Uzgodnienie i spełnienie warunków korekty – jak udokumentować?

Uzgodnienie i spełnienie

Uzgodnienie i spełnienie warunków korekty to zdarzenia, które muszą zostać prawidłowo udokumentowane, jeżeli sprzedający zamierza ująć korektę in minus.

W artykule Ujmowanie korekt in minus opisuję sposób przeprowadzania korekt obowiązujący od 2021 r.

Z uwagi na fakt, że przepisy o fakturach ustrukturyzowanych wejdą w życie najwcześniej od 2024 r., to na pewno do tego momentu będziemy musieli zmagać się ze skomplikowanymi regulacjami w zakresie ujmowania korekt in minus.

Czym jest uzgodnienie warunków korekty?

Ustawa o VAT nie definiuje czym jest uzgodnienie warunków korekty.

Przyjmuje się jednak, że są to ustalenia stron określające sytuacje, w których dojdzie do obniżenia podstawy opodatkowania.

Podpisujesz z kontrahentem umowę ramową. Wskazujesz w niej, że kupującemu przysługuje rabat, jeżeli osiągnie określony poziom zakupów.

Strony w takim przypadku, przez złożenie podpisu w umowie potwierdzają, że znają warunki na jakich przydzielany jest rabat. A tym samym znają warunki obniżki podstawy opodatkowania.

Czym jest spełnienie warunków korekty?

W ustawie o VAT nie zdefiniowano również spełnienia warunków korekty.

Niemniej jednak przyjmuje się, że chodzi tutaj o ziszczenie się uzgodnionych wcześniej warunków korekty.

W regulaminie sprzedaży wysyłkowej określono warunki zwrotu towarów. Kupujący musi zgłosić zwrot i wydać paczkę kurierowi. Zwrot jest akceptowany po sprawdzeniu zawartości przesyłki przez sprzedającego.

Jeżeli wskazane wyżej warunki zwrotu towaru zostaną spełnione, to mamy do czynienia ze spełnieniem warunków korekty.

Kiedy konieczne jest zgromadzenie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków korekty?

Dokumentację musisz zgromadzić, jeżeli dokonujesz korekty przewidzianej w art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT.

Przepis ten dotyczy korekty in minus dotyczącej faktury z wykazanym podatkiem, zasadniczo z tytułu:

  • udzielenia rabatu;
  • zwrotu towarów lub opakowań;
  • zwrotu zaliczki przez sprzedającego;
  • stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku (wykazanie podatku w kwocie wyższej niż należna).

W takich przypadkach sprzedający ujmuje korektę w dacie wystawienia faktury korygującej, pod warunkiem że posiada dokumentację potwierdzającą, że:

  • uzgodnił z nabywcą warunki korekty oraz 
  • warunki te zostały spełnione.

Ponadto faktura musi być zgodna z posiadaną dokumentacją.

Korekty w VAT to dla Ciebie czarna magia?

Mogę Ci pomóc 🙂

Przygotowałem szkolenie, w którym krok po kroku wyjaśniam w jaki sposób ujmować korekty z tytułu sprzedaży krajowej, WDT, WNT, importu usług itd.

Tak, chcę wziąć udział w takim szkoleniu!

Czy kupujący musi zgromadzić dokumentację potwierdzającą korektę?

W przypadku korekty in minus, kupujący zobligowany jest do korekty podatku naliczonego. Dokonuje tego w rozliczeniu za okres, w którym doszło do uzgodnienia i spełnienia warunków korekty (art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).

Przepis nie uzależnia korekty u nabywcy od zgromadzenia jakiejkolwiek dokumentacji.

Jakie dokumenty musi zgromadzić sprzedający?

W ustawie o VAT nie wskazano dokumentów, które są wymagane od sprzedającego do ujęcia korekty in minus.

Tak naprawdę możesz posłużyć się każdym dowodem, który potwierdza zasadność korekty.

Warto zapamiętać, że dowodami tymi mamy potwierdzić, że:

  • nabywca wie o zmniejszeniu wynagrodzenia albo na jakich zasadach w przyszłości ma ono zostać zmniejszone (uzgodnienie) oraz
  • doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie wynagrodzenia (spełnienie).

Przykładowe dokumenty potwierdzające uzgodnienie warunków korekty

Dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie może być przykładowo umowa, aneks do umowy, porozumienie, list intencyjny lub korespondencja mailowa, z których wynikają warunki na jakich kupującemu przysługuje rabat.

Z umowy zawartej między stronami wynika, że kupującemu przysługuje rabat z tytułu osiągnięcia określonego wolumenu zakupów. W podpisanym porozumieniu strony określiły dodatkowy rabat przysługujący w razie sprzedaży towarów na rzecz określonej ilości klientów.

Potwierdzeniem uzgodnienia może być również regulamin sprzedającego umieszczony w sklepie internetowym.

Osoba dokonująca zakupu za każdym razem musi zaakceptować postanowienia regulaminu sklepu internetowego. Dokument ten określa warunki zwrotu towarów.

Ustalenia ustne (brak dokumentu potwierdzającego uzgodnienie)

W każdym z podanych przykładów jesteśmy w stanie wykazać, że strony transakcji znają treść tych dokumentów (np. podpis na umowie, akceptacja regulaminu, korespondencja handlowa). A więc, że doszło do uzgodnienia warunków korekty.

Co jednak, jeżeli ustaleń dokonano ustnie lub telefonicznie?

W mojej opinii w takim przypadku możemy próbować posłużyć się dowodem potwierdzającym spełnienie warunku korekty.

Na spotkaniu z klientem ustalasz, że kontrakt dla którego wpłacono zaliczkę nie będzie jednak realizowany. Następnego dnia zlecasz przelew, w którym wskazujesz, że jest to zwrot zaliczki dotyczący konkretnego zlecenia.

W takim przypadku uznałbym, że dowód przelewu potwierdza, że wcześniej musiały być jakieś ustalenia co do anulowania kontraktu.

Co potwierdza uzgodnienie w przypadku błędu?

Przepisy obowiązujące od 2021 r. są wadliwe.

Wymagają bowiem zgromadzenia dowodu potwierdzającego uzgodnienie korekty w sytuacji, gdy doszło do błędu (np. błąd w cenie).

W takim przypadku oczywiście nie ma żadnych uzgodnień – błąd istnieje niezależnie od ustaleń stron, jest bowiem wynikiem pomyłki.

Niemniej jednak próbuje się ratować te przepisy poprzez przyjęcie, że w takim przypadku uzgodnienie warunków korekty to po prostu upewnienie się, że kontrahent wie o zaistniałym błędzie.

Faktura za usługę w wyniku błędu sprzedającego wskazuje zbyt wysoką cenę. Kupujący nie zorientował się, że wystąpił błąd. Dopiero po pewnym czasie sprzedający sam stwierdza błąd i wysyła kupującemu fakturę korygującą.

W takiej sytuacji warto mieć potwierdzenie od kontrahenta, że otrzymał korektę oraz zna jej treść. Może być to odpowiedź mejlowa lub potwierdzenie doręczenia korekty. Musimy bowiem wykazać, że kupujący wie o zaistniałym błędzie.

Przykładowe dokumenty potwierdzające spełnienie warunków korekty

Sprzedający musi też potwierdzić, że doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie wynagrodzenia (spełnienie warunków korekty).

A zatem sprawdzasz jakie z klientem uzgodniono warunki korekty oraz czy zostały one spełnione.

Rabat

Jeżeli rabat jest należny z tytułu osiągnięcia określonego wolumenu zakupów, to dokumentem potwierdzającym spełnienie warunków korekty będzie raport sprzedaży dotyczący danego kontrahenta.

Przy czym z umowy mogą wynikać dodatkowe warunki, np. upływ roku lub postanowienie, że rabat jest udzielany dopiero z momentem przesłania wyliczenia rabatu do kontrahenta.

Wydaje się, że możemy sobie odpuścić dowód dla potwierdzenia, że upłynął dany rok. 🙂

Niemniej zasadne wydaje się uzyskanie potwierdzenia, że przesłaliśmy kontrahentowi wyliczenie rabatu, jeżeli taki warunek określono w umowie.

Zwrot towaru

Tutaj warunki zwrotu najczęściej określa regulamin sprzedaży lub umowa.

Jeżeli wynika z nich, że za moment zwrotu uznaje się moment przekazania towarów przewoźnikowi – to np. wydruk z systemu przewoźnika będzie dowodem potwierdzającym spełnienie warunków korekty.

Jeżeli z postanowień umownych wynika, że zwrot staje się skuteczny dopiero po weryfikacji zwróconych towarów przez sprzedającego, to dowodem potwierdzającym spełnienie warunków korekty będzie informacja o akceptacji zwrotu przesłana do kupującego.

Zwrot zaliczki

Przy zwrocie zaliczki najczęściej dysponujemy dowodem, że zaliczka została zwrócona kupującemu (np. potwierdzenie przelewu bankowego).

Błąd

Trudno mówić o spełnieniu warunków korekty w przypadku błędu.

Przepisy są ewidentnie wadliwe w zakresie w jakim wymagają dokumentów dla potwierdzenia spełnienia warunków korekty w przypadku pomyłek.

Niemniej jednak MF próbuje ratować funkcjonowanie tych regulacji i przyjmuje, że w takim przypadku sam fakt stwierdzenia pomyłki jest jednocześnie spełnieniem warunków korekty.

W mojej opinii wystarczy tutaj np. postanowienie umowne dotyczące wynagrodzenia, z którego wynika, że cena została zawyżona. Można też posłużyć się korespondencją, w której informujemy kontrahenta o zaistniałym błędzie.

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Komentarze (2) Napisz komentarz

  1. Miałam taką sytuację: zakup sprzętu 17.07, zwrot sprzętu 27.07, zwrot odebrany przez sprzedawcę 29.07, faktura korygująca wystawiona przez sprzedającego 03.08. W regulaminie sklepu brak informacji o momencie uznania zwrotu sprzętu. Jak zadzwoniłam na KIS otrzymałam odpowiedź, że mam pierwotną i korygującą wykazać w JPK za lipiec, ponieważ przed złożeniem deklaracji wiem, że nie mam prawa do odliczenia vat z zakupu. Pani poinformowała mnie, że tak się robiło przed zmianami slim vat i to się nie zmieniło. Czy faktycznie tak było przed i po slim vat? Czy spotkał się Pan kiedyś z takim podejściem uzależnionym od terminu na złożenie deklaracji?

    Odpowiedz

    • Dzień dobry Pani Moniko, warunkiem odliczenia VAT jest nabycie towaru. Jeżeli w miesiącu zakupu od razu zwróciliśmy towar, to przy składaniu deklaracji wiemy już, że go ostatecznie nie nabyliśmy. A więc zgodziłbym się ze stanowiskiem, że prawo do odliczenia nie przysługuje. Przy czym ja bym w takim przypadku w ogóle tego zakupu w JPK nie wykazywał (ani pierwotnej faktury ani korekty).

      Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.