Faktura ustrukturyzowana

Od 2022 r. utworzony zostanie Krajowy System e-Faktur. Trafi do niego każda wystawiona faktura ustrukturyzowana.

We wpisie przedstawiam jak od Nowego Roku będzie wyglądał system e-faktur w Polsce.

Gdzie znajdę ustawę zmieniającą?

Zmiany wprowadziła ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Z przebiegiem prac legislacyjnych oraz uzasadnieniem do projektu ustawy możesz zapoznać się na tej stronie.

Istotne w kontekście e-faktur będzie również rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ma ono określać:

• rodzaje uprawnień w KSeF;
• sposób ich nadawania i odbierania oraz
• sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF.

Tutaj możesz zapoznać się z projektem rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kiedy zmiany wchodzą w życie?

Przepisy wchodzą w życie od 1 stycznia 2022 r.

Czy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe?

Na przestrzeni 2022 r. korzystanie z e-faktur będzie dobrowolne.

A zatem sprzedawca może wystawić tego typu fakturę, ale nie ma takiego obowiązku.

Kupujący może przyjąć taką fakturę, ale również nie ma takiego obowiązku (art. 106n ust. 2 ustawy o VAT).

Jeżeli sprzedawca wystawi e-fakturę, a nabywca nie zgodzi się na jej otrzymanie, to sprzedawca musi mu ją dostarczyć w inny uzgodniony z nim sposób (art. 106g ust. 3 ustawy o VAT).

Wówczas musi przesłać dotychczasową fakturę elektroniczną (np. w formacie PDF) albo fakturę papierową.

Od kiedy e-faktury mają być obowiązkowe?

Z zatwierdzonej decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej wynika, że Polska będzie mogła wprowadzić obligatoryjny KSeF dopiero od 1 stycznia 2024 r.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-faktur)

Jak wygląda e-faktura?

Dla e-faktur nie przewidziano żadnych szczególnych elementów. Będziemy do nich stosować te same przepisy jakie stosowaliśmy dotychczas do faktur papierowych lub elektronicznych.

To czym będzie się różniła e-faktura od dotychczasowych faktur, to jej format. Wiążącą postacią takiej faktury będzie wersja xml, a więc schemat znany nam już z JPK.

Pozwoli to na automatyczną analizę danych zawartych w wystawianych przez nas fakturach.

Pod tym linkiem możesz zapoznać się ze strukturą logiczną e-faktury (FA_VAT), która ma obowiązywać od 1 stycznia 2022 r.

Czy e-faktury zastąpią faktury papierowe i dotychczasowe faktury elektroniczne?

Faktury ustrukturyzowane nie zastąpią dotychczas stosowanych faktur.

W dalszym ciągu podatnicy będą mogli posługiwać się zarówno fakturami papierowymi jak i elektronicznymi (np. w formacie PDF).

Po prostu będziemy mieli możliwość stosowania, obok ww. rodzajów faktur, również faktury ustrukturyzowane.

Będzie tak przynajmniej do końca 2022 r. 🙂

Czy w formie e-faktury możemy wystawić fakturę zaliczkową, uproszczoną lub korektę?

Dla e-faktury przewidziano jeden wzór, w ramach którego będziemy mogli wystawić faktury:

• zaliczkowe;
• dokumentujące dokonaną dostawę lub wykonaną usługę (tzw. końcowe lub rozliczeniowe);
• uproszczone oraz
• korygujące.

Nie ma też problemu aby faktury te były wystawione w różny sposób. Przepisy nie wykluczają np. możliwości aby podatnik wystawił dla tej samej transakcji:

• fakturę zaliczkową w formie elektronicznej (np. w formacie PDF), a następnie
• fakturę rozliczeniową jako fakturę ustrukturyzowaną.

Przy czym jeżeli będziemy chcieli skorygować fakturę pierwotną, która ma postać faktury ustrukturyzowanej, wówczas konieczne będzie wystawienie korekty jako e-faktury (art. 106j ust. 4 ustawy o VAT). Wówczas w takiej fakturze korygującej należy podać numer nadany fakturze pierwotnej w ramach KSeF (art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT).

Rodzaje dokumentów, których nie można wystawić w formie faktury ustrukturyzowanej

Nie będzie możliwości wystawienia w formie faktury ustrukturyzowanej:

• not korygujących;
• faktur pro forma;
• faktur VAT RR.

Podatnicy będą je wystawiać tak jak dotychczas – w formie papierowej albo elektronicznej.

Kiedy e-fakturę uznaje się za wystawioną i otrzymaną?

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT).

Natomiast za datę otrzymania faktury uznaje się dzień przydzielenia tej fakturze numeru identyfikującego w ramach KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).

Ustanowienie Krajowego Systemu e-faktur (KSeF)

W celu wprowadzenia systemu e-faktur w Polsce utworzono Krajowy System e-faktur.

Jest to system teleinformatyczny pozwalający podatnikom na wystawianie i odbieranie e-faktur.

Faktura ustrukturyzowana wystawiona w ten sposób będzie automatycznie zapisana w bazie Ministerstwa Finansów.

Kto będzie miał dostęp do faktur przechowywanych w KSeF?

Dostęp dla podatnika będącego dostawcą lub nabywcą

Jako podatnik uzyskasz dostęp do KSeF po uwierzytelnieniu za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej;
• podpisu zaufanego.

Po takiej weryfikacji będziesz mieć możliwość przeglądania wystawionych i otrzymanych e-faktur.

Będzie możliwe również ich przesłanie w formacie xml lub przekonwertowanie do PDF.

W jaki sposób możemy wystawiać e-faktury?

Taką e-fakturę będziemy wystawiać za pomocą:

• aplikacji webowej przygotowanej przez MF (rozwiązanie przeznaczone dla mniejszych podatników) albo
• programu księgowego, który prześle taką fakturę za pomocą API (są to reguły wg których programy komunikują się ze sobą) do Krajowego Systemu e-faktur.

Dostęp osób trzecich (np. dla biura rachunkowego)

Przewidziano również możliwość przyznania dostępu do KSeF podmiotom trzecim trzecim. Możemy więc upoważnić do tego np. biuro rachunkowe albo konkretną osobę (np. pracownika).

Taki dostęp do KSeF może być przyznany w celu:

• wystawiania e-faktur;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych albo
• zarówno do wystawiania jak i dostępu do e-faktur.

Dostęp organów podatkowych

Bezpośrednim skutkiem stosowania przez podatników e-faktur będzie ich natychmiastowe udostępnienie organom podatkowym.

Krajowy System e-faktur stanie się bowiem częścią Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, który wykorzystywany jest przez organy Krajowej Administracji Skarbowej przy realizacji ich zadań.

Jeżeli więc wystawisz e-fakturę przy pomocy KSeF, to od razu będzie ona analizowana przez organy podatkowe.

Z resztą takie też były intencje projektodawców, którzy na str. 2 uzasadnienia wskazują, że:

,,projektowane rozwiązania przyczynią się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Proponowane rozwiązania umożliwią także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami”.

🙂

Dostęp do poszczególnych faktur bez uwierzytelniania

Przewiduje się również możliwość udostępniania pojedynczych faktur osobom trzecim, bez dokonywania przez nie uwierzytelnienia.

Uzyskają one taki dostęp poprzez podanie zestawu unikatowych cech identyfikujących tę fakturę (przydzielonego przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę) i innych określonych elementów tej faktury.

Zgodnie z projektem rozporządzenia (par. 8) taki dostęp uzyskamy po podaniu:

• numeru nadanego danej fakturze w ramach KSeF;
• numeru faktury nadanego przez sprzedającego;
• NIP kupującego, innego numeru identyfikacyjnego albo informacji o braku tego numeru;
• imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy albo informacji o braku tych danych;
• kwoty należności ogółem.

Jak długo e-faktury będą przechowywane w KSeF?

Faktury ustrukturyzowane mają być przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT).

W wyjątkowych przypadkach, gdy w ww. okresie zobowiązanie podatkowe nie ulegnie przedawnieniu, podatnik będzie zmuszony przechowywać e-faktury we własnym zakresie (np. w formacie PDF albo papierowej).

Może to też dotyczyć np. przypadków korekty wieloletniej dotyczącej środków trwałych, nieruchomości. Jeżeli okres korekty będzie dłuższy niż czas przechowywania tych faktur w KSeF, to będziemy musieli je zarchiwizować samodzielnie.

Zachęty do stosowania e-faktur

W przepisach przewidziano również kilka rozwiązań, które mają zachęcić podatników do stosowania e-faktur.

Zmiany w sposobie ujmowania korekt in minus

Jeżeli faktura korygująca zostanie wystawiona jako faktura ustrukturyzowana, to:

• sprzedający nie będzie musiał gromadzić dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty, natomiast
• kupujący nie będzie zobowiązany do ustalenia kiedy miało miejsce uzgodnienie i spełnienie warunków korekty.

Sprzedający ujmie taką korektę w dacie jej wystawienia (art. 29a ust. 13 oraz ust. 15 pkt 3 ustawy o VAT). Natomiast kupujący w dacie jej otrzymania poprzez KSeF (art. 86 ust. 19c ustawy o VAT).

Czyli 1 stycznia 2021 r. w pakiecie SLIM VAT wprowadzono rzekome ,,uproszczenie” przy ujmowaniu korekt in minus, które okazało się utrudnieniem życia podatników.

Ale dzięki temu teraz podatnicy mogą być ,,zachęceni” do stosowania e-faktur bo nie będą musieli korzystać z wcześniej wprowadzonych rzekomych ,,uproszczeń”. 😀 😀 😀

Zwrot VAT w terminie 40 dni

Podatnicy, którzy będą wystawiali faktury ustrukturyzowane mają mieć możliwość wystąpienia o zwrot VAT w terminie 40 dni.

Przy czym konieczne będzie tutaj spełnienie szeregu wymogów określonych w art. 87 ust. 5b-5c ustawy o VAT:

1. Musimy wystawiać wyłącznie e-faktury dla udokumentowania:

• sprzedaży krajowej, WDT, eksportu towarów;
• dostawy towarów i świadczenia usług niepodlegających VAT w Polsce (np. dostawa z montażem albo eksport usług);
• zaliczek otrzymanych na poczet ww. czynności (poza przypadkami, gdy nie wystawia się faktur zaliczkowych).

2. kwota VAT przeniesiona z poprzednich okresów rozliczeniowych nie może przekroczyć 3 tys. zł.

3. Przez 12 miesięcy poprzedzających wniosek o zwrot musimy być:

• zarejestrowani jako czynny podatnik VAT;
• składać za każdy okres rozliczeniowy deklaracje;
• posiadać rachunek firmowy ujawniony na tzw. białej liście.

Przy czym jeżeli chodzi o pierwszy z ww. warunków, to możliwe będzie wystąpienie o zwrot VAT jeżeli wystawimy faktury:

• których nie wystawia się w formie faktur ustrukturyzowanych (np. faktura VAT RR);
• uproszczone za pomocą kasy rejestrującej (tj. paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł).

Organ nie będzie mógł zażądać od podatnika JPK_FA

Faktury ustrukturyzowane nie będą musiały być uwzględniane w JPK_FA. Organ też nie będzie mógł zażądać przekazania JPK_FA obejmującego e-faktury (art. 193a §1a Ordynacji podatkowej).

Organ może je bowiem analizować za pomocą KSeF. Bezzasadne byłoby więc żądanie przekazywania tych danych ponownie.

Brak obowiązku przechowywania faktur

Przez czas jaki faktury będą przechowywane w KSeF (10 lat, o których pisałem wyżej), podatnik nie będzie miał obowiązku ich samodzielnego przechowywania. Na mocy dodanego art. 112aa ustawy o VAT, w takim bowiem przypadku art. 112 i 112a nie stosuje się (są to przepisy nakładające obowiązek przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur).

Zmiany w zasadach wystawiania faktur

W ramach ustawy wprowadzającej KSeF przewidziano również zmiany w fakturowaniu. Dotyczą one nie tylko faktur ustrukturyzowanych, ale każdej faktury wystawianej w 2022 r. (w tym w formie papierowej albo w formacie PDF).

Zmiana elementów faktury zaliczkowej

Elementy faktury zaliczkowej wskazane są w art. 106f ust. 1 ustawy o VAT. W pkt 4 tej regulacji przewidziano wymóg odniesienia się do towaru lub usługi, na poczet której wpłacona została zaliczka.

Przepis ten stanowi, że faktura ta powinna zawierać:

dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Od 1 stycznia 2022 r. wykreślona z tych elementów zostaje cena jednostkowa netto. Jeżeli więc otrzymasz zaliczkę na towary, to nie musisz wskazywać w fakturze zaliczkowej jaka jest ich cena jednostkowa netto. Pozostałe elementy z ww. regulacji w dalszym ciągu należy wskazywać.

Wydłużenie terminu wystawiania faktur

Obecnie fakturę możemy wystawić nie wcześniej niż 30. dnia przed:

• dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi;
• otrzymaniem zaliczki.

Od 1 stycznia 2022 r. termin ten zostaje wydłużony do 60 dni. Odpowiednią zmianę przewidziano w art. 106i ust. 7 ustawy o VAT.

Zmiana elementów faktur korygujących

Od 1 stycznia 2022 r. nie mamy obowiązku umieszczać na wystawianych korektach:

• wyrazów „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyrazu „KOREKTA”;
• przyczyny korekty;
• wskazanych w pierwotnej fakturze: daty sprzedaży lub daty otrzymania zaliczki.

Powyższe wynika z nowelizacji art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.

Fakturę pierwotną, która została wystawiona w formie ustrukturyzowanej można skorygować jedynie poprzez korektę wystawioną w postaci ustrukturyzowanej (dodany art. 106j ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku wystawienia faktury korygującej jako faktury ustrukturyzowanej (e-faktury), należy w niej wskazać numer identyfikujący fakturę pierwotną, nadany jej w ramach KSeF (dodany art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT).

Uproszczone zbiorcze faktury korygujące

Dotychczas uproszczone zbiorcze faktury korygujące mogliśmy wystawić, jeżeli udzieliliśmy rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw lub usług zrealizowanych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie (np. w grudniu 2021 r. udzielamy rabatu do kilkunastu dostaw zrealizowanych w marcu 2021 r.).

Uproszczeniem było to, że nie musieliśmy w takiej fakturze wskazywać następujących elementów z pierwotnej faktury, tj.:

• NIPu lub numeru VAT kontrahenta;
• daty sprzedaży lub daty otrzymania zaliczki oraz
• nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Dodatkowym wymogiem była konieczność wskazania okresu, do którego odnosi się udzielany rabat.

Po zmianach w brzmieniu art. 106j ust. 3 ustawy o VAT, jedynym uproszczeniem jakie zostaje jest to, że taka faktura może nie wskazywać nazwy towaru lub usługi objętych korektą.

Data sprzedaży również nie musi być umieszczana, ale wynika to z tego, że od stycznia na żadnej korekcie ten element nie będzie już wymagany (o czym pisałem wyżej).

Po zmianach konieczne będzie w takiej fakturze uwzględnienie NIPu lub numeru VAT kontrahenta.

Duplikaty faktur

Jeżeli nabywcy zaginie faktura, to może zażądać od nas ponownego jej wystawienia faktury, która jest nazywana duplikatem (art. 106l ust. 1 ustawy o VAT).

Od Nowego Roku nie trzeba w takim dokumencie wskazywać wyrazu „DUPLIKAT”. Dalej jednak konieczne jest wskazanie daty wystawienia takiej faktury. A zatem na dokumencie będzie umieszczona data wystawienia:

• pierwotnej faktury oraz
• duplikatu.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku faktur elektronicznych (np. w PDF), możliwe jest po prostu ponowne wysłanie egzemplarza faktury, bez jej ponownego wystawiania. W takim przypadku moim zdaniem przepis ten nie znajduje zastosowania. Nie jest to bowiem faktura wystawiona ponownie.

Wydaje się, że możliwość taką przewidziano również w samej ustawie o VAT. W art. 88 ust. 3b ustawy o VAT (w brzmieniu od 1 stycznia 2022 r.) odwołano się bowiem nie tylko do duplikatów faktur, ale również do kolejnych egzemplarzy faktur.