
We wpisie wyjaśniam do czego służy formularz ZAW-FA oraz kiedy i jak należy go złożyć.
Gdzie znajdę formularz ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA w wersji 2 pobierzesz pod tym linkiem.
Do czego służy formularz ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA możesz złożyć w celu:
- nadania określonej osobie uprawnień do KSeF albo
- zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Czy muszę złożyć formularz ZAW-FA?
Pamiętaj, że składanie formularza ZAW-FA nie jest obowiązkowe!
Jako podatnik, masz z mocy prawa dostęp do KSeF. I to bez żadnych zgłoszeń.
Przy czym żeby z KSeF korzystać, to musisz mieć odpowiednie narzędzia uwierzytelniające.
Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, to tymi narzędziami są:
- kwalifikowany podpis elektroniczny lub
- podpis zaufany.
Jeżeli jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, to musisz mieć ww. narzędzia. W przeciwnym wypadku nie możesz korzystać z KSeF.
Natomiast jeżeli jesteś podatnikiem innym niż osoba fizyczna (np. spółka), to tym narzędziem jest:
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna.
Przy czym jeśli spółka nie posiada takiej pieczęci, to na potrzeby korzystania z KSeF nie musi jej koniecznie uzyskiwać.
Można wówczas korzystać z KSeF na zasadzie nadania uprawnień. I do tego właśnie wykorzystasz formularz ZAW-FA.
Kto może złożyć formularz ZAW-FA?
Formularz ten mogą złożyć podatnicy VAT.
Przy czym osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą go złożyć jedynie w celu zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie mogą go złożyć w celu nadania uprawnień.
Natomiast podatnicy inni niż osoby fizyczne, mogą go złożyć wyłącznie w celu nadania określonej osobie uprawnień do KSeF.
Przez podatników innych niż osoby fizyczne mam tutaj na myśli przykładowo:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne;
- inne osoby prawne (np. gminy, uczelnie, fundacje itp.);
- spółki cywilne, partnerskie, jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne.
Ponieważ najczęściej mówimy tutaj o spółkach – to też w dalszej części wpisu będę odnosił się do spółek (ale jeśli jesteś np. gminą – to też Cię to dotyczy).
Skoro osoba fizyczna prowadząca JDG nie może nadać uprawnień w formularzu – to jak nadaje uprawnienia?
Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie może złożyć formularza ZAW-FA w celu nadania uprawnień.
Nie oznacza to jednak, że taka osoba nie nadaje uprawnień do KSeF.
Może to zrobić, niemniej jednak wyłącznie elektronicznie (np. korzystając z aplikacji webowej MF).
Kiedy osoba fizyczna prowadząca JDG składa formularz ZAW-FA?
Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie może nadać uprawnień przy wykorzystaniu formularza ZAW-FA. Może go jednak złożyć w innym celu.
Składa go, jeżeli posiada kwalifikowany podpis elektroniczny i chce za jego pomocą korzystać z KSeF (tj. wykorzystać go do uwierzytelnienia), lecz podpis ten nie zawiera numeru NIP lub PESEL.
Wówczas by użyć ten podpis do logowania do KSeF, musi zgłosić dane unikalne identyfikujące ten podpis.
W tym celu wypełnia się część D formularza.

Jak Spółka nadaje uprawnienia za pomocą ZAW-FA?
Jeżeli jako spółka nie posiadasz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, to żeby korzystać z KSeF, musisz złożyć formularz ZAW-FA.
W jakiej formie spółka składa formularz ZAW-FA?
Obecnie ZAW-FA można złożyć jedynie w formie papierowej.
Planowane jest umożliwienie jego składania również elektronicznie, ale jeszcze nie ma takiej opcji.
W części A, poz. 6 zaznaczasz, że formularz składasz w celu nadania uprawnień (pole 1):

Następnie w części B podajesz dane spółki:

W części C wskazujesz dane osoby, której nadajesz uprawnienia:

Część D zupełnie pomijasz.
Natomiast w części E podpisy muszą złożyć osoby uprawnione do reprezentacji spółki.
Jakie uprawnienia uzyskuje osoba wskazana w formularzu?
Osoba uprawniona na formularzu uzyskuje pełen zakres uprawnień do KSeF.
Ma takie same uprawnienia jak podatnik, a więc zasadniczo może:
- przeglądać wszystkie otrzymane i wystawione e-faktury;
- wystawiać faktury ustrukturyzowane;
- przeglądać nadane uprawnienia i nadawać dalsze uprawnienia w KSeF (w tym generować tokeny).
Ile osób mogę wskazać na formularzu ZAW-FA?
Formularz służy do wskazania wyłącznie jednej osoby.
Nie oznacza to, że spółka może uprawnić do KSeF wyłącznie jedną osobę.
Po prostu w formularzu wskazujesz jedną osobę. Ale ta wskazana osoba, może później nadawać dalsze uprawnienia. Robi to jednak wyłącznie elektronicznie (np. korzystając z aplikacji webowej MF).
Kogo mogę wskazać na formularzu ZAW-FA?
Przepisy nie określają kogo należy wskazać za pomocą formularza. A zatem możesz wskazać dowolną osobę, również spoza Twojej organizacji.
Ale oczywiście kwestię tę dobrze przemyśl.
Uwzględnij, że taka osoba uzyskuje dostęp do wszystkich faktur zakupowych i sprzedażowych. A więc widzi np.:
- dane transakcyjne (np. stosowane marże);
- informacje o kontrahentach spółki;
- wynagrodzenie współpracowników B2B (ma przecież dostęp do wszystkich faktur zakupowych).
Należy zatem upewnić się czy chcemy aby dana osoba miała tak szeroki dostęp do naszych danych.
Ponadto trzeba pamiętać, że nieobecność tej osoby lub jej odejście z pracy może skutkować brakiem dostępu do KSeF dla spółki. Na to też trzeba być przygotowanym.
Jak odebrać uprawnienia osobie wskazanej na formularzu ZAW-FA?
Jeżeli chcesz odebrać uprawnienia osobie wskazanej wcześniej na formularzu ZAW-FA, to możesz to zrobić na dwa sposoby:
- składając formularz w celu odebrania uprawnień (wówczas w części A, poz. 6 wskazujesz pole 2 – odebranie uprawnień);
- elektronicznie (np. za pomocą aplikacji webowej MF) – ale żeby to zrobić, to spółka musi posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
Szkolenie z KSeF
Opanowanie aspektów technicznych i prawnych działania KSeF to nie lada wyzwanie.
Mogę jednak Tobie pomóc! 🙂
Przygotowałem pakiet szkoleń i materiałów, w których krok po kroku wyjaśniam funkcjonowanie e-faktur.
Pamiętaj, że na moje produkty daję gwarancję satysfakcji. Jeżeli nie spełnią Twoich oczekiwań, to zwrócę Tobie pieniądze.
[…] Source: zrozumvat.pl […]