Zaliczka – jak rozliczyć w VAT?

We wpisie przedstawiam podstawowe informacje na temat rozliczania zaliczek w VAT.

Zaliczka – kiedy mamy z nią do czynienia?

Zaliczka to płatność uiszczana przez nabywcę przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Nabywca składa zamówienie na zakup 5 maszyn budowlanych o łącznej wartości 35 tys. zł brutto.

Jako sprzedający, przed dostawą, pobierasz część wynagrodzenia w wysokości 30% (tj. 10 500 zł brutto).

Zaliczka musi dotyczyć konkretnego towaru/usługi

Przy czym aby dana płatność stanowiła zaliczkę, to musi być wpłacana na poczet wynagrodzenia za konkretny towar lub usługę.

Jednemu ze swoich klientów regularnie dostarczasz materiały budowlane. Przy czym w ramach jednej z transakcji doszło do zwrotu towarów, wobec czego powstała nadwyżka w rozliczeniach (nabywca powinien zwrócić Tobie kwotę 10 tys. zł brutto).

Uzgadniacie jednak, że kwota ta nie będzie przez niego zwracana, lecz zarachowana na poczet przyszłej dostawy.

W momencie uzgodnienia, nabywca nie złożył jednak jeszcze żadnego zamówienia.

W powyższej sytuacji powstała nadwyżka nie stanowi jeszcze zaliczki. Nie jest to bowiem płatność powiązana z konkretnym świadczeniem, które ma być wykonane w przyszłości.

Dopiero jak nabywca złoży zamówienie i nadwyżka zostanie zarachowana na poczet tego zamówienia, to uznamy, że mamy do czynienia z zaliczką.

Czy płatność musi być nazwana zaliczką?

W przepisach o VAT wskazuje się generalnie na otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru/wykonaniem usługi.

Z perspektywy tych regulacji nie ma znaczenia jak zostanie nazwana dana płatność. Istotne jest aby była powiązana z konkretnym świadczeniem.

A więc obowiązek podatkowy oraz konieczność wystawienia faktury zaliczkowej może zaistnieć również w odniesieniu do płatności określanych jako: przedpłata, zadatek, wpłata, rata, wkład itp.

Zaliczka a obowiązek podatkowy w VAT

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymasz całość lub część zapłaty, to jest to zdarzenie rodzące obowiązek podatkowy.

Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.

Ale oczywiście jak to w podatkach…mamy tutaj wyjątki.

Kiedy zaliczka nie rodzi obowiązku podatkowego?

Media i inne

Po pierwsze zaliczka nie rodzi obowiązku podatkowego w odniesieniu do czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Dla tych świadczeń obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury.

Dotyczy to dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

A ponadto również świadczenia usług:

  • telekomunikacyjnych,
  • wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy (np. dostarczanie wody, odprowadzanie ścieków, usuwanie odpadów),
  • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
  • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Zajmujesz się wynajmem nieruchomości. Na najemców refakturujesz media, takie jak energia elektryczna, gaz, woda. Przy czym w umowie uzgodniono rozliczenie półroczne, na podstawie faktycznego zużycia określonego zgodnie z licznikami.

W danym roku klient uiszcza zaliczki na ww. media (co miesiąc w ustalonej kwocie). Po upływie pół roku, wystawiasz fakturę na media, pomniejszając końcową należność o wcześniej wpłacone zaliczki.

W takim przypadku zaliczki nie rodzą obowiązku podatkowego. Obowiązek podatkowy za dostawę mediów powstaje dopiero z chwilą wystawienia faktury.

WDT/WNT

Dla WDT oraz WNT przewidziano szczególne regulacje, w ramach których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (art. 20 ustawy o VAT).

A zatem w przypadku tych transakcji zaliczka nie rodzi obowiązku podatkowego.

Nabywasz surowce do produkcji od kontrahenta ze Słowacji. Przed ich dostarczeniem z tego państwa, uiszczasz zaliczkę, co kontrahent dokumentuje fakturą. Następnego miesiąca dostarcza towary i wystawia fakturę za dostawę.

Ponieważ jest to WNT, to zaliczka ani faktura zaliczkowa nie rodzą obowiązku podatkowego. Obowiązek podatkowy powstaje z momentem wystawienia faktury za dostawę.

Import towarów

W przypadku importu towarów obowiązek podatkowy powiązany jest z powstaniem długu celnego.

Zapłacenie zaliczki (jeżeli importowany towar kupujemy) nie będzie miało w tym kontekście znaczenia.

Dostawy ułatwiane poprzez użycie interfejsu elektronicznego

Art. 19a ust. 8 nie stosujemy również w odniesieniu do dostaw ułatwianych poprzez użycie interfejsu elektronicznego. Chodzi tutaj konkretnie o przypadki zastosowania art. 7a ust. 1 i 2 ustawy o VAT.

Przykłady gdy zaliczka rodzi obowiązek podatkowy

Poniżej przykładowe transakcje, gdy zaliczka rodzi obowiązek podatkowy (nie jest to katalog wyczerpujący).

Import usług

Nabywasz roczną licencję na oprogramowanie do obsługi klientów (od firmy z siedzibą w Irlandii). Oprócz możliwości korzystania z programu, przez cały rok otrzymujesz również wsparcie techniczne oraz aktualizacje. W momencie nabycia licencji uiszczasz 100% ceny.

W takim przypadku, usługa byłaby wykonana dopiero po upływie rocznego okresu licencji.

Ponieważ jednak wpłacasz 100% należności w momencie zakupu licencji, to jest to zaliczka, która generuje obowiązek podatkowy z tytułu importu usług.

O obowiązku podatkowym przy imporcie usług pisałem w artykule Kiedy rozliczyć VAT od importu usług.

Eksport towarów

Kontrahent z Norwegii składa zamówienie na dostawę opon. Towary mają być dostarczone z Polski do Norwegii. Ty odpowiadasz za ich wywóz. Jednocześnie klient wpłaca 15% zadatku przed dostawą.

Przy eksporcie towarów zaliczka rodzi obowiązek podatkowy (inaczej niż przy WDT).

Możesz też do zaliczki zastosować 0-proc. stawkę VAT. Szerzej to opisuję w artykule Stawka 0% przy zaliczce w eksporcie towarów.

Zwróć uwagę, że nie ma znaczenia, że płatność jest nazwana zadatkiem.

Usługi krajowe, dla których przyjęto okresy rozliczeniowe

Na rzecz kontrahenta z Polski wykonujesz usługę polegającą na badaniu satysfakcji klientów. Dla usługi przyjęto miesięczne okresy rozliczeniowe. Jednak uzgodniono, że wpłata w wysokości 20% będzie dokonywana z góry do 5. danego miesiąca. Natomiast pozostała część należności, z dołu, do 15. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

W takim przypadku wpłata dokonywana z góry stanowi zaliczkę, która rodzi obowiązek podatkowy.

Faktura zaliczkowa

Otrzymanie zaliczki wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej. Wynika to z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Nie wystawiasz faktur zaliczkowych dla czynności, dla których zaliczka nie rodzi obowiązku podatkowego (a więc wskazanych wyżej).

Sprzedajesz sprzęt elektroniczny w ramach WDT. Przy każdym zamówieniu pobierasz zaliczkę w wysokości 50%.

W takim przypadku nie wystawiasz faktury zaliczkowej ani nie rozpoznajesz obowiązku podatkowego z tytułu zaliczki. Rozpoznasz go dopiero z momentem wystawienia faktury dokumentującej dostawę.

Kwestie te w kontekście WDT szczegółowo omawiam w artykule WDT – obowiązek podatkowy i fakturowanie.

Czy mogę wystawić fakturę zaliczkową dla czynności nieobjętych tym obowiązkiem?

Przepisy wskazują, że np. dla WDT nie wystawia się faktur zaliczkowych.

Niemniej jednak nigdzie nie wskazano aby było to zakazane.

Dlatego też należy uznać, że dopuszczalne jest wystawienie faktury zaliczkowej dla zaliczki otrzymanej na poczet WDT.

Przy czym wydaje się, że w takim przypadku faktura ta nie rodzi obowiązku podatkowego. Powstanie on dopiero z momentem wystawienia faktury dokumentującej dostawę.

Muszę jednać zastrzec, że zdaniem niektórych organów wystawianie faktur zaliczkowych dla WDT jest zakazane (np. 0115-KDIT1-3.4012.880.2018.1.APR). Ale ja się z tym stanowiskiem nie zgadzam. 😉

Termin na wystawienie faktury zaliczkowej

Fakturę zaliczkową wystawiasz:

  • nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT);
  • nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT).

Usługa ma być wykonana do 25 marca. Dnia 27 lutego klient ma zapłacić zaliczkę.

Sprzedający wystawia fakturę zaliczkową:

  • nie wcześniej niż 29 grudnia;
  • nie później niż 15 marca.

Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Zgodnie z art. 106f ust. 1 i 2 ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać:

  • datę wystawienia i numer faktury;
  • dane stron z podaniem ich NIP lub numerów VAT UE;
  • datę otrzymania zapłaty;
  • otrzymaną kwotę zapłaty (brutto);
  • kwotę podatku (wyliczoną dla zaliczki);
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy.

Jeżeli faktura zaliczkowa dotyczy przypadku, dla którego wymagane jest stosowanie na fakturach dodatkowych adnotacji, to trzeba je wskazać również w fakturze zaliczkowej (np. „mechanizm podzielonej płatności”).

Dane dotyczące zamówienia lub umowy

Istotnym elementem faktury zaliczkowej są dane dotyczące zamówienia lub umowy.

Dana płatność jest zaliczką tylko jeśli jest powiązana z konkretnym świadczeniem. W fakturze wskazujemy jakiej czynność ta przedpłata dotyczy.

Zgodnie z art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, należy wskazać w szczególności:

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • ilość zamówionych towarów,
  • wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku,
  • stawki podatku,
  • kwoty podatku oraz 
  • wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Więcej przydatnych informacji nt. wystawiania faktur zaliczkowych znajdziesz we wpisie Faktura zaliczkowa.

Zaliczka w walucie obcej

Często zdarza się, że płatność uiszczana jest w walucie obcej.

Wówczas kwotę zaliczki przeliczasz według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wpłaty zaliczki (tj. dzień powstania obowiązku podatkowego), co wynika z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT.

Jeżeli jednak przed otrzymaniem zaliczki wystawisz fakturę zaliczkową, to należność przeliczasz według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, co wynika z art. 31a ust. 2 ustawy o VAT.

Powyższe dotyczy oczywiście sytuacji, gdy nie stosujesz na gruncie VAT kursów wynikających z przepisów o podatkach dochodowych (a więc możliwości wprowadzonej w pakiecie SLIM VAT).


Zdjęcie tytułowe autorstwa Lukasz RadziejewskiUnsplash.

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Komentarze (5) Napisz komentarz

  1. Czy wpłacając zadatek np. na poczet organizacji przyjęcia weselnego powoduję to obowiązek podatkowy ? czy przedsiębiorca powinien w tym przypadku wystawić fakturę zaliczkową ?

    Odpowiedz

  2. Panie Piotrze.
    Skoro obowiązek podatkowy vat od usług budowlanych następuje z datą wystawienia faktury, to wystawienie faktury zaliczkowej 60 dni przed otrzymaniem zaliczki również generuje obowiązek podatkowy?

    Odpowiedz

    • Pani Moniko, organy kiedyś twierdziły, że wystawienie faktury zaliczkowej przed zaliczką nie rodzi obowiązku podatkowego (dopiero jej otrzymanie). Ostatnio nie sprawdzałem czy to stanowisko dalej jest zajmowane. Przepisy nie są w tej kwestii jednoznaczne. Jest to argument do unikania wystawiania faktu zaliczkowych przed zaliczką. 😉

      Odpowiedz

  3. Zapłaciłam dwie zaliczki za schody ,czy osoba która pobrała odemnie pieniądze musi zapłać podatek

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.