Projekt przepisów o obowiązkowym KSeF

Jeżeli chcesz dowiedzieć się jak aktualnie (tj. w latach 2022-2023) przepisy regulują kwestię wystawiania e-faktur, to przeczytaj wpis Faktura ustrukturyzowana.

Kto ma obowiązek stosowania e-faktur?

Obowiązek wystawiania e-faktur ma dotyczyć wszystkich podatników z siedzibą działalności gospodarczej w Polsce.

Dotyczyć ma on również podatników zagranicznych, którzy posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (dalej będę je określał skrótowo jako SMPD).

Chociaż osobiście nie widzę do tego podstaw.

Z decyzji upoważniającej Polskę do wprowadzenia e-faktur wynika, że obowiązek ten może dotyczyć wyłącznie podatników mających siedzibę na terytorium Polski. Podmiot zagraniczny, który ma w Polsce SMPD to przecież dalej podmiot, który nie posiada w Polsce siedziby.

Podatnik zagraniczny, który jest w Polsce jedynie zarejestrowany do VAT (nieposiadający SMPD), nie będzie musiał stosować e-faktur.

Może być też tak, że transakcji dokonuje podmiot zagraniczny posiadający w Polsce SMPD, ale to SMPD nie uczestniczy w danej transakcji – to wówczas podmiot ten nie będzie musiał wystawiać faktury w KSeF.

Kiedy wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne?

Podatnicy zagraniczni

Podatnicy zagraniczni, którzy:

nie mają w Polsce siedziby ani SMPD;
mają w Polsce SMPD, lecz nie uczestniczy ono w danej dostawie/usłudze

– nie muszą wystawiać faktur w KSeF.

Przewidziano jednak regulację, która pozwala im dobrowolnie takie faktury w KSeF wystawiać.

Podatnicy zwolnieni z VAT (w tym działalność nierejestrowana)

W przepisach przewidziano okres przejściowy dla podatników:

stosujących zwolnienie ze względu na obrót nieprzekraczający 200 tys. zł;
wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku.

Do końca 2024 r. ww. podmioty będą mogły wystawiać faktury poza KSeF (tj. w postaci papierowej lub faktury elektroniczne). Oczywiście jeżeli taki podatnik będzie chciał dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF, to będzie miał taką możliwość.

A zatem jeżeli od 1 stycznia 2025 r. nabywca zażąda wystawienia faktury albo podatnik stosujący ww. zwolnienia będzie chciał ją wystawić dobrowolnie, to będzie ją musiał wystawić przy użyciu KSeF.

Przy czym planowane jest, aby faktury te mogły być dalej wystawiane z ograniczonym zakresem danych.

Faktury uproszczone (w tym paragon z NIP nabywcy) oraz faktury wystawiane przy użyciu kasy fiskalnej

W projekcie ustawy przewidziano przepis przejściowy, który do końca 2024 r. będzie pozwalał wystawiać faktury elektroniczne lub w postaci papierowej (tj. poza KSeF) dla czynności udokumentowanych:

fakturami uproszczonymi;
paragonami z NIP nabywcy stanowiącymi faktury uproszczone;
fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Od 1 stycznia 2025 r. nie będzie możliwe wystawianie ww. faktur poza KSeF.

Kiedy nie można wystawić faktury w KSeF?

Sprzedaż konsumencka

Ostatecznie planowane jest zupełne wyłącznie z KSeF obrotu konsumenckiego.

A zatem jeżeli sprzedaż będzie realizowana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, to możliwe będzie jej udokumentowanie wyłącznie fakturą elektroniczną lub w postaci papierowej.

Wyłączenie dla procedur szczególnych

Faktur w KSeF nie będą mogli wystawiać również podatnicy korzystający z następujących procedur szczególnych:

procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Bilety na przejazd, za płatne autostrady oraz faktury wystawiane przez CRCO

Ponadto przewidziano, że poza KSeF będą wystawiane faktury stanowiące bilet:

Dodatkowo poza KSeF faktury będzie wystawiało Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL). Są one wystawiane w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej za usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego.

Jakie transakcje mają podlegać pod obowiązek stosowania e-faktur?

Podatnicy, których dotyczy obowiązek stosowania e-faktur będą musieli w ten sposób udokumentować zasadniczo każdą dokonywaną transakcję (poza wyłączeniami wskazanymi w niniejszym wpisie).

Obowiązek ten będzie zatem dotyczył nie tylko sprzedaży krajowej, ale również WDT, eksportu towarów, sprzedaży niepodlegającej VAT w Polsce.

Jak doręczyć kontrahentowi zagranicznemu e-fakturę wystawioną w KSeF?

Jeżeli polski podatnik udokumentuje fakturą wystawioną w KSeF WDT, eksport towarów, eksport usług lub dostawę opodatkowaną poza terytorium kraju, to będzie ją udostępniał nabywcy w sposób z nim uzgodniony (tj. poza KSeF).

W praktyce podatnik będzie dokonywał wizualizacji e-faktury do formatu PDF albo do postaci papierowej.

Przy czym konieczne będzie oznaczenie tej faktury specjalnym kodem QR.

Inne przypadki gdy e-faktura będzie udostępniana poza KSeF

Udostępnianie faktur poza KSeF dotyczy nie tylko faktur wystawianych dla podmiotów zagranicznych, ale również przypadków gdy:

transakcja podlega VAT w Polsce ale nabywcą jest podmiot zagraniczny (nie ma w Polsce siedziby ani SMPD, albo SMPD nie uczestniczy w tej transakcji),
nabywca nie ma obowiązku korzystania z KSeF (np. podatnik zwolniony podmiotowo).

W tych przypadkach faktura również musi być oznaczana kodem QR.

Wymóg oznaczania faktur kodem QR

Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy:

Sposób oznaczania e-faktury zostanie uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Rozwiązanie to będzie opierało się, na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany każdą e-fakturę, w momencie jej wizualizacji, oznaczać kodem weryfikującym. Natomiast KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą, poprzez ten kod, weryfikację czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne.

Co z czynnościami wykonanymi przed 1 lipca 2024 r.?

Obowiązek stosowania e-faktur ma dotyczyć również czynności wykonanych przed 1 lipca 2024 r., jeżeli termin wystawienia faktury wypadnie po 30 czerwca 2024 r. oraz do tego czasu nie zostanie ona udokumentowana fakturą.

Awaria KSeF, niedostępność KSeF oraz inne przyczyny braku dostępu do KSeF u podatnika

W projekcie ustawy przewidziano 3 przypadki, gdy faktura może być wystawiona poza KSeF. Przy czym zasadniczo konieczne jest później jej przesłanie do KSeF. Dotyczy to sytuacji, gdy:

doszło do awarii KSeF (tj. wystąpiły nieprzewidziane problemy techniczne w działaniu KSeF);
KSeF jest chwilowo niedostępny np. z uwagi na przeprowadzane prace serwisowe;
u podatnika doszło do awarii, która uniemożliwia mu wystawienie faktury ustrukturyzowanej (np. chwilowy brak dostępu do internetu).

Co istotne, po przesłaniu faktur do KSeF, za datę wystawienia tych faktur przyjmuje się datę wskazaną przez podatnika w dniu wystawienia faktury poza KSeF.

Awaria KSeF

Zgodnie z projektowanymi przepisami, Minister Finansów będzie zamieszczał w BIP komunikaty dotyczące okresu trwania awarii KSeF.

W takim przypadku nie jest możliwe wystawienie faktury przy użyciu KSeF.

Podatnik może ją jednak wystawić poza KSeF. Wystawia wówczas fakturę elektroniczną zgodną ze wzorem e-faktury (tj. w formacie XML). Fakturę taką przekazuje nabywcy w sposób z nim uzgodniony (tj. wizualizację w postaci PDF albo papierowej). Przy czym musi ona zostać oznaczona w sposób, który zostanie określony w przepisach wykonawczych (tj. kodem QR).

Co istotne, w terminie 7 dni od dnia ustania awarii, podatnik musi przesłać taką fakturę do KSeF. Ewentualną korektę do tej faktury można wystawić dopiero po jej przesłaniu do KSeF.

Awaria zakomunikowana w środkach społecznego przekazu

W projektowanych przepisach przewidziano ponadto dodatkowy tryb awarii w sytuacji, gdy komunikat o awarii został zakomunikowany w środkach społecznego przekazu.

Wówczas po ustaniu awarii, nie jest konieczne przesyłanie tych faktur do KSeF. Dodatkowo w takim przypadku możliwe jest wystawianie faktur elektronicznych i w postaci papierowej (tj. faktur „starego typu”).

Niedostępność KSeF

Zgodnie z projektowanymi przepisami, Minister Finansów będzie zamieszczał w BIP informację dotyczącą okresu trwania niedostępności KSeF. W tym czasie nie będzie możliwe wystawianie faktur w KSeF.

Niedostępność tym różni się od awarii, że jest zaplanowana z wyprzedzeniem i dotyczy wykonywanych prac serwisowych. Ma ona mieć charakter krótkotrwały.

W trakcie niedostępności KSeF można wystawić fakturę zgodną ze wzorem e-faktury (tj. plik XML). Przy czym konieczne jest jej przesłanie do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia (w celu przydzielenia numeru KSeF).

Faktury te udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony (tj. wizualizację w PDF albo w postaci papierowej) oraz należy je oznaczyć w sposób, który zostanie określony w przepisach wykonawczych (tj. kodem QR). Korektę do takiej faktury można wystawić dopiero po jej przesłaniu do KSeF.

Brak dostępu do KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika

Może się zdarzyć, że podatnik nie ma dostępu do KSeF z przyczyn leżących po jego stronie. Na przykład doszło do awarii sieci internetowej.

W takim przypadku podatnik wystawia fakturę na zasadach analogicznych jak w przypadku niedostępności KSeF (z oznaczeniem jej kodem QR). Musi taką fakturę przesłać do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Niedostępność KSeF i przejście w tryb awarii

Jeżeli podatnik w okresie niedostępności KSeF albo z przyczyn niedostępności KSeF po jego stronie, wystawi fakturę poza KSeF, a w międzyczasie pojawi się komunikat o awarii KSeF, to fakturę do KSeF przesyła w terminie 7 dni od dnia ustania awarii.

Chyba że awaria ta zostanie zakomunikowana w środkach społecznego przekazu, to wówczas nie ma konieczności ich przesyłania do KSeF.

Data otrzymania faktury w razie awarii, niedostępności KSeF oraz problemów z dostępem do KSeF u podatnika

We wszystkich trzech ww. przypadkach, jeżeli nabywca się na to zgodzi, to otrzyma wizualizację e-faktury w formacie PDF albo w postaci papierowej. W takim przypadku za datę otrzymania faktury przyjmuje się chwilę, w której otrzymał te faktury.

Jest to istotne w kontekście ustalenia momentu powstania prawa do odliczenia u podatnika.

Jeżeli jednak doręczenie ww. typów faktur nastąpi po ich przesłaniu do KSeF (czyli sprzedający prześle do KSeF e-fakturę zanim doręczy PDF do klienta), to za datę otrzymania faktury przyjmujemy datę nadania fakturze numeru KSeF. A zatem patrzymy, które ze zdarzeń miało miejsce wcześniej.

Podatnik może też nie zgodzić się na doręczenie faktury poza KSeF (wymagane jest bowiem uzgodnienie sposobu przekazania faktury). Wówczas za datę otrzymania faktury należy uznać datę nadania fakturze numeru KSeF (a więc jej otrzymanie przez nabywcę nastąpi dopiero po przesłaniu faktury do KSeF).

Kary za wystawienie faktury poza KSeF

Jeżeli podatnik:

wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury przy użyciu KSeF;
w trakcie trwania awarii, niedostępności KSeF (w tym braku dostępu z przyczyn leżących po stronie podatnika) wystawi fakturę niezgodną ze wzorem faktury elektronicznej;
nie prześle w terminie do KSeF faktury elektronicznej wystawionej w trakcie trwania awarii, niedostępności KSeF (w tym braku dostępu z przyczyn leżących po stronie podatnika)

– to organ podatkowy wymierzy mu sankcję w wysokości do 100% VAT wynikającej z takiej faktury (w przypadku faktury bez podatku będzie to do 18,7% należności ogółem z faktury).

Kary te mają być nakładane od 1 stycznia 2025 r.

Korygowanie faktur

Faktura korygująca w postaci e-faktury

Obecnie w ramach KSeF można wystawić wyłącznie korekty dotyczące faktur ustrukturyzowanych (należy wskazać numer KSeF faktury, którą korygujemy).

Natomiast planuje się, aby od 1 września 2023 r. możliwe było wystawianie w KSeF również korekt do faktur wystawionych poza KSeF. W takim przypadku nie będziemy podawać numeru KSeF faktury korygowanej.

Ujmowanie korekt in minus

W przypadku korekt in minus wystawionych jako e-faktury, sprzedający ujmuje je w dacie ich wystawienia. Kupujący natomiast, w dacie ich otrzymania. Nie trzeba ustalać kiedy miało miejsce uzgodnienie i spełnienie warunków korekty ani gromadzić żadnej dokumentacji.

W odniesieniu do korekt wystawionych poza KSeF (w postaci elektronicznej lub papierowej), planowane było (w projekcie z grudnia 2022 r.) stosowanie zasad ujmowania korekt obowiązujących od 2021 r.

Niemniej w nowym projekcie z tego zrezygnowano. Mamy wrócić do zasad ujmowania korekt obowiązujących do końca 2020 r.

A zatem sprzedający będzie ujmował taką korektę, pod warunkiem posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Natomiast kupujący w dacie otrzymania faktury korygującej.

Czy ktoś może mi wytłumaczyć po co dwa lata temu zmieniono zasady ujmowania korekt in minus? 🙂

Co do ujmowania korekt występuje jeszcze kilka niuansów, ale nie będę się nimi zajmował w dzisiejszym wpisie. Po wejściu w życie regulacji, będę musiał przygotować nowy wpis na temat ujmowania korekt in minus w VAT. 😉

Usunięcie not korygujących

Tylko do końca czerwca 2024 r. możliwe ma być wystawianie not korygujących przez nabywców.

Od 1 lipca 2024 r. tego rodzaju dokument nie będzie już w ogóle funkcjonował.

Propozycja faktury korygującej – jednak nie zostanie wprowadzona

W projekcie z grudnia 2022 r. planowano wprowadzenie nowego typu dokumentu – propozycji faktury korygującej. W nowym projekcie nie ma już jednak tego rozwiązania.

Pozostałe zmiany przewidziane w projekcie

Zmiany w fakturowaniu

Dalej będzie możliwe wystawienie faktur przed dostawą/usługą lub zaliczką

W projekcie z grudnia 2022 r. planowano usunięcie możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem dostawy, wykonaniem usług lub otrzymaniem zaliczki.

W nowym projekcie nie przewidziano jednak tego typu zmiany.

Faktura zaliczkowa i końcowa w tym samym miesiącu

W sytuacji, gdy w jednym miesiącu dojdzie do otrzymania zaliczki oraz dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, to teoretycznie z przepisów wynika konieczność wystawienia dwóch faktur – zaliczkowej i końcowej.

W projekcie przewidziano regulację, która będzie pozwalała na wystawienie wyłącznie faktury końcowej, jeżeli w tym samym miesiącu otrzymano zaliczkę oraz dokonano czynności, której dotyczyła ta zaliczka.

Przy czym przepisu tego nie będzie można zastosować do przypadków z art. 106i ust. 3-8 (a więc np. usług budowlanych, najmu lub dostawy mediów).

Jednocześnie w takim przypadku w fakturze końcowej konieczne będzie wskazanie daty otrzymania zaliczki.

Regulacja ta pierwotnie była procedowana w projekcie pakietu SLIM VAT 3. MF zdecydowało się ją jednak przenieść do projektu dotyczącego KSeF.

Co istotne, przepisy te mają obowiązywać od 1 września 2023 r.

Dodatkowe elementy faktur zaliczkowych/końcowych

Planuje się wprowadzenie regulacji, która będzie wymagała umieszczenia w fakturze końcowej numerów KSeF poprzednio wystawionych faktur zaliczkowych.

Jeżeli faktury zaliczkowe będą obejmowały całą zapłatę, to ostatnia z tych faktur powinna wskazywać numery KSeF poprzednio wystawionych faktur zaliczkowych.

Jeżeli jednak poprzednio wystawione faktury zaliczkowe nie będą fakturami ustrukturyzowanymi, to będziemy wskazywać ich numery nadane przez podatnika.

Skrócenie terminu na zwrot VAT

Obecnie standardowy termin na zwrot VAT wynosi 60 dni.

Po wprowadzeniu obligatoryjnej e-faktury, termin ten ma być skrócony do 40 dni.

Dodatkowe wymogi przy płaceniu za e-fakturę

Płatność w mechanizmie podzielonej płatności

W przypadku gdy płatność za e-fakturę zostanie zrealizowana w ramach mechanizmu podzielonej płatności, w komunikacie przelewu trzeba będzie podać numer KSeF tej e-faktury.

Dodatkowo planuje się wprowadzenie w KSeF nowej funkcjonalności – możliwości przydzielenia zbiorczego identyfikatora dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy.

Jeżeli będziemy realizować zbiorczą płatność w ramach MPP, to konieczne będzie podanie takiego zbiorczego identyfikatora dla wszystkich opłacanych faktur.

Płatność zwykłym przelewem

Planuje się wprowadzenie zmian do prawa przedsiębiorców i wymogu aby przy płatności przelewem za e-faktury podatnik był obowiązany podać numer KSeF danej faktury (albo ich zbiorczy identyfikator).

Przy czym regulacja ta ma obowiązywać od 1 stycznia 2025 r.

Kurs waluty

W projekcie przewidziano szczególną regulację dla przypadków, gdy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (np. przy WDT) oraz gdy podstawa opodatkowania jest określona w walucie obcej.

W takim przypadku podatnik przyjmuje do przeliczenia należności na złote średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury – a więc zasadniczo dzień przesłania faktury do KSeF.

Może się jednak zdarzyć, że podatnik wygenerował plik z e-fakturą 31 marca 2023 r. (w piątek), a do KSeF została ona przesłana dopiero 1 kwietnia 2023 r. (tj. następnego dnia, w sobotę). Zgodnie z proponowanym brzmieniem regulacji, podatnik będzie mógł przyjąć kurs z 30 marca (tj. z dnia poprzedzającego dzień wygenerowania e-faktury), mimo że formalnie fakturę uznaje się za wystawioną 1 kwietnia (tj. w dniu jej przesłania do KSeF).

Przy czym zasadę tę można będzie zastosować wyłącznie jeśli faktura do KSeF zostanie przesłana następnego dnia po wygenerowaniu e-faktury.

Powyższą zasadę stosujemy również do faktur wystawionych przed powstaniem obowiązku podatkowego.

Co z fakturami wystawionymi w PEF?

Faktury wystawione przy wykorzystaniu Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), po ich przesłaniu do KSeF oraz po przydzieleniu im numeru KSeF, będą uznawane za fakturę ustrukturyzowaną.

Chodzi o faktury wystawiane na podstawie przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.

Zmiany dotyczące faktur VAT RR

W projekcie przewidziano jeszcze zmiany dotyczące wystawiania faktur VAT-RR.

Przy czym jest ich na tyle dużo, że gdy przepisy zostaną już uchwalone, to zagadnienie opiszę w odrębnym artykule na blogu.

Zdjęcie autorstwa Windows z Unsplash

Gdzie znajdę projekt zmian?

Od kiedy przepisy mają wejść w życie?

Jak obecnie wygląda system e-faktur w Polsce?