Wdrożenie KSeF w 2026 r. – kroki, które musisz przejść

Wszędzie słyszysz „zrób audyt”, „wykonaj mapowanie”, „przygotuj procedury”.

Ale co to właściwie oznacza?

To ogólniki, które potęgują frustrację, bo nie wiesz od czego tak naprawdę masz zacząć przygotowania do KSeF.

Poznaj plan, który da Ci kontrolę i spokój przy wdrażaniu KSeF w Twojej firmie.

KSeF to ogólnofirmowy projekt

Nie muszę Cię chyba przekonywać, że wdrożenie KSeF to ogólnofirmowy projekt.

Oczywiście możesz go „zrealizować” wykupując odpowiednią aktualizację programu do fakturowania.

Ale jeśli nie wyjaśnisz handlowcom jak działa przycisk „wystaw fakturę w KSeF”, to w pierwszych miesiącach 2026 r. czeka Cię paraliż.

Paraliż czego? Na przykład działu księgowości, wynikający z zalewu choćby takich pytań:

• Zapomniałem wysłać fakturę do KSeF (ale poszła mejlem w PDF) – co teraz?
• Myślałem, że tryb offline oznacza wystawienie faktur „po staremu”. Jak to odkręcić?
• Muszę anulować fakturę – jak to zrobić w KSeF?
• Na fakturze jest błędny kurs – jak go edytować w KSeF?
• KSeF – a co to jest? 😉

Ale mogą też wystąpić dużo poważniejsze problemy:

• np. brak płatności od kontrahenta – z powodu nieujęcia w fakturze wymaganych przez niego informacji lub
• ujawnienie danych z faktur zakupowych osobom do tego nieuprawnionym (np. o wynagrodzeniach współpracowników) – z uwagi na nieprzemyślany proces obiegu faktur pobieranych z KSeF.

3-fazowy plan wdrożenia KSeF

Dlatego warto przygotowania do KSeF podzielić na trzy fazy.

Poniżej znajdziesz szczegółowy opis każdej z nich.

Natomiast muszę tutaj jedno zaznaczyć. Działania te układają się w logiczne i następujące po sobie kroki. Ale nie odczytuj tego harmonogramu jako schematu, którego należy się bezwzględnie trzymać. Chciałbym żeby była to dla Ciebie inspiracja do przygotowania własnego i dostosowanego do Twoich potrzeb planu.

---

Faza I: Przygotowanie i Audyt

Tutaj wykonujesz absolutnie kluczowe czynności. Jeśli ich nie zrealizujesz, to wdrożenie nie będzie miało szczęśliwego finału.

A. Opanuj fakturowanie

KSeF bezlitośnie obnaży błędy w fakturowaniu, których dotychczas organy po prostu nie widziały. Dlatego:

1. Uporządkuj wiedzę o zasadach fakturowania (w szczególności zaktualizuj ją o zmiany z ostatnich lat).
2. Bazując na tej wiedzy sprawdź, czy faktury są wystawiane prawidłowo. Czy mają wszystkie obligatoryjne elementy. Czy są wystawiane w terminie.
3. Zidentyfikuj, w których miejscach dziś powstają błędy (i kto za nie odpowiada). Być może KSeF jest szansą żeby w końcu się z nimi uporać? 😉

B. Rozrysuj obieg faktur zakupowych

Weź kartkę i długopis. Spisz jakiego rodzaju zakupy występują w Twojej firmie (np. zakupy krajowe 23% VAT, WNT, import usług).

Zastanów się czy wszystkie te faktury będą trafiały do systemu za pośrednictwem KSeF. Nie będzie tak, jeżeli np.:

• występują zakupy międzynarodowe (np. import usług);
• masz dostawców zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce, którzy nie mają tutaj stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (mogą oni wystawiać faktury poza KSeF);
• w 2026 r. będziesz realizować zakupy od podatników stosujących okresy przejściowe (np. wystawiających faktury przy użyciu kas fiskalnych).

Zastanów się jak trafiają do systemu wszystkie faktury zakupowe niepochodzące z KSeF. Czy w kontekście obiegu tych dokumentów musisz wprowadzić jakiekolwiek zmiany?

Dla faktur, które trafiają do systemu za pośrednictwem KSeF – zastanów się w jaki sposób dotychczas były pozyskiwane. W szczególności zwróć uwagę na faktury, które nie docierały do firmy mejlem, lecz były pozyskiwane przez pracowników w punktach sprzedaży (np. na stacji paliw, bezpośrednio w sklepach). Tu wyzwaniem może być powiązanie zakupu w KSeF z konkretnym wydatkiem poniesionym „w terenie”.

C. Przeanalizuj wymogi kontrahentów (+ przemyśl załączniki)

Często kontrahenci wymagają umieszczenia w fakturach pewnych dodatkowych informacji (np. kodu zamówienia). Jeśli masz takie sytuacje, to przemyśl, w których polach schemy będziesz te dane umieszczać. Jest to szczególnie ważne, jeśli kontrahent od ich uwzględnienia uzależnia dokonanie płatności.

Tutaj też pojawia się kwestia załączników. Czy decydujecie się na ich przesyłanie w KSeF (co odradzam😉)?

Jeżeli nie, to być może konieczne będą dodatkowe ustalenia z klientem, co do sposobu ich przekazywania w dobie KSeF.

D. Przygotuj merytorycznie zespół księgowości

To tak naprawdę pierwszy krok, który należy wykonać. Nie dałem go od razu na początku, bo jest tak oklepany, że ryzykowałbym tym, że nie przeczytasz dalszej części artykułu. 😊

Ale zespół księgowości powinien być wyposażony w wiedzę o prawnych i technicznych aspektach KSeF, jeszcze przed rozpisaniem firmowego obiegu faktur oraz analizą wymogów kontrahentów. Dobrze jednak te działania realizować, mając z tyłu głowy, że celem jest opanowanie KSeF.

E. Zadaj pytania dostawcy IT

I to jest krok, od którego zaczyna wiele firm. A tak naprawdę powinien stanowić koniec pierwszej fazy wdrożenia KSeF.

Bo dopiero jak już macie wiedzę merytoryczną, rozpisane firmowe procesy (zarówno sprzedażowe jak i zakupowe) i rozpoznane wymogi kontrahentów – to wiecie czego potrzebujecie. A więc też macie świadomość funkcji w jakie musi być wyposażony Wasz program obsługujący KSeF.

Chcesz dowiedzieć się JAK wykonać I fazę wdrożenia KSeF?

W programie KSeF opanowany przygotowałem zestaw narzędzi i materiałów, dzięki którym ruszysz z miejsca i wykonasz wszystkie czynności przewidziane dla I fazy wdrożenia KSeF.

Po pierwsze otrzymasz checklistę wdrożeniową.

👉Napisz do mnie w komentarzu lub w prywatnej wiadomości, to Ci ją prześlę do wglądu.👈

To Twoja osobista mapa drogowa i nawigacja przez cały program „KSeF opanowany”. Prowadzi Cię za rękę przez wszystkie trzy fazy wdrożenia KSeF, od pierwszego dnia aż po „ostatnie szlify” w 2026 r.

Następny istotny punkt w programie „KSeF opanowany”, to dwa szkolenia na żywo (z dostępem do nagrań aż do końca 2026 r.):

• Prawne aspekty KSeF oraz
• Techniczne aspekty KSeF.

Dzięki nim poznasz wszystkie najważniejsze regulacje prawne dotyczące fakturowania w KSeF oraz zrozumiesz technikalia, które stoją za działaniem całego systemu.

Ponadto program obejmuje pakiet „Fakturowanie opanowane”, który zawiera nagranie szkolenia: Fakturowanie od A do Z, instrukcję audytu fakturowania (wraz z wideo) oraz ściągi. Dzięki tym materiałom sprawdzisz prawidłowość wystawianych w firmie faktur.

No ale I faza wdrożenia, to również weryfikacja wymogów kontrahentów i konieczność opanowania załączników. I w tym pomoże Ci dostępny w programie poradnik: „Jak uwzględniać w e-fakturach szczególne wymogi kontrahentów oraz jak poradzić sobie z załącznikami?”.

Powiedzieliśmy też sobie, że fazę I kończymy rozmową z dostawcą oprogramowania. Dzięki dostępnej w programie „KSeF opanowany” gotowej liście pytań do dostawcy IT, będzie ona ustrukturyzowana i w pełni wyczerpująca.

---

Faza II: Wdrożenie i Zespół

To moment, w którym masz już ustalony firmowy „stan faktyczny” oraz wiesz jakie możliwości w zakresie obsługi KSeF będzie dawał Ci Twój program. A więc czas ruszać dalej! 🙂

A. Wykonaj konkretne czynności wdrożeniowe

Wiedzę pozyskaną w I etapie wykorzystasz do wykonania konkretnych czynności wdrożeniowych. Może to być m.in.:

• uzyskanie narzędzi uwierzytelniających (np. kwalifikowany elektroniczny podpis lub pieczęć);
• pobranie certyfikatu KSeF;
• nadanie uprawnień do KSeF;
• złożenie formularza ZAW-FA;
• wystąpienie o zgodę na stosowanie załączników.

Nie każda firma musi wykonywać wszystkie te zadania. Ale po zdobyciu wiedzy merytorycznej i pracach zrealizowanych w I fazie wdrożenia, będziesz wiedzieć, które dotyczą właśnie Ciebie.

Pamiętaj też, że nie wszystko możesz zrobić od razu. Musisz swoje działania dostosować do harmonogramu MF. Certyfikaty KSeF pobierzesz dopiero w listopadzie. Natomiast o zgodę na załączniki możesz wystąpić w styczniu 2026 r.

B. Przygotuj merytorycznie pracowników innych działów

I uwaga! Nie chodzi o zrobienie z każdego pracownika eksperta z KSeF. 😉

Przemyśl co muszą wiedzieć np. handlowcy wystawiający faktury lub brygadziści robiący zakupy „w terenie”. I przekaż im tylko tę wiedzę o KSeF – która jest niezbędna z perspektywy wykonywanej przez nich pracy.

Warto w tym celu wykorzystać inne niż szkolenia formy edukacyjne, jak np. krótkie instrukcje lub firmowy newsletter.

Chcesz dowiedzieć się JAK wykonać II fazę wdrożenia KSeF?

Odpowiedni zestaw narzędzi i materiałów znajdziesz oczywiście w programie…KSeF opanowany.

W wykonaniu konkretnych czynności wdrożeniowych pomogą Ci informacje przedstawione w trakcie całodniowego szkolenia: Techniczne aspekty KSeF (to ta sama wiedza, która przyda Ci się w fazie I, np. do rozmów z dostawcą IT).

Dodatkowo program KSeF opanowany zawiera pakiet „Zespół przygotowany na KSeF” obejmujący:

• 30-minutowe szkolenie wideo „KSeF dla niepodatkowców”;
• wewnętrzny newsletter KSeF (6 wzorów maili);
• zestaw 5 Ściąg do druku.

To Twój firmowy zestaw narzędzi edukacyjnych. Dzięki niemu nie będziesz tracić czasu na przygotowanie materiałów i przeszkolenie pracowników z działu sprzedaży, zakupów czy logistyki. Zamiast tworzyć wszystko od zera, przekazujesz swojemu zespołowi zrozumiałe materiały. Krótkie i konkretne opracowania zwiększają szansę, że treść zostanie przez nich przyswojona. Dzięki tym narzędziom zminimalizujesz ryzyko napływu niekończących się pytań do Twojego działu.

---

Faza III: Bezpieczny pierwszy rok w KSeF

To etap, o którym wielu zapomina. A ja uważam, że to bardzo ważne, aby przygotować się na błędy, korekty i oszacować związane z nimi ryzyko w pierwszym roku działania KSeF.

Bo nawet najlepsze wdrożenie, nie zagwarantuje ich braku. Wewnętrzny dział księgowości musi pogodzić się z tym, że pojawią się błędy.

Dlatego warto moim zdaniem przemyśleć jak zachowamy się w różnych scenariuszach, które mogą zaistnieć w 2026 r. W tym pomoże Ci praca wykonana w I fazie wdrożenia – gdzie zostały zidentyfikowane wąskie gardła i miejsca, w których powstają błędy.

Ponadto trzeba też podjąć decyzję czy będą przez nas stosowane tryby offline (oczywiście wcześniej uwzględniając to w rozmowie z dostawcą IT) oraz opracować nowe procedury w zakresie ujmowania korekt (z uwagi na zmiany wchodzące w tym zakresie od 1 lutego).

Chcesz dowiedzieć się JAK wykonać III fazę wdrożenia KSeF?

Są to prace przygotowawcze, w których również pomoże Ci program KSeF opanowany.

W trakcie praktycznych warsztatów na żywo: „Błędy, korekty i ryzyko w pierwszym roku działania KSeF” (z dostępem do nagrania do końca 2026 r.) przećwiczysz scenariusze, które mogą wystąpić w pierwszym roku działania KSeF. Dotyczą one m.in. wystawienia lub otrzymania faktur poza KSeF – co w takich przypadkach zrobić i jaki to ma wpływ np. na prawo do odliczenia.

Dodatkowo w programie KSeF opanowany znajdziesz:

• szczegółową instrukcję „Awarie i tryby offline”, która wyjaśnia jak bezpiecznie stosować wszystkie tryby offline oraz
• poradnik: „Nowe zasady ujmowania korekt” – będący przewodnikiem po nadchodzącej rewolucji w ujmowaniu korekt in minus (na szczęście tym razem pozytywnej😉).

Od chaosu do kontroli

Jak widzisz, wdrożenie KSeF nie musi być chaosem i serią kolejno gaszonych pożarów.

Masz teraz w ręku szkielet planu. I na jego podstawie możesz zacząć budować własną i dostosowaną do Twoich potrzeb mapę drogową.

A jeśli chcesz oszczędzić sobie setki godzin pracy i otrzymać gotowy zestaw narzędzi i szkoleń, który pomoże Ci zrealizować Twój plan – właśnie po to stworzyłem program „KSeF opanowany”.

Niezależnie od tego, którą drogę wybierzesz, trzymam kciuki za udane i spokojne wdrożenie!

Piotr Kępisty

PS Wszystkie szczegóły programu „KSeF opanowany”, który zamienia tę mapę drogową w praktyczne narzędzia, znajdziesz tutaj: https://opanujksef.pl/