Obowiązkowy KSeF – co wynika z nowego projektu?

MF opublikowało nowy projekt dotyczący KSeF. Przewiduje on zmiany uzgodnione na konsultacjach przeprowadzonych w 2024 r.

Gdzie znajdę projekt?

Zmiany przewidziano w opublikowanym 5 listopada 2024 r. projekcie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (dalej nazywam go projektem).

Tutaj zapoznasz się z uzasadnieniem do projektu.

Czego dotyczą zmiany?

Projekt dotyczy zmian w ustawie z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Jest to akt prawny, który od 1 lipca 2024 r. miał wprowadzić obowiązek wystawiania e-faktur. Ustawę omawiałem szczegółowo we wpisie KSeF i e-faktury od 1 lipca 2024 r.

Od kiedy e-faktury będą obowiązkowe?

Na mocy ustawy z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw na 1 lutego 2026 r. przesunięto termin wejścia w życie obowiązku wystawiania e-faktur.

Przy czym zgodnie z projektem, od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten ma dotyczyć podatników, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 mln zł.

A zatem obowiązek wystawiania e-faktur dotyczy od:

  • 1 lutego 2026 r. – podatników, których wartość sprzedaży w 2025r. przekroczyła 200 mln zł;
  • 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych podatników.

Terminy te dotyczą wszystkich podatników. Niezależnie od tego czy są podatnikami VAT czynnymi czy zwolnionymi z VAT.

Planowane okresy przejściowe

Powszechny tryb offline

Do dnia 31 grudnia 2026 r. będzie możliwe wystawianie faktur w ramach tzw. trybu offline.

Polega on na wystawieniu faktury poza KSeF, wg określonego wzoru XML. Podatnik przekazuje nabywcy wizualizację takiej faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Jednocześnie następnego dnia roboczego po dniu wystawienia faktury konieczne jest jej przesłanie do KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r. tryb offline będzie funkcjonował jedynie w sytuacji awarii lub niedostępności KSeF oraz problemów z wystawieniem e-faktury po stronie podatnika.

Faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych (w tym paragony z NIP nabywcy)

Do 31 lipca 2026 r. poza KSeF można będzie wystawiać:

  • faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych;
  • paragony z NIP nabywcy stanowiące faktury uproszczone.

Faktury o niskiej wartości

Do 30 września 2026 r. poza KSeF faktury będą mogli wystawiać podatnicy,:

  • którzy wystawiają wyłącznie faktury o wartości mniejszej lub równej 450 zł oraz
  • u których łączna wartość sprzedaży udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 tys. zł.

Podatnik traci prawo do stosowania tych okresów przejściowych począwszy od faktury, którą przekroczy ww. progi.

Pozostałe zmiany

Obowiązek podania NIP nabywcy

Wprowadzony zostanie dodatkowy obowiązek dla wystawiającego fakturę.

Jeżeli nabywcą jest podatnik, którego sprzedaż jest zwolniona od podatku i jednocześnie nie widnieje on na białej liście jako „podatnik VAT zwolniony”, to należy w fakturze wskazać jego NIP – jeżeli nabywca go posiada.

Jednocześnie, jeżeli nabywca jest podatnikiem lub osobą prawną niebędącą podatnikiem, to musi podać sprzedawcy swój NIP.

Udostępnienie faktury poza KSeF

Każdemu nabywcy, który nie poda NIP, sprzedawca powinien zapewnić dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez:

  • podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie faktury albo
  • oznaczenie faktury kodem QR (np. umieszczenie kodu na fakturze w formacie PDF).

W ten sam sposób udostępnia się fakturę wystawioną w trybie offline, jeżeli z takim nabywcą uzgodniono jej udostępnienie za pośrednictwem KSeF.

Numer KSeF w przelewach

Obligatoryjność wystawiania e-faktur uzupełniać ma obowiązek wskazywania w przelewach numerów KSeF lub identyfikatorów zbiorczych faktur, za które podatnik dokonuje płatności (również przy stosowaniu MPP).

Wymóg ten ma dotyczyć płatności realizowanych od 1 sierpnia 2026 r.

Zbiorczy identyfikator płatności

W przypadku płatności za co najmniej dwie faktury, podatnik zamiast numeru KSeF wskazuje zbiorczy identyfikator.

Identyfikator będzie można przydzielić do kilku faktur wystawionych przez podatnika, niezależnie od tego na ilu odbiorców są wystawione.

Sprzedaż konsumencka w KSeF

Sprzedaż konsumencka ma być wyłączona z KSeF.

Przy czym podatnicy będą mogli dobrowolnie wystawiać e-faktury dla konsumentów.

Zmiany techniczne

Ponadto planowane są zmiany techniczne w KSeF.

Szczegóły i pliki do pobrania znajdziesz na tej stronie.

Wersja 3.0 e-faktury

Opublikowano strukturę logiczną FA(3).

W porównaniu do wersji 2, przewidziano w niej m.in. następujące zmiany:

  • w podmiocie trzecim dodano rolę dotyczącą pracownika w celu identyfikacji tzw. wydatków pracowniczych;
  • w danych nabywcy wprowadzono znacznik tego czy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST/członka grupy VAT;
  • zmiana sposobu prezentowania terminu płatności;
  • dodano możliwość dołączenia załącznika do faktury.

Tutaj link do pełnego opisu zmian.

Załącznik do faktury w KSeF

MF opublikowało koncepcję funkcjonowania załącznika do faktury w KSeF.

Załącznik nie będzie dodatkowym plikiem, lecz ma stanowić część schemy e-faktury (w tym celu utworzono dodatkowy węzeł – Zalacznik).

Funkcjonalność ta nie będzie jednak dostępna dla wszystkich. Będą mogli z niej korzystać podatnicy, którzy dokonają zgłoszenia za pomocą API KSeF.

Aby korzystać z załączników konieczne będzie posiadanie komercyjnego oprogramowania, które umożliwi wysyłkę takiego zgłoszenia oraz obsługę wypełniania załącznika. Bezpłatne narzędzia MF nie zostaną uzupełnione o te opcje.

Zgłoszenie musi zawierać m.in.:

  • uzasadnienie potrzeby przesyłania faktur z załącznikiem;
  • wskazanie do jakich czynności będą dołączane załączniki oraz przewidywanego terminu rozpoczęcia ich wysyłki;
  • podanie szacowanego średniego rozmiaru faktury z załącznikiem oraz szacowanej ilości przesyłanych takich faktur w ciągu 1 miesiąca.

Skutkiem przesyłania załączników do KSeF niezgodnie z przeznaczeniem może być odebranie podatnikowi możliwości korzystania z tej funkcjonalności!

Po przesłaniu zgłoszenia do KSeF, maks. w ciągu 30 dni od dnia przesłania zgłoszenia, podatnik otrzyma poprzez API komunikat dot. możliwości przesyłania struktury z uzupełnionym węzłem Zalacznik.

Faktura VAT RR

MF opublikowało również strukturę logiczną FA_RR(1).

Dotyczy ona faktur VAT RR, które za zgodą rolnika ryczałtowego również będą mogły być wystawiane w KSeF.

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.