KSeF 2026: Wyłączenia i okresy przejściowe. Analiza i praktyczne przykłady

Z artykułu dowiesz się z jakich wyłączeń i okresów przejściowych mogą korzystać podatnicy w związku z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF.

Czym jest KSeF?

W tym wpisie wyjaśniam od kiedy podatnicy muszą wystawiać faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Jeżeli szukasz szczegółowych informacji o zasadach jego działania, to zajrzyj do wpisu KSeF i e-faktury: kompendium wiedzy.

Podstawa prawna wpisu

Pamiętaj, że wciąż trwają prace nad ostatecznym brzmieniem przepisów.

Temat opracowałem biorąc pod uwagę stan prawny wprowadzony ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Przy czym uwzględniam również modyfikacje przewidziane w projekcie z 12 czerwca 2025 r. (który trafił do Sejmu).

Jeżeli w toku prac legislacyjnych ostateczne regulacje będą inne, to wpis odpowiednio zaktualizuję.

Obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. do ustawy o VAT zostaje dodany przepis obligujący podatników do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT).

Obowiązek ten dotyczy zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych.

Ale jeśli chcesz dowiedzieć się czy faktycznie wiążąca jest dla Ciebie ww. data, to przeanalizuj czy nie dotyczą Cię wyłączenia lub okresy przejściowe.

Wyłączenie a okres przejściowy – czym się różni?

W ustawie wprowadzającej KSeF przewidziano wyłączenia i okresy przejściowe.

Wyłączenia mają z zasady charakter bezterminowy. Dotyczą określonych podmiotów lub sytuacji, w których nie jest konieczne wystawianie faktur przy użyciu KSeF.

Okresy przejściowe mają ten sam efekt (tj. brak konieczności wystawiania e-faktur), ale jedynie przez określony czas.

Wyłączenia z KSeF

Wyłączenie dla podatników zagranicznych

Z KSeF nie muszą korzystać podatnicy nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Przy czym może być tak, że podatnik zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD).

Jest to miejsce znajdujące się w państwie innym niż siedziba podatnika, charakteryzujące się stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu prowadzenie w tym państwie działalności gospodarczej.

Jeżeli to stałe miejsce położone jest w Polsce i uczestniczy w czynności dokumentowanej fakturą – to podmiot zagraniczny musi wystawić e-fakturę.

Jeżeli podmiot zagraniczny posiada w Polsce SMPD, ale nie uczestniczy ono w fakturowanej czynności, to nie musi wystawiać faktur w KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT).

Co istotne, we wskazanych wyżej przypadkach, podatnik zagraniczny może dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT).

Wyłączenie dla sprzedaży konsumenckiej

Faktur ustrukturyzowanych nie trzeba wystawiać w przypadku, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT).

Co istotne, podatnik może dobrowolnie zdecydować się na wystawianie faktur konsumenckich w KSeF (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT).

Wyłączenie w przypadku korzystania z procedur szczególnych

Obowiązek wystawiania e-faktur nie dotyczy również podatników korzystających z następujących procedur szczególnych (art. 106ga ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT):

• nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
• w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
• dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Co istotne – w takich przypadkach podatnicy nie mogą dobrowolnie wystawiać faktur w KSeF.

A więc muszą wystawić faktury elektroniczne lub w postaci papierowej.

Wyłączenia wskazane w rozporządzeniu

Minister Finansów może w drodze rozporządzenia wprowadzić dodatkowe wyłączenia z obowiązku wystawiania e-faktur (art. 106ga ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 106s ustawy o VAT).

Obecnie dysponujemy projektem rozporządzenia w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przypadków, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane (z 20 maja 2025 r.).

W §2 ust. 1 tego rozporządzenia przewidziano wyłączenia dla:

• usług finansowych zwolnionych z VAT;
• samofakturowania;
• faktur dokumentujących przejazd autostradą;
• biletów dokumentujących przewóz osób;
• świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego.

Poniżej opisuję cztery pierwsze.

Ostatnie wyłączenie dotyczy faktur wystawianych przez Centralne Biuro Opłat Trasowych – i je pomijam.

Wyłączenie dla usług finansowych zwolnionych z VAT

Nie fakturuje się w KSeF usług finansowych zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT.

Wyłączenie odnosi się więc do m.in. następujących usług:

• ubezpieczeniowych;
• udzielania kredytów i pożyczek;
• w zakresie poręczeń, gwarancji i innych zabezpieczeń transakcji finansowych;
• w zakresie depozytów pieniężnych;
• których przedmiotem są udziały lub instrumenty finansowe;
• transakcji dotyczących walut, banknotów i monet używanych jako prawnych środek płatniczy.

Co istotne, dotyczy ono każdego podatnika, niezależnie od tego czy jest to firma z branży finansowej.

I nie jest to też ogólne wyłączenie dla branży finansowej. Jeżeli taki podmiot wykona transakcję niebędącą usługą finansową, to musi ją zafakturować w KSeF.

Co istotne, przepisy w takim przypadku nie pozwalają dobrowolnie wystawiać faktur w KSeF.

Nawet jeśli podatnikowi byłoby wygodniej fakturować je w KSeF, to nie może tego zrobić. Czynności te nie zostały wskazane w rozporządzeniu jako takie, dla których mimo braku obowiązku, można wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Wyłączenie dla samofakturowania

W ramach samofakturowania nabywca wystawia faktury w imieniu i na rzecz sprzedającego.

W rozporządzeniu przewidziano wyłączenie dla sytuacji, gdy w ramach danej transakcji:

• nabywca wystawiający fakturę nie posługuje się NIP albo
• dostawca, na rzecz którego jest wystawiana faktura nie posługuje się NIP.

Pierwsza sytuacja będzie dotyczyła np. eksportu usług na rzecz podmiotu spoza UE.

Drugi przypadek może dotyczyć importu usług od podatnika unijnego.

Samofakturowanie i wyjątek dotyczący nabywców unijnych

W rozporządzeniu przewidziano regulację szczególną, która pozwala na wystawianie faktur w KSeF w ramach samofakturowania, mimo że nabywca nie posługuje się w transakcji polskim numerem NIP.

Dotyczy to przypadków, gdy nabywcą jest podatnik zidentyfikowany do VAT w innym niż Polska państwie UE oraz transakcja stanowi WDT.

Sprzedający może podatnikowi unijnemu nadać uprawnienie do wystawiania e-faktur (co wynika z §4 ust. 3 projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF).

A zatem mamy tutaj do czynienia z przypadkiem, gdy mimo braku obowiązku wystawiania faktur w KSeF, strony mogą zdecydować się na wystawianie e-faktur.

Wyłączenie dla faktur dokumentujących przejazd autostradą

Przyjmuje się, że paragony za przejazd autostradą płatną stanowią faktury (na podstawie §3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur).

Dodatkowo przewidziano wyłączenie z obowiązku ich wystawiania w KSeF.

Tym samym od 1 lutego 2026 r.:

• podmioty odpowiadające za eksploatację i utrzymanie autostrad, które świadczą usługę płatnego przejazdu, będą mogły wystawiać faktury poza KSeF;
• a nabywcy tych usług, będą mogli odliczać VAT z otrzymanych paragonów.

Wyłączenie dla biletów przejazdowych

W §3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur przewidziano również, że fakturami są bilety jednorazowe na przejazd (np. koleją).

Analizowane rozporządzenie wskazuje, że można je wystawiać poza KSeF.

A zatem od 1 lutego 2026 r. w dalszym ciągu bilet na przejazd PKP, kupiony na stacji, będzie stanowił fakturę, z której podatnik może odliczyć podatek naliczony.

Okresy przejściowe

W trakcie okresów przejściowych niektórzy podatnicy mogą przez określony czas wystawiać faktury w postaci papierowej lub elektroniczne (a więc „starego typu”).

Tym samym jeszcze przez jakiś czas unikają obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Okres przejściowy dla podatników o obrocie nieprzekraczającym 200 mln zł

W art. 145n ustawy o VAT przewidziano okres przejściowy dla podatników, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 mln zł.

Obowiązek wystawiania e-faktur dotyczy ich więc od 1 kwietnia 2026 r.

Co istotne, wystawienie e-faktur w tym okresie przejściowym nie skutkuje automatycznym wejściem w obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF.

A zatem w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 marca 2026 r. tacy podatnicy mogą wystawiać zarówno faktury w postaci papierowej, elektroniczne, jak i ustrukturyzowane.

Brak okresu przejściowego dla podatników zwolnionych z VAT

Należy pamiętać, że po zmianach przepisy nie przewidują żadnego okresu przejściowego dedykowanego podatnikom zwolnionym z VAT.

A zatem obowiązek wystawiania e-faktur dotyczy ich od 1 kwietnia 2026 r.

Niemniej jednak trzeba pamiętać, że wciąż obowiązuje art. 106b ust. 2 ustawy o VAT.

W świetle tej regulacji, podatnicy zwolnieni nie muszą w ogóle wystawiać faktur.

Obowiązek ten powstanie jedynie w sytuacji, gdy nabywca jej zażąda.

Okres przejściowy dla faktur o wartości do 10 tys. zł

Na podstawie art. 145o ustawy o VAT, do końca 2026 r. z okresu przejściowego korzystają podatnicy wystawiający faktury elektroniczne lub w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Przy czym podatnik traci prawo do stosowania okresu przejściowego począwszy od faktury, którą przekroczy ww. kwotę.

Okres przejściowy dla faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących

Na mocy art. 145p ustawy o VAT, do końca 2026 r. przewidziano okres przejściowy dla podatników wystawiających:

• faktury przy użyciu kas rejestrujących lub
• paragony fiskalne stanowiące faktury uproszczone (tj. paragony z NIP nabywcy do 450 zł).

Od 1 stycznia 2027 r. u podatników, których dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF, nie będzie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących.

Pamiętaj, że wyłączenia i okresy przejściowe dotyczą wyłącznie faktur sprzedażowych

Zwróć uwagę, że ustawodawca nie przewidział żadnych wyłączeń dla faktur zakupowych.

A zatem nawet jeśli dotyczy Cię wyłączenie lub okres przejściowy, to faktury zakupowe mogą na Ciebie czekać w KSeF. 🙂

Faktury zakupowe podatników wchodzących w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Co istotne, w takim przypadku sprzedający nie musi przekazywać Tobie faktury poza KSeF.

A więc może być tak, że mimo braku obowiązku wystawiania e-faktur, podatnik wcześniej będzie zmuszony pobierać faktury zakupowe z KSeF.

Oczywiście istnieje szansa, że duże podmioty będą dobrowolnie przekazywać wizualizacje faktur. Ale przepisy nie nakładają na nie takiego obowiązku.