Jakie elementy musi zawierać faktura VAT?

Przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określają jakie elementy musi zawierać faktura VAT.

Jeżeli dany przepis wymaga umieszczenia jakiegoś elementu, to musisz go bezwzględnie w fakturze ująć.

Co z ewentualnymi dodatkowymi elementami?

Przepisy nie zabraniają ich umieszczania. Dlatego w fakturach możesz spotkać sporo dodatkowych informacji, przykładowo:

• numer rachunku bankowego do wpłaty;
• termin płatności faktury (wiem, że może Cię to dziwić, ale faktycznie przepisy ustawy o VAT nie wymagają umieszczenia tej informacji);
• dane płatnika;
• logo sprzedającego.

Poniżej znajdziesz informację o elementach umieszczanych na fakturach. Opisuję je bazując na najczęstszych pytaniach jakie przy tej okazji się pojawiają.

Czy muszę umieścić oznaczenie „faktura VAT”?

Może być to zaskakujące, lecz nie musisz oznaczać faktury określeniem „faktura VAT”. Nie przewidziano bowiem, aby ten elementem był obowiązkowy.

Jednocześnie jednak nie jest to zabronione. Moim zdaniem wskazane jest, aby tego rodzaju oznaczenie stosować. Nie będzie wtedy wątpliwości, że należy wystawiony przez Ciebie dokument traktować jako fakturę. Unikniesz również niepotrzebnych reklamacji ze strony klientów.

Podstawa prawna: art. 106e ustawy o VAT.

Czy można użyć oznaczenia „Rechnung” albo „Invoice”?

Przepisy nie stawiają wymogu, aby faktura była wystawiana w języku polskim. Możesz zatem takie dodatkowe oznaczenia stosować przy użyciu języka obcego.

Wyjątek to sytuacja, gdy kupującym jest polski konsument. Wówczas na mocy art. 7 i 7a ustawy o języku polskim, musisz się posługiwać w fakturze językiem polskim.

Podstawa prawna: art. 106e ustawy o VAT.

Czy uregulowano w jaki sposób należy numerować faktury?

Numer faktury to jej obligatoryjny element. Przepis wskazuje jedynie, że ma to być kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

Mamy tutaj zatem pewną swobodę przy stosowanej numeracji. Moim zdaniem jednak ważne jest, aby stosowana metoda zapewniała logiczną sekwencję, z której wynika odpowiednia chronologia. W skrócie, aby w prowadzonej dokumentacji panował porządek.

Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Co z danymi stron, czy w fakturze można stosować skróty?

W fakturze obowiązkowo umieścić musisz:

• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedającego i nabywcy;
• adresy stron transakcji;
• NIP dostawcy (przy WDT i unijnym eksporcie usług poprzedzony kodem PL);
• NIP kupującego, a jeżeli nabywcą jest podatnik unijny – jego numer VAT poprzedzony kodem kraju.

W przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – istotne jest wskazanie imienia i nazwiska tej osoby. Ewentualnie można powyższe uzupełnić firmą tego przedsiębiorcy (tj. dodatkowe oznaczenie działalności gospodarczej zgłoszone w CEiDG).

W przypadku, gdy nabywcą jest osoba prawna – to wskazujesz jej nazwę. Tutaj dopuszczalne jest, aby stosować nazwy skrócone, które zostały np. zgłoszone w KRS. Dodatkowo możesz stosować dopuszczalne przez kodeks spółek handlowych skróty form prawnych, tj. „sp. z o.o.”, „S.A.”, itp.

Może się zdarzyć, że w transakcji uczestniczy jednostka/oddział jakiegoś podmiotu. Wówczas bezwzględnie musimy umieścić dane podatnika, tj. dane jednostki macierzystej. Przy czym nic nie stoi na przeszkodzie, aby dodatkowo umieścić również informację o tej jednostce/oddziale.

NIP/numer VAT nabywcy umieszczasz jedynie w przypadku, gdy kupującym jest inny polski podatnik (firma) albo podatnik podatku od wartości dodanej (firma unijna). Jeżeli Twoim kontrahentem jest firma spoza UE, to nie musisz wskazywać w fakturze żadnego numeru VAT.

Jeżeli kupującym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument), to podajesz jedynie jej imię i nazwisko oraz adres. Nie wskazujesz natomiast NIP.

Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 3-5, 24 ustawy o VAT.

Czy w fakturze może być dwóch nabywców?

Może być tak, że kupujących jest dwóch. Na przykład zakupu mieszkania dokonuje małżeństwo, a między nimi istnieje wspólność majątkowa.

W takim przypadku należy wystawić fakturę zawierającą dane obu nabywców (ich imiona i nazwiska oraz adresy i ewentualnie NIP).

Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o VAT.

Czy faktura może nie zawierać daty sprzedaży?

Data sprzedaży to element obligatoryjny. Pod pojęciem tym kryje się data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty (stanowiącej zaliczkę).

Jest to jednak element, którego czasami możemy nie umieszczać. Jeżeli wystawisz fakturę przed transakcją (można ją wystawić do 60. dni przed), to nie masz wtedy pewności jaka będzie faktyczna data sprzedaży. W takim przypadku możesz nie umieszczać daty sprzedaży w fakturze.

Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT.

Jak należy nazwać towar/usługę w fakturze?

Przepisy wskazują jedynie, że należy określić nazwę (rodzaj) towaru lub usługi. Niemniej przyjmuje się, że skoro faktura ma walor dokumentacyjny, to powinno z niej wynikać co jest/było przedmiotem umowy sprzedaży łączącej sprzedawcę i nabywcę.

Z samej faktury musimy być w stanie odczytać co było przedmiotem świadczenia. Niewystarczające będzie więc np. powołanie „usługa na podstawie umowy nr 56/2020”. Z takiego opisu nie wynika bowiem jakiego rodzaju usługa została wykonana.

Aby wypełnić te wymagania można użyć sformułowania: „usługa doradztwa podatkowego na podstawie umowy nr 56/2020”. W takim przypadku już z samej faktury jesteśmy w stanie ustalić rodzaj usługi, którą ona dokumentuje.

Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT.

8. Czy w fakturze muszę umieścić informację o rabatach?

Nie musisz umieszczać informacji o rabacie jeżeli został on uwzględniony w cenie towaru/usługi. Jeżeli zatem na etapie negocjacji, przed sprzedażą, uzgodniona została niższa cena (np. z 15% rabatem), to faktura może być wystawiona z tą niższą ceną, bez informacji o udzielonym rabacie.

Jeżeli natomiast wystawiasz fakturę, a ewentualny rabat jest warunkowy i zależy od spełnienia przesłanek po wystawieniu faktury, to informację o takim rabacie należy umieścić w fakturze.

Przykładem takiego rabatu jest skonto. Jest to rabat udzielany z tytułu wcześniejszej zapłaty. Informację o skoncie należy umieścić w fakturze.

Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 10 ustawy o VAT.

Jakie dane o wartości transakcji muszę umieścić w fakturze, czy mogę je wykazać w walucie obcej?

W fakturze musisz umieścić następujące dane dotyczące wartości transakcji:

• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową netto bez kwoty podatku;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Tutaj jeden ważny aspekt. Możesz wystawić fakturę w walucie obcej. W takim przypadku powyższe elementy będą określone wg tej waluty. Wówczas jednak kwota podatku VAT musi być przeliczona na złote i podana w PLN na fakturze.

Jednocześnie ustawodawca nie wskazuje czy wartości te mają być określone tylko liczbowo (10.000 zł), tylko słownie (dziesięć tysięcy złotych), czy też zarówno liczbowo jak i słownie. Mamy więc w tym zakresie dowolność.

Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 8-9, 11-15 i ust. 11 ustawy o VAT.

Jak przeliczyć kwotę VAT w walucie obcej na złote?

Wszystkie wartości w fakturze mogą być wyrażone w walucie obcej (np. euro, dolarach). Niemniej jednak wartość kwoty VAT musisz zawsze pokazać w złotych.

Przeliczenia kwoty dokonujesz wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Przy czym jeżeli faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, to stosujesz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Tabelę kursów NBP możesz sprawdzić TUTAJ.

Od 1 stycznia 2021 r. wprowadzono również możliwość stosowania na gruncie VAT kursu wynikającego z przepisów o podatkach dochodowych.

Podstawa prawna: art. 106e ust. 11 oraz art. 31a ust. 1 i 2 ustawy o VAT.

Czy w fakturze można umieszczać dodatkowe, niewymagane przepisami informacje?

Jak wskazałem już we wstępie, w fakturze można umieszczać dodatkowe, niewymagane przepisami adnotacje. Nie znajdziesz przepisu, który jest podstawą takiego uprawnienia. Ale wnioskujemy o takiej możliwości z braku regulacji, która zabraniałby takiej praktyki.

Takie dodatkowe, przykładowe adnotacje, które możesz umieścić w fakturze, a które nie są wskazane w przepisach to:

• numer rachunku bankowego do wpłaty;
• termin płatności faktury;
• dane płatnika (czyli podmiotu, który nie jest nabywcą usługi, ale który faktycznie płaci za tę usługę);
• logo sprzedającego;
• numer rejestracyjny pojazdu (jeżeli kupujesz paliwo to nie jest to już obecnie element obowiązkowy, przy czym na wielu stacjach paliw stosowana jest jeszcze praktyka jego wskazywania);
• podpisy i pieczątki stron (faktury obecnie nie muszą być podpisane);
• symbol klasyfikacji statystycznej albo kod CN (nie ma obowiązku umieszczania takich symboli, nawet np. w przypadku podzielonej płatności).

Podstawa prawna: art. 106e ustawy o VAT.

Czy wprowadzono jakiś wzór faktury?

Przepisy nie wprowadzają żadnego wzoru faktury. Zgodnie z definicją, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jeżeli zatem dany dokument zawiera wszystkie elementy przewidziane przez przepisy dla faktur, to powinien być on traktowany jako faktura.

Przy czym od 1 stycznia 2022 r. można wystawiać faktury ustrukturyzowane. Dla nich przewidziano wzór dokumentu elektronicznego (schemat) wg jakiego faktura ma być wystawiana.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 31 oraz 32a ustawy o VAT.

Jakie dodatkowe adnotacje/ informacje muszę umieścić na fakturze?

Oprócz wskazanych wyżej elementów, faktura musi niekiedy zawierać też dodatkowe adnotacje/informacje. O części z tych wymogów piszę w innych wpisach. Zatem w tym miejscu jedynie skrótowo wskazuję na te typy transakcji.

Dla poniższych typów transakcji umieścić musisz adnotację:

• faktura wystawiana przez podatnika stosującego metodę kasową albo dokumentująca czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje wg tej metody – „metoda kasowa”;
• podmiot trzeci lub nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz dostawcy – „samofakturowanie„;
• VAT rozliczany jest przez nabywcę – „odwrotne obciążenie„;
• gdy nabywca musi zastosować split payment – „mechanizm podzielonej płatności”;
• w przypadku stosowania procedury marży – adnotacja o jej stosowaniu.

Ponadto w poniższych sytuacjach zawrzeć musisz następujące dodatkowe informacje:

• zwolnienie z VAT – wskazanie podstawy prawnej zwolnienia;
• sprzedaż dokonywana przez organ egzekucyjny – wskazanie danych tego organu;
• faktury wystawiane przez przedstawiciela podatkowego – umieszczenie danych tego podmiotu;
• WDT nowych środków transportu – data jego dopuszczenia do obrotu oraz przebiegu pojazdu albo liczby godzin roboczych używania tego środka transportu;
• wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej, gdy drugim w kolejności podatnikiem jest podmiot polski – dane określone w art. 136 ustawy o VAT.

Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 pkt 16-23 oraz ust. 2 i 3 ustawy o VAT.