Wyjaśnienia MF dotyczące e-faktur

Krajowy System e-Faktur

Pod koniec listopada odbył się webinar MF dotyczący e-faktur.

We wpisie zebrałem najważniejsze wnioski wynikające z wyjaśnień MF.

Na temat Krajowego Systemu e-Faktur przeczytasz we wpisie Faktura ustrukturyzowana. Przy czym opisuję w nim co wynika z przepisów wprowadzających KSeF.

Niestety wciąż wiele kwestii pozostaje niewyjaśnionych i nie wynika z regulacji ustawowych.

Natomiast e-faktury mają funkcjonować już za nieco ponad tydzień!

Zdecydowałem się więc spisać dla Ciebie najważniejsze punkty z wyjaśnień MF, które zostały przedstawione podczas webinaru.

Ogólny zarys procesu wystawiania faktury

Proces wystawiania e-faktur będzie realizowany na dwa sposoby:

  • za pomocą aplikacji webowej przygotowanej przez MF albo
  • przy wykorzystaniu własnego systemu księgowego, który będzie komunikował się z KSeF za pomocą API.

Możliwość wystawienia faktury uzyskamy dopiero po uwierzytelnieniu za pomocą:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej;
  • podpisu zaufanego.

Wystawianie e-faktury przy użyciu aplikacji webowej MF

Aplikacja webowa służąca do wystawiania faktur nie została jeszcze opublikowana. Zatem nie mogę opisać jak wygląda ten proces.

Zadeklarowano, że ta opcja ma być przeznaczona dla mniejszych podatników. Przy czym nie wskazano również, aby miała ona nie być w ogóle dostępna dla większych podmiotów.

Wystawianie e-faktury przy użyciu własnego systemu księgowego

Fakturę w takim przypadku musisz wystawić w formacie XML. Zlecasz następnie wysyłkę takiego pliku do KSeF – Twój system realizuje to za pośrednictwem API.

Taka wysyłka może dotyczyć:

  • tylko jednej faktury;
  • paczki faktur (gdy wiele faktur znajduje się w jednym pliku).

Kiedy e-fakturę uznaje się za wystawioną?

Samo wygenerowanie pliku XML we własnym systemie nie oznacza jeszcze, że faktura została wystawiona. Uznamy ją za wystawioną dopiero w momencie jej przesłania do KSeF.

Tutaj może powstać problem praktyczny związany z wysyłką faktury na przełomie dni.

Zlecasz wysyłkę pliku XML o godz. 23:59 (data wystawienia: 1.01.2022 r.), niemniej jednak trafia on do KSeF następnego dnia (tj. 2.01.2022 r.), o godz. 00:01.

W takim przypadku KSeF odrzuci taką fakturę – z uwagi na niezgodność daty wystawienia z rzeczywistą datą otrzymania e-faktury w KSeF.

Problem ten może być szczególnie istotny w przypadku masowej wysyłki faktur, która trwa np. w nocy.

Jakie analizy przeprowadza KSeF?

Po tym jak prześlesz plik XML do KSeF, jest on analizowany pod kątem zgodności ze strukturą e-faktury.

Jeżeli w fakturze znajdują się błędy merytoryczne, to nie zostanie ona przez KSeF odrzucona. Nie jest zatem przeprowadzana analiza merytoryczna, czy też pod względem jej poprawności. Dotyczy to np. błędów:

  • rachunkowych;
  • w danych kontrahenta;
  • w poszczególnych pozycjach faktury.

KSeF weryfikuje wyłącznie czy przesłany plik XML jest zgodny ze wzorem dokumentu elektronicznego przewidzianego dla e-faktury (walidacja w odniesieniu do schemy). Jeżeli tak, to nadawany jest tej fakturze numer KSeF i wystawca otrzymuje urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO).

Czy można anulować fakturę zawierającą błędy?

Jeżeli wystawimy fakturę przy użyciu KSeF, to nie ma możliwości jej anulowania lub wycofania.

Konieczne w takim przypadku jest wystawienie faktury korygującej.

W jaki sposób nabywca otrzyma informację o wystawionej dla niego e-fakturze?

Co ważne, KSeF nie będzie przesyłał do nabywcy informacji o wystawionej dla niego fakturze.

Nasze systemy księgowe powinny co jakiś czas same sprawdzać czy nie ma w KSeF wystawionej dla nas faktury.

W związku z powyższym wydaje się, że wystawca e-faktury powinien oprócz samego jej przesłania do KSeF, przekazać o tym również informację kontrahentowi (np. za pośrednictwem mejla). Inaczej kontrahent, który samodzielnie nie sprawdza tego w KSeF, nie dowie się, że faktura została dla niego wystawiona.

W jaki sposób przekazać e-fakturę konsumentowi?

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać wyłącznie podatnicy. Pojawia się więc problem w jaki sposób dostęp do takich e-faktur mają uzyskać konsumenci.

Na webinarze zadeklarowano, że będzie istniała możliwość przesłania takiej osobie linka, za pomocą którego pobierze ona e-fakturę.

Czy istnieje opcja zwizualizowania e-faktury?

MF ma udostępnić narzędzia przeznaczone do wizualizowania e-faktur. Korzystanie z niego będzie polegało na wgraniu pliku XML, który zostanie przez program zwizualizowany w formacie PDF.

Przy czym nie jesteśmy skazani na narzędzia przygotowane przez MF.

Taką wizualizację możemy również przeprowadzić we własnym systemie księgowym – jeżeli będzie on wyposażony w taką opcję.

Należy jednak pamiętać, że fakturę ustrukturyzowaną stanowi plik w postaci XML.

Nie powinniśmy wystawiać faktury w formacie PDF i następnie e-faktury – bo teoretycznie mamy wówczas do czynienia z dwiema fakturami. Należy najpierw wystawić e-fakturę i dopiero po jej wystawieniu dokonać odpowiedniej wizualizacji pliku XML.

Kiedy nabywca otrzyma e-fakturę?

Taką e-fakturę będziemy uznawać za otrzymaną przez nabywcę w momencie nadania tej e-fakturze numeru KSeF.

Zwróć uwagę, że za moment wystawienia faktury uznaje się chwilę jej przesłania do KSeF. Natomiast za moment jej otrzymania – chwilę nadania tej fakturze numeru KSeF. Między tymi zdarzeniami może minąć trochę czasu.

Czy nabywca może odrzucić e-fakturę?

Nabywca nie ma możliwości odrzucenia e-faktury. Faktura wystawiona w ramach KSeF nie może być anulowana ani usuwana. W razie błędów, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez wystawcę lub ewentualnie noty korygującej przez nabywcę (takie noty wystawiamy poza KSeF).

Oczywiście na przestrzeni 2022 r. nabywca może nie zgodzić się na przekazanie mu e-faktury. Wówczas wystawca ma obowiązek przekazać mu ją w innej formie. Przeczytasz o tym tutaj.

Czy pola niewymagane przepisami ustawy o VAT należy umieścić w e-fakturze?

Nasze podejście powinno być takie:

  • jeżeli pole jest wymagane przepisami ustawy o VAT – to musimy je uzupełnić (np. data wystawienia faktury, NIP kontrahenta lub stawka VAT);
  • jeśli pole jest w schemie, lecz nie jest wymagane przepisami dotyczącymi VAT – to nie musimy go uzupełniać.

Przy czym w trakcie webinaru nie wyjaśniono co w sytuacji, gdy takie pole w schemie jest wskazane jak obligatoryjne – tj. jego niewypełnienie uniemożliwia walidację e-faktury w KSeF. Moim zdaniem powinno wystarczyć w takim przypadku wskazanie w takim polu wyrazu „brak”. Tak jak robimy teraz w przypadku JPK.

Niestety w trakcie webinaru tego nie potwierdzono.

Czy do e-faktury można dodawać załączniki?

Nie ma możliwości dodania załącznika do e-faktury. Mamy jednak pola, w których możemy umieścić dodatkowe informacje.

W trakcie webinaru zaproponowano następujące rozwiązanie. Aby wgrać załącznik na własny dysk w chmurze. Wskazać w takim polu dodatkowym e-faktury nazwę tego pliku. Następnie, po wystawieniu e-faktury, przesłać mejlem link do pobrania tego załącznika.

Pytanie jednak czy organy podatkowe będą traktowały takie załączniki jako część faktury. Mam co do tego poważne wątpliwości. :/

Wiele pytań wciąż bez odpowiedzi

Webinar trwał ponad 2 godziny. Pojawiło się na nich wiele pytań, duża część bez odpowiedzi. MF planuje opublikować na swojej stron zbiór odpowiedzi na te pytania.

Przy czym KSeF wchodzi w życie za tydzień, a ja tych odpowiedzi nigdzie nie widzę. 😉

Gdzie znajdę webinar?

Webinar jest dostępny na Youtube, wrzucam go poniżej:

Gdzie znajdę informacje na temat KSeF?

Polecam Ci przeczytanie mojego wcześniejszego wpisu na ten temat: Faktura ustrukturyzowana.

Zmiany wprowadziła ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Z przebiegiem prac legislacyjnych oraz uzasadnieniem do projektu ustawy możesz zapoznać się na tej stronie.

Tutaj natomiast możesz zapoznać się z projektem rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

MF przygotowało również stronę poświęconą e-fakturom: https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/. Mają się na niej niedługo znaleźć odpowiedzi na dodatkowe pytania.

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.