Refakturowanie to nic innego jak odsprzedaż usług. W obiegu funkcjonuje wiele potocznych mitów, z którymi wciąż spotykam się na szkoleniach.
W dzisiejszym artykule obalam 10 z nich.
Czym jest refakturowanie?
W przypadku refakturowania kupujesz coś w imieniu własnym, ale na rzecz podmiotu trzeciego. Czyli Ty jesteś zamawiającym usługę, ale rzeczywiście korzysta z niej kto inny.
W takim przypadku stosujemy art. 8 ust. 2a ustawy o VAT:
W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Na podstawie tego przepisu przyjmujemy fikcję, że podmiot refakturujący najpierw kupił daną usługę, a później wykonał ją na rzecz podmiotu trzeciego.
Oznacza to, że najczęściej refakturujący:
- dysponuje wystawioną na siebie fakturą zakupową oraz
- ma obowiązek wystawienia faktury sprzedażowej.
Co muszę ustalić przy refakturowaniu?
Fikcja, iż refakturujący nabył, a później odsprzedał usługę wiąże się z określonymi konsekwencjami w VAT. Prawidłowe opodatkowanie świadczenia przez refakturującego wymaga ustalenia następujących elementów:
- kraju, w którym usługa podlega opodatkowaniu VAT;
- jeżeli tym krajem jest Polska, to ustalenie właściwej podstawy opodatkowania i stawki VAT;
- określenie obowiązku podatkowego;
- wystawienie faktury;
- ustalenie czy w związku z nabyciem refakturowanej usługi przysługuje nam prawo do odliczenia VAT.
Poniżej rozprawiam się z 10 mitami na temat każdego z ww. elementów.
Tytuły są nieprawdziwe, a wyjaśnienie dlaczego, oczywiście w treści każdego punktu. 😉
10 mitów dotyczących refakturowania
Refaktura zawsze podlega VAT w Polsce
Przy każdym świadczeniu, które refakturujesz ustalić musisz miejsce (kraj) opodatkowania.
Najczęściej refaktura dotyczy usługi na rzecz innego przedsiębiorcy. W takim przypadku stosujemy:
- regułę podstawową – przewidzianą w art. 28b ustawy o VAT albo
- jedną z reguł szczególnych przewidzianych w art. 28e, 28f, 28g, 28i, 28j, 28n ustawy o VAT.
Najpierw sprawdzamy czy naszego świadczenia nie dotyczy któraś z reguł szczególnych. Jeżeli tak, to według niej należy określić kraj opodatkowania usługi. Reguły szczególne odnoszą się zasadniczo do usług:
- związanych z nieruchomościami (art. 28e),
- transportu pasażerów albo towarów (art. 28f),
- wstępu na różnego rodzaju wydarzenia (art. 28g),
- restauracyjnych i cateringowych (art. 28i),
- krótkoterminowego wynajmu środków transportu (art. 28j),
- turystyki (art. 28n).
Jeżeli Twojej usługi nie dotyczy którakolwiek z ww. reguł szczególnych, to musisz zastosować regułę podstawową zawartą w art. 28b ustawy o VAT.
Zgodnie z tym przepisem, miejscem opodatkowania jest kraj siedziby usługobiorcy. Jeżeli natomiast usługa jest świadczona dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej danego podmiotu, to krajem opodatkowania jest państwo, w którym to miejsce się znajduje.
Najczęściej jednak będziemy patrzeć na siedzibę usługobiorcy. Jeżeli nabywcą usługi jest podmiot z siedzibą w Polsce, to usługa podlega opodatkowaniu w naszym kraju. Jeżeli jednak nabywcą będzie podmiot z zagranicy, to usługa nie będzie podlegała opodatkowaniu VAT w Polsce i będzie stanowiła dla Ciebie tzw. eksport usług.
Nie ma zatem zasady, że przy refakturowaniu usługa zawsze podlega VAT w Polsce.
Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby zakupiona w Polsce usługa (z odliczeniem VAT), była refakturowana bez doliczania VAT na kontrahenta zagranicznego.
Kupując usługę od kancelarii otrzymujesz fakturę z 23% stawką VAT. Przy refakturowaniu nabywcą usługi doradczej jest podmiot z siedzibą w Wielkiej Brytanii. Zatem wystawiasz refakturę bez VAT (usługa podlega VAT poza Polską).
Muszę zastosować taką samą stawkę VAT jak w fakturze zakupowej
Jeżeli już ustalisz, że miejscem opodatkowania refakturowanej usługi jest Polska, to musisz opodatkować świadczenie wg odpowiedniej stawki VAT.
Samodzielnie zatem sprawdzasz czy dotyczy Cię, któreś ze zwolnień z VAT albo obniżona stawka. Jeżeli nie, to stosujesz 23% stawkę VAT.
Przyjmujemy fikcję, że jesteś wykonującym usługę, zatem nie wiąże Cię w żaden sposób wysokość opodatkowania zastosowana przez podmiot, od którego usługa została kupiona.
Otrzymana przez Ciebie faktura zawiera zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT. Ty jednak, jako podmiot refakturujący, nie masz prawa stosować tego zwolnienia. Dotyczy ono bowiem obecnie jedynie Poczty Polskiej (jako podmiotu wyznaczonego). W refakturze musisz zatem zastosować 23% stawkę VAT.
W takiej sytuacji nie jesteśmy związani błędną stawką zastosowaną przez usługodawcę. Do usług zakwaterowania właściwa jest stawka 8%, wobec czego na swojej refakturze możesz ją zastosować. I to pomimo, że faktura zakupowa zawiera 23%.
Oczywiście w takich przypadkach musisz mieć pewność, że usługodawca zastosował błędną stawkę VAT. 😉
O stawkach VAT związanych z użyciem nieruchomości przeczytasz we wpisie Jak ustalić stawkę VAT dla najmu nieruchomości.
Przy refakturowaniu nie mogę doliczać marży
Po ustaleniu stawki VAT konieczne jest określenie w prawidłowej wysokości podstawy opodatkowania. W praktyce najczęściej przyjmujemy kwotę określoną w fakturze zakupowej.
Nie ma jednak przeciwwskazań, aby doliczyć do niej marżę. Może być bowiem tak, że w związku z refakturowaniem zostały poniesione dodatkowe koszty, którymi chcemy obciążyć kontrahenta. Nie mamy w tym zakresie żadnych ograniczeń.
Możemy zatem ukształtować cenę w dowolny sposób – może być ona nie tylko wyższa, ale również niższa.
W takiej sytuacji nie ma przeciwwskazań, aby odpowiednie kwoty doliczyć do refaktury za noclegi i przejazdy.
Tutaj jedno ważne zastrzeżenie, w szczególności jeśli planujemy refakturować po niższej kwocie na podmiot powiązany. W takich przypadkach należy sprawdzić czy nie istnieją przesłanki do zastosowania art. 32 ustawy o VAT. Na jego mocy organ podatkowy, w niektórych przypadkach, może określić wartość świadczenia wg wartości rynkowej.
Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia refaktury
Nie ma żadnej szczególnej reguły powstawania obowiązku podatkowego dla refakturowania. Określamy ten obowiązek tak, jakbyśmy sami świadczyli usługę.
Najczęściej będzie to moment wykonania usługi, co wynika z art. 19a ust. 1-3 ustawy o VAT.
Jedynymi przypadkami, gdy obowiązek podatkowy powstanie w dacie wystawienia refaktury, to sytuacje, gdy dla danej usługi obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Skoro Ty wykonujesz usługę, to patrzysz kiedy została przez Ciebie wystawiona faktura.
Dotyczy to stosunkowo niewielu przypadków określonych w art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT.
Do refakturowanej energii obowiązek podatkowy powstanie z chwilą wystawienia refaktury (na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. a ustawy o VAT).
Wystawiona faktura musi zawierać oznaczenie „refaktura” oraz inne szczególne elementy
Przepisy o wystawianiu faktur w ogóle nie odnoszą się do refakturowania. Nie przewidują też żadnych szczególnych elementów dla refaktury. Nie ma też obowiązku umieszczania w fakturze jakiejkolwiek adnotacji, że jest to refaktura.
Jeżeli jesteś refakturującym, to przy wystawianiu faktur stosujesz ogólne zasady fakturowania przewidziane w ustawie o VAT.
Refaktura nie może dotyczyć usług zakupionych za granicą
Nie ma przeszkód, aby refaktura dotyczyła usług nabytych za granicą. Nabyta przez Ciebie usługa może stanowić dla Ciebie np. import usług.
Jeśli taką usługę kupisz od podmiotu zagranicznego, to rozpoznajesz import usług. Przy refakturowaniu wykazujesz usługę opodatkowaną VAT w Polsce – ponieważ klientem jest podmiot z Polski.
Możesz również odsprzedać usługę, która podlega VAT poza Polską.
Krótkoterminowy wynajem środków transportu podlega VAT w państwie, w którym środek transportu jest oddawany do dyspozycji usługobiorcy. Otrzymana faktura zakupowa powinna zatem zawierać holenderski VAT. Należność tę możesz refakturować. Będzie ona dla Ciebie stanowiła usługę niepodlegającą opodatkowaniu VAT w Polsce.
Refakturowania nie dotyczą ograniczenia lub wyłączenia w prawie do odliczenia
Wyłączenia w prawie do odliczenia przewidziane są w art. 88 ustawy o VAT. Dotyczą m.in. usług gastronomicznych i noclegowych. A podstawowe ograniczenie w odliczeniu przewidziane jest dla wydatków związanych z użytkowaniem samochodów (art. 86a ustawy o VAT).
Nie ma przepisów, które wyłączałyby ich zastosowanie do refakturowanych usług.
Przy czym w kontekście usług noclegowych może się to zmienić po wprowadzeniu pakietu SLIM VAT. Jeżeli pojawi się konkretny projekt, to na pewno będę jeszcze na ten temat pisał.
Refaktura na zagraniczny podmiot nie daje prawa do odliczenia
Jak wskazałem w pkt 1, refaktura może stanowić dla Ciebie eksport usług. Co oznacza najczęściej, że jest świadczeniem wykonanym dla podmiotu zagranicznego, a usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce.
W takim przypadku przysługuje Ci prawo do odliczenia na podstawie art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT.
Refakturowanie dotyczy kosztów dodatkowych dostawy albo usługi (np. transportu)
Refakturowanie dotyczy wyłącznie usług nabytych w imieniu własnym, ale na rzecz podmiotu trzeciego. Nie dotyczy jednak kosztów dodatkowych świadczenia wykonywanego przez Ciebie.
Takie koszty, na mocy art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT zawsze doliczasz do ceny towary lub usługi.
W takim przypadku nie refakturujesz usługi na rzecz klienta. Jest to dodatkowy koszt dostawy, który należy doliczyć do ceny towaru.
W takich przypadkach podatnicy często uwzględniają transport w oddzielnej pozycji faktury, opodatkowując go wg 23% stawki. Takie zachowawcze postępowanie widać przede wszystkim przy sprzedaży towarów opodatkowanych obniżoną stawką VAT (np. książek – 5%).
Nie jest to jednak prawidłowe. Koszt transportu powinien zostać doliczony do ceny książki i opodatkowany wg tej samej, 5% stawki VAT.
O refakturowaniu moglibyśmy mówić jeżeli klient we własnym zakresie miał zapewnić transport towarów, lecz zwrócił się do nas o jego organizację. W takim przypadku działamy we własnym imieniu, ale na rzecz klienta.
Jeżeli natomiast klient ma opcję wybrania transportu kupowanego towaru, który my organizujemy, to ten koszt dodatkowy doliczamy do ceny towaru.
Rozważmy jeszcze inny przykład.
Tutaj również musisz doliczyć te koszty do ceny usługi. Transport i nocleg jest realizowany na Twoją rzecz. Nie ma zatem mowy o refakturowaniu.
Refakturowanie mediów przy najmie
Bardzo dużo problemów przysparza podatnikom rozstrzygnięcie czy doliczane przy najmie media stanowią koszt dodatkowy usługi najmu, czy też są to świadczenia refakturowane przez wynajmującego.
Szczegółowo tym problemem zająłem się we wpisie Refakturowanie mediów przy najmie.
Refakturowanie nie dotyczy świadczeń na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
Nie ma żadnych ograniczeń tego typu. Refakturowanie może zatem dotyczyć również świadczeń na rzecz konsumentów.
I to już wszystkie mity!
Jeżeli masz pomysł na inne, nieuwzględnione we wpisie, to koniecznie daj znać w komentarzu! Miłego dnia 🙂
Dzień dobry, mam pytanie mianowicie zakupiliśmy towar z UE – typowe wnt. Następnie chcemy zafakturować to nabycie na klienta krajowego. Kiedy powstanie obowiązek podatkowy ? W artykule jest mowa o refakturowaniu usług a nic nie ma o refakturowaniu towarów. Czy mógłby się Pan odnieść i do tej kwestii.
Dziękuje i pozdrawiam.
Refakturowanie dotyczy zasadniczo usług. W przypadku zakupu towaru, który jest wysyłany bezpośrednio od pierwszego do trzeciego podmiotu, mamy do czynienia z transakcją łańcuchową. Pisałem o nich więcej tutaj: https://zrozumvat.pl/transakcje-lancuchowe-jakie-sa-ich-skutki-w-vat/. Jeżeli Pani klientem jest podmiot krajowy i dostawa następuje po transporcie wewnątrzwspólnotowym, to tutaj będziemy mieli do czynienia z dostawą krajową. Obowiązek podatkowy należy ustalić wg zasad określonych w art. 19a ustawy o VAT (tj. zasadniczo powstaje w dniu dokonania dostawy, ale są też wyjątki dla poszczególnych towarów i w przypadku zapłaty zaliczki).
Dzień dobry,
Czy refakturując usługę transportu można jednocześnie na tej samej fakturze dodać drugą pozycje -sprzedany towar? Kwota za transport byłaby niezmieniona z faktury od firmy transportowej.
Rozumiem, że obok usługi transportowej mamy dla klienta również sprzedany towar i że świadczenia nie są ze sobą powiązane? Nie ma przeciwwskazań żeby ująć to na jednej fakturze, przy czym oczywiście trzeba wskazać osobno – jeżeli się różnią – datę wykonania usługi transportowej oraz datę dostawy towaru.
Jak wystawić refakturę za badania pracownicze ( w Polsce stawka zw. art 43) na kontrahenta z Niemiec
Jeżeli wchodzimy w zakres zastosowania art. 28b ust. 1 ustawy o VAT, to opodatkowujemy świadczenie w państwie siedziby usługobiorcy. W takim przypadku mamy do czynienia z tzw. eksportem usług. Jak taką fakturę wystawić opisuję w tym artykule: https://zrozumvat.pl/faktury-dokumentujace-transakcje-niepodlegajace-vat-w-polsce-vat-np/
Witam,
a jak będzie wyglądać refaktura kosztu paliwa zakupionego w DE (płatność polską kartą płatniczą) do kontrahenta w DE? PL frima jest zarejestrowana w DE, czy refakturuję kwotę netto czy brutto?
Panie Patryku, takie tematy wymagają szczegółowej analizy i nie mogę udzielić odpowiedzi w komentarzu na blogu. Tutaj należałoby ocenić czy w ogóle dochodzi do odsprzedaży towaru. Bo może być to też usługa. Wszystko zależy od treści umów i uzgodnień. Pozdrawiam
A czy refaktura usługi z ar.43 ust 1 pkt 29 z naliczoną marżą upoważnia do zastosowania stawki ZW? Jest to zwolnienie przedmiotowe a nie podmiotowe. I tak teraz mam wątpliwości.
Pani Agato, przy pkt 29 mamy kilka liter, i np. w lit. b przewidziano zwolnienie przedmiotowo-podmiotowe. Wówczas trzeba sprawdzić czy te warunki podmiotowe spełniamy. Jeżeli byłoby to zwolnienie przedmiotowe, to sam fakt doliczenia marży nie zmienia prawa do zastosowania zwolnienia z VAT.
witam,
kupiłem usługę subskrypcji oprogramowania z USA jednak przy podaniu danych do faktury musiałem podać NIP UE, z uwagi na to, że podmiot z którym mam podpisaną umowę-zlecenie nie posiada numeru NIP UE zakupu dokonałem na swoją firmę bez VAT, czy i w jaki sposób mogę refakturować tą usługę/oprogramowanie dla mojego pracodawcy?
Panie Tomaszu, jeżeli nie jest Pan podatnikiem VAT to nie wchodzimy w ogóle w regulacje o refakturowaniu. Proponuję sprawę wyjaśnić z działem księgowym firmy, w której jest Pan zatrudniony.
Witam.A czy są jakieś przeciwwskazania, żeby cała działalność gospodarcza polegała na sprzedaży usług zakupionych od podwykonawców ? W takim wypadku to chyba też będzie refaktutowanie, tylko z doliczoną marżą..Czy fiskus może z jakiegoś powodu kwestionować takie działanie ?
Witam Pani Magdaleno, nie widzę problemu, aby cała działalność polegała na refakturowaniu. Jeżeli takie usługi będą rzeczywiście wykonywane, to fiskus nie powinien ich kwestionować.
jak przefakturować koszt zakupu butów ochronnych dla pracownika na firmę niemiecką,
wysatwić note czy fakture – z brutto czy netto, z jaka stawką
Panie Katarzyno, jest to temat do dokładniejszej analizy. Refakturowanie z zasady dotyczy usług. Jeżeli chodzi o towary, to należy zbadać czy można w ogóle mówić o ich nabyciu przez tę firmę, należy również sprawdzić gdzie towary znajdowały się w momencie dostawy itd.
A jak przefakturować usługę wykonaną w marcu z duplikatu otrzymanego w czerwcu? Jaka przyjąć datę sprzedaży?
Zawsze wskazujemy faktyczną datę wykonania danej usługi, bez znaczenia jest kiedy dla refakturowanej usługi została wystawiona faktura.
Dzień dobry,
Podatnik jest vatowcem i dokonuje sprzedaży mieszanej. Świadczy usługi wspólnot mieszkaniowych, a oprócz tego jest pośrednikiem nieruchomości oraz świadczy usługi konserwatorskie. Co w momencie refaktury dla właściciela mieszkania we wspólnocie mieszkaniowej? Czy ma prawo odliczenia 100% vat od kosztów, które będą później refakturowane? Np. za usługi prawne?
Otrzymaliśmy fakturę za przegląd techniczny samochodu służbowego, którego jesteśmy właścicielem, lecz auto wynajmujemy innej firmie w kraju. Czy mamy prawo zrefakturować całą fakturę, włącznie z opłatą ewidencyjną (NP)?
Jeśli tak, to jaką stawkę VAT zastosować przy opłacie ewidencyjnej (23% ?)?
Pani Arleto, wydaje mi się, że jest to usługa nabyta przez Państwa na własną rzecz (pojazd jest Waszą własnością). Nie widzę tutaj raczej odsprzedaży usługi (refakturowania). Natomiast w zależności od Państwa uzgodnień z najemcą, możecie to potraktować jako koszt dodatkowy najmu na podstawie art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT i doliczyć do ceny za usługę.
Dzień dobry, mamy wątpliwości odnośnie refakturowania faktur za prąd w lokalu użytkowym. Mianowicie dostajemy refakturę od drugiego najemcy, w której do kwoty brutto za wyliczony prąd według licznika oraz połowę kosztów przesyłu dolicza jeszcze swój 23% vat. Czy to faktycznie tak powinno wyglądać?
Pani Ireno, jeżeli ustalone jest odrębne od najmu rozliczenie energii elektrycznej, to kwestia w jakiej wysokości będzie określona refaktura leży już w Waszych ustaleniach z klientem.
Dzień Dobry. Otrzymujemy rachunki za najem mieszkania od osoby fizycznej (bez naliczoneo VATu). My te rachunki chcemy refakturować, bo dokonujemy podnajmu osobie świadczącej nam usługi. Osoba prowadząca działalność. Jest VATowcem. Oczywiście my jesteśmy płatnikiem VAT, naliczony VAT będzie 23%. Pytanie od jakiej wartości? Czy otrzymany rachunek od osoby fizycznej traktuję jako brutto i metodą stu? czy jako netto od tego liczę 23%?
Dzień dobry. Proszę o informację jak przenieśić miesięczne opłaty Zarządcy budynku wielousługowego-mieszkaniowego: Spółdzielni mieszkaniowej, Wspólnoty włascicielskiej, w przypadku wynajmu w ramach działalności gododarczej na VAT, mojego lokalu użytkowego ? Zarządca, czyli Spółdzielnia mieszkaniowa i Wspólnotowy nie wystawia żadnych faktur dla tych opłat, tylko ustala drogą Uchwał opłaty i zaliczki dla mojego lokalu za administrowanie i zarządzanie oraz prognozowane niektóre wspólne media ( np.centralne ogrzewanie), koncowo rozliczane ma koniec każdego roku. Jak przniesiść ponoszrnie opłat na Najemcę lokalu ? Dziękuję
Dzień dobry
Mam pytanie dotyczące refakturowania usług medycznych. Spółka zakupiła usługi medyczne dla swoich pracowników, ale również dla kontrahentów współpracujących z firmą w ramach B2B (jednoosobowe działalności gospodarcze, posiada stosowny regulamin wewnętrzny). Co miesiąc spółka otrzymuje fakturę ze stawką „zw”. Następnie część tych usług chce refakturować na inne podmioty współpracujące. Firma nie posiada w zakresie działalności usług medycznych a zakupione pakiety gwarantują profilaktykę zdrowotną.
Czy refakturowanie zakupionych usług medycznych dla współpracowników w ramach B2B powinno być ze stawką „zw” czy 23%?