawiona faktura.

Dotyczy to stosunkowo niewielu przypadków określonych w art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT.

Wystawiona faktura musi zawierać oznaczenie „refaktura” oraz inne szczególne elementy

Przepisy o wystawianiu faktur w ogóle nie odnoszą się do refakturowania. Nie przewidują też żadnych szczególnych elementów dla refaktury. Nie ma też obowiązku umieszczania w fakturze jakiejkolwiek adnotacji, że jest to refaktura.

Jeżeli jesteś refakturującym, to przy wystawianiu faktur stosujesz ogólne zasady fakturowania przewidziane w ustawie o VAT.

Refaktura nie może dotyczyć usług zakupionych za granicą

Nie ma przeszkód, aby refaktura dotyczyła usług nabytych za granicą. Nabyta przez Ciebie usługa może stanowić dla Ciebie np. import usług.

Możesz również odsprzedać usługę, która podlega VAT poza Polską.

Refakturowania nie dotyczą ograniczenia lub wyłączenia w prawie do odliczenia

Wyłączenia w prawie do odliczenia przewidziane są w art. 88 ustawy o VAT. Dotyczą m.in. usług gastronomicznych i noclegowych. A podstawowe ograniczenie w odliczeniu przewidziane jest dla wydatków związanych z użytkowaniem samochodów (art. 86a ustawy o VAT).

Nie ma przepisów, które wyłączałyby ich zastosowanie do refakturowanych usług.

Przy czym w kontekście usług noclegowych może się to zmienić po wprowadzeniu pakietu SLIM VAT. Jeżeli pojawi się konkretny projekt, to na pewno będę jeszcze na ten temat pisał.

Refaktura na zagraniczny podmiot nie daje prawa do odliczenia

Jak wskazałem w pkt 1, refaktura może stanowić dla Ciebie eksport usług. Co oznacza najczęściej, że jest świadczeniem wykonanym dla podmiotu zagranicznego, a usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.

Refakturowanie dotyczy kosztów dodatkowych dostawy albo usługi (np. transportu)

Refakturowanie dotyczy wyłącznie usług nabytych w imieniu własnym, ale na rzecz podmiotu trzeciego. Nie dotyczy jednak kosztów dodatkowych świadczenia wykonywanego przez Ciebie.

Takie koszty, na mocy art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT zawsze doliczasz do ceny towary lub usługi.

W takich przypadkach podatnicy często uwzględniają transport w oddzielnej pozycji faktury, opodatkowując go wg 23% stawki. Takie zachowawcze postępowanie widać przede wszystkim przy sprzedaży towarów opodatkowanych obniżoną stawką VAT (np. książek – 5%).

Nie jest to jednak prawidłowe. Koszt transportu powinien zostać doliczony do ceny książki i opodatkowany wg tej samej, 5% stawki VAT.

O refakturowaniu moglibyśmy mówić jeżeli klient we własnym zakresie miał zapewnić transport towarów, lecz zwrócił się do nas o jego organizację. W takim przypadku działamy we własnym imieniu, ale na rzecz klienta.

Jeżeli natomiast klient ma opcję wybrania transportu kupowanego towaru, który my organizujemy, to ten koszt dodatkowy doliczamy do ceny towaru.

Rozważmy jeszcze inny przykład.

Refakturowanie mediów przy najmie

Bardzo dużo problemów przysparza podatnikom rozstrzygnięcie czy doliczane przy najmie media stanowią koszt dodatkowy usługi najmu, czy też są to świadczenia refakturowane przez wynajmującego.

Szczegółowo tym problemem zająłem się we wpisie Refakturowanie mediów przy najmie.

Refakturowanie nie dotyczy świadczeń na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej

Nie ma żadnych ograniczeń tego typu. Refakturowanie może zatem dotyczyć również świadczeń na rzecz konsumentów.

I to już wszystkie mity!

Jeżeli masz pomysł na inne, nieuwzględnione we wpisie, to koniecznie daj znać w komentarzu! Miłego dnia 🙂