Faktura korygująca

faktura korygujaca

Rzeczą ludzką jest się mylić. Pomyłki zdarzają się również przy wystawianiu faktur. W naprawieniu błędu może Ci pomóc faktura korygująca.

Wpis zaktualizowany o zmiany wprowadzone od 1 stycznia 2022 r. w ramach przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur.

Kiedy wystawiamy fakturę korygującą?

W art. 106j ustawy o VAT przewidziano następujące przypadki, gdy po wystawieniu faktury wystawia się korektę:

  1. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
  2. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
  3. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty (zaliczki);
  4. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Faktura korygująca to dokument, który poprawia dane faktury pierwotnej, tak aby jej treść odpowiadała rzeczywistości.

Po dokonaniu sprzedaży może bowiem dojść do zdarzeń, które powodują zmianę wartości transakcji, takich jak:

  • zwrot towarów, zaliczki;
  • udzielenie rabatu,
  • podwyższenie ceny.

Po sprzedaży możemy również stwierdzić, że popełniliśmy błąd przy wystawieniu faktury pierwotnej. Taki błąd również może prowadzić do zmiany wartości transakcji i może on polegać na błędnym wskazaniu (zaniżeniu lub zawyżeniu):

  • ceny towaru/usługi;
  • kwoty podatku VAT;
  • stawki podatku VAT.

Fakturę korygującą wystawiamy jednak nie tylko w przypadku, gdy ewentualne stwierdzone błędy lub zdarzenia, które wystąpiły po sprzedaży, mają wpływ na zmianę wartości transakcji.

Faktura pierwotna może zawierać nieprawidłowości w innych elementach obligatoryjnych faktury, również tych które nie mają wpływu na wartość transakcji. Co też obliguje do wystawienia korekty. Może być to na przykład:

  • nieprawidłowy NIP (numer VAT), adres, nazwa (imiona nazwiska) stron transakcji lub nazwa towaru/usługi;
  • błędny numer faktury, data jej wystawienia, czy data sprzedaży.

Innym rodzajem nieprawidłowości zmuszającym do wystawienia faktury korygującej, to nieujęcie elementu wymaganego przepisami prawa. Na przykład nieumieszczenie adnotacji „mechanizm podzielonej płatności„, „metoda kasowa„, czy też „samofakturowanie„.

Można zatem powyższe podsumować w następujący sposób. Jeżeli sprzedający zauważy w fakturze jakikolwiek błąd albo po jej wystawieniu wystąpią zdarzenia mające wpływ na prawidłowość danych w niej ujętych, to musi on wystawić fakturę korygującą w celu skorygowania tych danych.

Podstawa prawna: art. 106j ust. 1 ustawy o VAT.

Jakie dane musi zawierać faktura korygująca?

Ustawa o VAT szczegółowo reguluje jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca, są to:

  • numer faktury korygującej oraz datę jej wystawienia;
  • dane zawarte w fakturze pierwotnej, którą korygujemy (numer faktury i data jej wystawienia, dane stron transakcji oraz nazwa towaru/usługi objętych korektą);
  • jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej, a w innych przypadkach prawidłową treść korygowanych pozycji;
  • w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę.

Od 1 stycznia 2022 r. nie mamy obowiązku umieszczać na fakturze:

  • wyrazów „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyrazu „KOREKTA” oraz
  • przyczyny korekty.

Podstawa prawna: art. 106j ust. 2 oraz ust. 2a ustawy o VAT.

Jak ująć wystawione faktury korygujące?

Faktury korygująca, która wywołuje zmianę wartości transakcji, musi zostać ujęta w ewidencji VAT i deklaracji VAT za odpowiedni okres rozliczeniowy. Wyróżnić można w tym zakresie dwa rodzaje korekt:

  • korekty in minus, które prowadzą do zmniejszenia wartości transakcji (kwoty netto i VAT) albo
  • korekty in plus, które zwiększają wartość transakcji.

Ujmowanie korekt in minus od 1 stycznia 2021 r.

O sposobie ujmowania korekt in minus wg zasad obowiązujących od 1 stycznia 2021 r. przeczytasz we wpisie Ujmowanie korekt in minus w 2021 r.

Ujmowanie korekt in minus do końca 2020 r.

Ujęcie korekty in minus przez sprzedającego

Korektę in minus, jako sprzedający, ujmujesz zasadniczo w okresie rozliczeniowym, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. Przy czym warunkowane jest to otrzymaniem przez Ciebie potwierdzenia odbioru korekty przez kupującego – musisz ją otrzymać przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą (mówimy tutaj o fakturach, które zawierają VAT).

Jeżeli potwierdzenie to wpłynie do Ciebie po terminie złożenia ww. deklaracji, to korektę możesz ująć w rozliczeniu za okres, w którym je otrzymasz.

Przy czym warunku otrzymania faktury korygującej nie stosujemy w przypadku (art. 29a ust. 15):

  • eksportu towarów i WDT;
  • świadczeń, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju (np. eksport usług);
  • sprzedaży tzw. mediów.

Może się też zdarzyć, że kupujący utrudnia skuteczne potwierdzenie odbioru faktury korygującej. W takim przypadku zastosować możemy art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT.

Zgodnie z tą regulacją, nie musimy posiadać potwierdzenia odbioru korekty przez kupującego, gdy go nie uzyskaliśmy mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że kupujący wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Podstawa prawna: art. 29a ust. 13-16 ustawy o VAT.

Ujęcie korekty in minus przez kupującego

Jeżeli kupujący odliczył VAT z faktury pierwotnej, to ujmuje fakturę korygującą w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał.

Jeżeli natomiast do czasu otrzymania korekty nie odliczył jeszcze podatku naliczonego, to dokonując odliczenia VAT, uwzględnia kwotę podatku po pomniejszeniu o wartość wynikającą z faktury korygującej.

Podstawa prawna: art. 86 ust. 19a ustawy o VAT.

Ujmowanie korekt in plus od 1 stycznia 2021 r.

O sposobie ujmowania korekt in plus wg zasad obowiązujących od 1 stycznia 2021 r. przeczytasz we wpisie Korekta in plus w 2021 r.

Ujmowanie korekt in plus do końca 2020 r.

Ujęcie korekty in plus przez sprzedającego

Przepisy nie regulują w jaki sposób należy ujmować korekty in plus. Niemniej jednak przyjmuje się, że jej ujęcie zależy od przyczyn jej wystawienia.

Jeżeli przyczyną wystawienia faktury korygującej jest zaniżenie należności w wyniku błędu, który istniał już w chwili wystawienia faktury pierwotnej, to korekta powinna zostać uwzględniona w rozliczeniu za okres, w którym wykazano podatek należny z tytułu pierwotnej transakcji.

Jeżeli natomiast przyczyną korekty jest zdarzenie, które nastąpiło po dokonaniu transakcji (np. urzędowe podwyższenie ceny), to korektę należy ująć w ewidencji VAT i deklaracji podatkowej w dacie powstania przyczyny jej wystawienia.

Ujęcie korekty in plus przez kupującego

Przepisy nie regulują również w jaki sposób ująć korektę in plus powinien kupujący. Jednak moim zdaniem powinien on ująć zwiększoną kwotę podatku naliczonego na bieżąco, tj. dopiero w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał fakturę korygującą in plus. Niezależnie od przyczyny wystawienia korekty.

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi u kupującego kwota wynikająca z otrzymanych przez niego faktur. Dopiero w dacie otrzymania korekty in plus będzie on w posiadaniu faktury, z której wynika zwiększona kwota VAT do odliczenia. Stąd moim zdaniem konieczność ujęcia takich korekt na bieżąco.

Zbiorcza faktura korygująca – kiedy mogę ją wystawić?

Zbiorczą fakturę korygującą możesz wystawić jeżeli udzielasz opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie.

Możesz więc ją wystawić jeżeli np. udzielasz rabatu należnego za cały rok z tytułu osiągnięcia przez nabywcę określonego wolumenu zakupów.

Taka zbiorcza faktura korygująca powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka

W przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług w danym okresie – to nie musi ona zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.

Jest to niewątpliwie ułatwienie. Jeżeli taki rabat dotyczyłby setek dostaw zrealizowanych w danym roku, to bez takiej regulacji konieczne byłoby wskazanie z nazwy każdego sprzedanego towaru.

Niestety nie ma możliwości, aby pominąć numery korygowanych faktur. W przypadku zbiorczej korekty konieczne jest zatem ich wskazanie.

Podstawa prawna: art. 106j ust. 3 ustawy o VAT.

Piotr Kępisty

Jestem doradcą podatkowym, prawnikiem i specjalizuję się w podatku VAT. Więcej o mnie...

Dodaj komentarz

Wymagane pola są zaznaczone *.