Kiedy wystawianie e-faktur jest obowiązkowe?

We wpisie wyjaśniam od kiedy wystawianie e-faktur jest obowiązkowe.

Odnoszę się do sytuacji, gdy sprzedającym jest podatnik z siedzibą działalności gospodarczej w Polsce.

Stosowanie e-faktur do 30 czerwca 2024 r.

W okresie od 1 stycznia 2022 r. do 30 czerwca 2024 r. wystawianie e-faktur jest dobrowolne.

To znaczy, że dostawca może taką fakturę wystawić. Ale nie ma takiego obowiązku.

Możliwość ta nie jest uzależniona od zgody nabywcy. A zatem w tym okresie możesz jednostronnie postanowić o wystawianiu e-faktur.

W szczególności ta opcja może Tobie się przydać do testowania e-faktur na początku 2024 r.

Czy jeśli wystawię e-fakturę, to każda kolejna faktura musi być wystawiona w ten sposób?

W ramach systemu fakultatywnego decydujesz o sposobie wystawienia faktury dla każdej wystawianej faktury.

A zatem możesz jedną wystawić jako e-fakturę. A później kolejne jako faktury papierowe lub elektroniczne.

I to nawet dla tego samego nabywcy.

Zgoda nabywcy

W ramach systemu fakultatywnego zgoda nabywcy jest wymagana do przekazywania mu faktur za pośrednictwem KSeF.

A zatem nie może on zablokować Tobie możliwości wystawienia faktury w KSeF.

Może Cię jednak zmusić do przekazania mu wizualizacji tej faktury poza KSeF.

Stosowanie e-faktur od 1 lipca 2024 r.

Natomiast sytuacja zupełnie zmienia się od 1 lipca 2024 r.

Wówczas wchodzi w życie obowiązek wystawiania e-faktur dla podatników z siedzibą działalności gospodarczej w Polsce.

O ustawie wprowadzającej ten wymóg przeczytasz we wpisie KSeF i e-faktury od 1 lipca 2024 r.

Przy czym ewentualnie mogą Cię dotyczyć okresy przejściowe. Są one przewidziane dla 3 przypadków.

A dodatkowo, żeby utrudnić nam życie, w niektórych przypadkach wystawianie e-faktur jest „zakazane”. 😉

Wpierw opisuję okresy przejściowe. A później kiedy nie można e-faktur wystawiać.

Okresy przejściowe od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

W okresie przejściowym możesz dobrowolnie wystawić e-fakturę. Ale nie masz takiego obowiązku.

Natomiast po okresie przejściowym (tj. od 1 stycznia 2025 r.) – konieczne jest już wystawianie e-faktur (jeżeli nie dotyczą Cię żadne wyłączenia).

Poniżej odnoszę się do 3 sytuacji, dla których przewidziano okres przejściowy:

• sprzedaż zwolniona z VAT;
• wystawianie faktur uproszczonych;
• wystawianie faktur przy użyciu kasy fiskalnych.

Okres przejściowy dla sprzedaży zwolnionej z VAT

Pierwszy okres przejściowy tyczy się podatników, którzy:

• korzystają ze zwolnienia ze względu na obrót lub
• wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku.

Czy od 1 stycznia 2025 r. podatnicy zwolnieni muszą wystawiać faktury?

W obu ww. przykładach wskazałem na przypadki, gdy nabywca żąda wystawienia faktury.

I celowo takie sytuacje omawiam. Bowiem nie ulega zmianie art. 106b ust. 2 ustawy o VAT.

Przepis ten pozwala na niewystawianie faktur dla sprzedaży zwolnionej z VAT.

Ten obowiązek pojawia się, gdy nabywca zażąda jej wystawienia (na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

A zatem od dnia 1 stycznia 2025 r. podatnicy zwolnieni muszą wystawiać e-faktury, jeżeli:

• klient zażąda jej wystawienia albo
• gdy sami z siebie decydują się na udokumentowanie transakcji fakturą.

Czy okres przejściowy dotyczy również działalności nierejestrowanej?

Pamiętaj, że z perspektywy przepisów ustawy o VAT, osoby prowadzące tzw. działalność nierejestrowaną są podatnikami VAT.

Przy czym ich sprzedaż może korzystać ze zwolnienia (np. ze względu na obrót).

A więc okres przejściowy dotyczący podatników zwolnionych odnosi się również do działalności nierejestrowanej – o ile tacy podatnicy korzystają ze zwolnienia z VAT (najczęściej tak właśnie będzie).

Okres przejściowy dla faktur uproszczonych (w tym paragonów z NIP nabywcy)

W okresie przejściowym, poza KSeF można wystawiać faktury uproszczone.

O zasadach ich wystawiania piszę w artykule Faktura uproszczona – kiedy mogę ją wystawić.

Od 1 stycznia 2025 r. nie ma możliwości wystawiania faktur uproszczonych poza KSeF.

A zatem od tego dnia, nie możesz potraktować paragonu z NIP nabywcy jako faktury.

Faktury uproszczone całkowicie nie znikają. Ale będzie je można wystawiać wyłącznie w KSeF (tj. jako faktury ustrukturyzowane).

Okres przejściowy dla faktur wystawianych przy użyciu kasy fiskalnej

W okresie przejściowym możliwe jest też wystawianie faktur przy użyciu kasy fiskalnej. Rozwiązanie często stosowane na stacjach paliw.

Od 1 stycznia 2025 r., jeżeli dotyczy Cię obowiązek wystawienia e-faktury – to musisz ją wystawić KSeF i nie możesz tego zrobić przy użyciu kasy fiskalnej.

„Zakaz” wystawiania e-faktur

Przepis wprowadzający obowiązek wystawiania e-faktur – a więc art. 106ga ustawy o VAT – skonstruowany jest w następujący sposób:

1. określa kto ma obowiązek wystawiać e-faktury (ust. 1);
2. przewiduje wyłączenia z tego obowiązku (ust. 2);
3. reguluje jak wystawiać faktury, jeżeli znajduje zastosowanie wyłączenie (ust. 3);
4. wskazuje kto może wystawić e-fakturę – mimo objęcia sytuacji wyłączeniem z obowiązku stosowania e-faktur (ust. 4).

Poniżej wymieniam 3 sytuacje, w odniesieniu do których nie uwzględniono punktu 4 – a więc ustawodawca nie dał w tych przypadkach możliwości wystawiania faktur w KSeF.

Oznacza to, że w tych sytuacjach należy wystawić fakturę elektroniczną lub w postaci papierowej.

Dlatego też piszę tutaj o zakazie wystawiania e-faktur.

Ujmuję jednak to sformułowanie w cudzysłowie. Bo ustawodawca nie przewidział żadnych dodatkowych sankcji za wystawienie e-faktury w takich przypadkach. Można jednak rozważać czy nie są one wystawione wówczas wadliwie (wtedy może grozić sankcja z KKS).

Jeżeli ustawiasz procedurę fakturowania w swojej firmie, to z uwagi na ww. wątpliwości, dla poniższych przypadków rekomenduję przyjęcie rozwiązania wystawiania faktur poza KSeF.

Sprzedaż konsumencka

Od 1 lipca 2024 r. sprzedaży konsumenckiej nie należy dokumentować e-fakturami.

Technicznie da się to zrobić (wystarczy wybrać opcję brakID – a więc, że nabywca nie posługuje się NIP). Ale z literalnego brzmienia przepisów wynika, że nie można tego zrobić nawet dobrowolnie.

A więc od 1 lipca 2024 r. sprzedaż konsumencką dokumentujesz wyłącznie przy użyciu faktur elektronicznych lub papierowych.

Faktury w formie biletów

Trwają obecnie prace nad projektem rozporządzenia w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Wyłączeni z obowiązku wystawiania e-faktur mają być podatnicy, którzy świadczą usługi:

• przejazdu autostradą płatną;
• przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.

Wyłączenie to znajdzie zastosowanie jeżeli ww. usługi zostaną udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług.

Ponadto wyłączeniem mają być objęte niektóre faktury wystawiane przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

W tych przypadkach, podatnicy nie będą mogli wystawiać faktur w KSeF (nawet dobrowolnie).

Procedura IOSS

Procedura IOSS dotyczy SOTI. Jeżeli jesteśmy zarejestrowani do procedury IOSS w Polsce, to nie musimy SOTI dokumentować fakturami. Możemy to jednak robić dobrowolnie.

I jeżeli się na to zdecydujemy, to nie możemy wystawić faktury w KSeF. Nawet jeśli nabywcą będzie podatnik korzystający z KSeF.

Generalnie jest to raczej rzadki problem, bowiem SOTI dotyczy głównie sprzedaży konsumenckiej, która ogólnie jest wyłączona z KSeF.

Nieoczywiste przykłady dla braku obowiązku wystawiania e-faktur

W obiegu medialnym możesz spotkać się z różnymi twierdzeniami na temat konieczności wystawiania e-faktur.

Uważaj jednak na uogólnienia. Nie zawsze bowiem odpowiadają prawdzie. Poniżej kilka przykładów.

Eksport towarów zawsze w KSeF – czy na pewno?

Pamiętaj, że eksport towarów dotyczy nie tylko sprzedaży na rzecz podatników.

Z eksportem masz też do czynienia, jeśli Twoim klientem jest konsument.

A w takim przypadku wpadasz w wyłączenie dla sprzedaży konsumenckiej i nie należy transakcji dokumentować w KSeF.

WDT zawsze w KSeF – nie do końca prawda

Podobnie jak przy eksporcie, z WDT możesz mieć do czynienia również przy realizowanej sprzedaży konsumenckiej.

Chodzi o szczególną procedurę przewidzianą dla dostawy nowych środków transportu. Rozpoznajesz wówczas WDT niezależnie od tego kto jest nabywcą.

Jeżeli kupującym będzie konsument, to również wpadasz w wyłączenie dla sprzedaży konsumenckiej (a więc fakturę musisz wystawić elektronicznie lub w postaci papierowej).

Co z rolnikiem ryczałtowym?

Zapewne kojarzysz, że sprzedaż dla rolników ryczałtowych ewidencjonujemy na kasie fiskalnej.

Nie oznacza to jednak wyłączenia z obowiązku wystawienia faktury w KSeF.

Formalnie bowiem, rolnik ryczałtowy jest podatnikiem VAT. Z tym że korzystającym z pewnych uproszczeń (np. w zakresie rejestracji, wystawiania faktur, składania deklaracji, czy też stosowania zwolnienia z VAT).

Ale skoro jest podatnikiem, to nie stosujesz w odniesieniu do niego wyłączenia dla sprzedaży konsumenckiej.

A zatem faktury za sprzedaż dla rolników ryczałtowych powinny być wystawiane w KSeF.

Podsumowanie: przykłady, gdy wystawienie e-faktury jest obowiązkowe

No to powiedzieliśmy sobie o okresach przejściowych i wyłączeniach.

Warto teraz podać przykłady, gdy wystawienie e-faktury będzie od 1 lipca 2024 r. obowiązkowe.

Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to musisz wystawić fakturę w KSeF dla każdej transakcji dokonywanej na rzecz innego podatnika. Dotyczy to np.:

• WDT i eksportu towarów;
• dostaw i usług podlegających VAT poza Polską (np. eksport usług);
• transakcji krajowych (dostawa towarów i świadczenie usług podlegające VAT w Polsce).

I fakturujesz je w KSeF niezależnie od tego w jakim państwie klient ma siedzibę.

Jeżeli więc działasz w B2B, to KSeF Cię nie ominie. 😉

---

Zdjęcie tytułowe autorstwa 2H Media z Unsplash.